Введение. 
Правила работы архивов организаций

Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.

Учет документов необходим для:

• 1. обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;
• 2. для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;
• 3. для наиболее эффективного использования документов.

При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ — по каждому хранилищу.

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.).

В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела). Учетные документы архива хранят в специально выделенном помещении (или непосредственно в хранилище) в сейфе или металлическом шкафу.