Особенности автоматизированных систем бухгалтерского учета

Принципы создания автоматизированных систем

Создание автоматизированных информационных систем в бухгалтерском учете — довольно сложный процесс, требующий:

• -систематизации потоков экономической информации;
• -использования автоматизированных рабочих мест (АРМ) с соответствующей топологией;
• -применения таких программных продуктов, которые обеспечивали бы моделирование обобщающих показателей для оценки результативности в автоматическом режиме. Организация в развитии автоматизированных информационных систем в бухгалтерском учете основывается, прежде всего, на совокупности данных в обеспечивающих подсистемах, иерархии управления, агрегировании информации, согласованности обновления информации общего доступа в подсистемах.

Каждая из ранее названных подсистем имеет свои информационные особенности, которые следует учитывать при формировании автоматизированных информационных систем, исходя из того, что в первичных документах отражаются только изменяющиеся данные, а постоянная информация хранится в базе данных.

Процесс построения системы бухгалтерского учета на предприятии базируется на его методологии, охватывая решение взаимосвязанных вопросов информационного, программного, технического, организационно-правового ее обеспечения и во многом определяет эффективность организации учетного процесса.

Модельный подход к организации учетного процесса заключается в определении методологии и построении модели учетной системы. Однако понятие «учетная система» охватывает не только методологию отражения операций вычисления показателей, способов оценки, организацию учетной работы и т. п., но и технику ведения учета. Поэтому модельный подход к организации учетного процесса в условиях автоматизации базируется на принципах автоматизированной информационной технологии, и его суть состоит в том, чтобы смоделировать последовательность этапов преобразования учетной информации от общей модели учета до алгоритмической модели, решающей функциональные задачи. Учетная информация отражает сведения о фактическом состоянии и изменениях в имущественном положении экономического субъекта, его производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, а также полученных финансовых результатах. Данная информация необходима внутренним и внешним пользователям для контроля, анализа, выработки и принятия различного рода управленческих решений.

Поскольку объекты бухгалтерского учета весьма разнообразны, то и принципы обработки информации применительно к таким объектам могут существенно различаться. Например, способы и приемы, наиболее эффективные в учетных процессах крупных организаций, в малых предприятиях могут оказаться нерациональными, привести к дополнительным затратам и ненужному увеличению объемов детализированной по разным признакам бухгалтерской информации.

Следовательно, одновременно могут и должны существовать несколько равноправных моделей текущего учета хозяйственных процессов, а субъекты хозяйственной деятельности должны обладать правом выбора из этих моделей, основываясь на специфике производства, объемах обрабатываемой информации и запросах заинтересованных пользователей.

«Идеал» для системы бухгалтерского и управленческого учета с точки зрения руководителя компании и собственника — это получение всей необходимой информации по всему предприятию на любой момент времени, а не за прошлый месяц. Только в таком случае можно управлять эффективно.

Когда система работает эффективно, это означает, что эффективно работает каждое ее звено, подразделение. Определен круг задач, отлажены документооборот и обмен информацией. Создание современной автоматизированной системы влечет за собой необходимость переоснащения технической базы и совершенствования организации обмена данными.

Комплексный подход к внедрению (настройка программного обеспечения с одновременной технической разработкой и поддержкой проекта) позволяет руководству компании получить на выходе систему управления предприятием как единым комплексом, с отдельными офисами, являющимися только «звеньями цепи» и частью целого. А это, в свою очередь дает возможность оперативно и эффективно управлять объединенным ресурсам компании — товарооборотом, складам, денежным средствам и дебиторской задолженностью.

Правильный выбор программного продукта — один из определенных моментов автоматизации бухгалтерского учета. Выбор программного обеспечения осуществляется на стадии организации и проектирования автоматизированных информационных систем (АИС) на основании данных обследования информационной системы объекта. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ от самых простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой.