Контроль расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным и операционным расходам

Административно-хозяйственные расходы — это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды в первую очередь определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. В список включаются только постоянно работающие в организации лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договора подряда. При этом ревизор должен знать, что организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные, операционные и иные цели в размере и на сроки определяемые руководителем организации, не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

• — не более 3 рабочих дней — на расходы, производимые в месте нахождения организации;
• — не более 10 рабочих дней — на расходы, производимые вне места нахождения организации;
• — до 30 рабочих дней — в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по организации.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Следует также проверить, соблюдаются ли работниками сроки составления отчетов об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах организации посредством личных или корпоративных карточек.

Ревизору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы за уже уволенными работниками, а также принимает ли бухгалтерия авансовые отчёты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчётных средств.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу. Здесь ревизор должен проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере или в авансовом отчёте.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Ревизору следует обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в квитанции к приходному ордеру, подтверждающему факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.

При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные и операционные нужды, в первую очередь определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список в ООО «ТРИВИУМ» не ведется.

По выданным в подотчет суммам устанавливают, нет ли превышения предельных размеров аванса. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды проверяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату наличными деньгами товарно-материальных ценностей с показателями документов, подтверждающих фактическое поступление материальных ценностей на склад. Ревизор составляет следующую вспомогательную ведомость (таблица 2.2).

Таблица 2.2.

Проверка законности расходов подотчетных сумм на хозяйственно-операционные расходы в ООО «ТРИВИУМ», руб.

Примечание. Источник: приложения З, Л, М По результатам проверки законности расходования подотчетных сумм на хозяйственные расходы нарушений не выявлено. Авансовые отчеты составлен верно и сроки его предоставления не были нарушены. К авансовым отчетам приложены все оправдательные документы, подтверждающие факт совершения данной хозяйственной операции, а именно копии чеков и товарные чеки.