Аренда транспортного средства

Хозяйствующим субъектам иногда бывает выгоднее не покупать транспортное средство, а заключить со своим работником договор аренды его личного автомобиля. При этой схеме обязанностей по уплате транспортного налога у них не возникает. Договор аренды можно заключать с экипажем или без экипажа.

По договору аренды транспортного средства с экипажем^[1] арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. В этом случае необходимо, чтобы собственник не только предоставил транспортное средство во владение и пользование, но и был обязан управлять данным транспортным средством (например, перевозить работников арендатора, груз и др.), оказывать услуги по технической эксплуатации.

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

В каждом из этих случаев сотруднику выплачивают арендную плату. Она уменьшает облагаемую налогом прибыль фирмы. При договоре аренды с экипажем сотрудник за плату предоставляет предприятию автомобиль во временное владение и пользование. Он своими силами оказывает услуги по его управлению и техническому обслуживанию. Во втором случае автомобиль также предоставляется работодателю во временное владение и пользование, однако услуги по управлению работник не оказывает. Сотруднику платят компенсацию за использование машины в служебных целях. Сумму компенсации оговаривают в трудовом договоре. Отметим, что компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, не облагают НДФЛ и ЕСН. Зато эта сумма уменьшает базу по налогу на прибыль, но лишь в пределах норм, установленных Правительством РФ. Норма для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 см³ составляет 1500 руб. в месяц.

Фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы по эксплуатации машины (бензин, моторное масло и т. д.) и ее ремонту. Если фирма заключит с работником договор аренды с экипажем, то придется также платить ЕСН с суммы вознаграждения работнику.

Выгоднее заключать договор аренды машины без экипажа. В этом случае, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, владелец машины не должен составлять авансовые отчеты и подписывать путевые листы. За него это может сделать другой сотрудник компании.

Что касается вопросов документального подтверждения затрат на приобретение ГСМ, то помимо договора аренды, авансовых отчетов и путевых листов необходимо решить вопрос о документах, подтверждающих передачу автомобиля, с указанием дней и часов пользования арендатором транспортным средством. Такими документами могут служить акты приема-передачи транспортного средства (с подписями арендатора и арендодателя), в которых указывались бы день и час, в которых автомобиль передается собственником арендатору и возвращается арендатором собственнику.

На основании указанных актов либо вместо них было бы целесообразным вести какой-либо журнал учета часов и дней пользования транспортным средством по договору аренды.

Что касается вопроса об учете затрат на приобретение запасных частей, следует учитывать, что по общему правилу (если иное не предусмотрено договором аренды) капитальный ремонт арендованного имущества производится за счет арендодателя (абз. 1 и. 1 ст. 616 ГК РФ), а текущий ремонт — за счет арендатора (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Но в отношении затрат на приобретение запасных частей у проверяющих может возникнуть вопрос об экономической обоснованности данных затрат, поскольку довольно затруднительно определить, в результате чего сломался автомобиль — в результате эксплуатации в служебных целях или в личных целях. По нашему мнению, снизить данный налоговый риск поможет учет расходов на ремонт (приобретение запасных частей) пропорционально времени эксплуатации автомобиля в личных и служебных целях.

• [1] Абзац 1 ст. 632 ГК РФ.