Экспертиза ценности документов и экспертные комиссии

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативных методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службой Российской Федерации (Росархивом) в 1995 г. разработано и утверждено Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения — состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

• — сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;
• — сотрудника, ответственного за архив;
• — специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;
• — специалиста по обеспечению защиты информации;
• — других специалистов, если в них есть необходимость.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии — секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация проведения заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия — это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии, прежде всего, являются:

• — пересоставляемая номенклатура дел;
• — описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
• — акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;
• — комплексы документов (бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях) на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;
• — предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;
• — предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы Российской Федерации.