Планируются также совещания по важнейшим проблемам деятельности, требующие подготовки, присутствия представителей других организаций. Внеплановые совещания проводятся при возникновении неучтенных, чрезвычайных ситуаций (изменение норм, объемы поставок, условия работы, срыв графиков, аварийные и чрезвычайные ситуаций). При диктаторском совещании право голоса есть лишь у одного менеджера. Он представляет присутствующим свои распоряжения, свою точку зрения, постановления или указания вышестоящих организаций. Информацию принимают к сведению. Порой участникам предлагают задать вопросы. Борьба мнений отсутствует. Количественный состав участников не в регламенте не отражено.
Авторитарное совещание предусматривает вопросы менеджера и ответы на них участников совещания. Сегрегативное (обособленное) совещание отличается тем, что менеджер сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он хочет выслушать. Совещание носит псевдодискуссионный характер инеминуемо влечет за собой негативные последствия (раскол коллектива, чувство антипатии к руководителю и тем, кто удостоен чести быть выслушанным). Дискуссионное совещание — более демократичный способ решения проблем организации при необходимости координации действий сотрудников или подразделений. Проводит совещание руководитель или избранный участниками председатель. Количество участников обычно не превышает 15 человек. Любой свободно высказывает свои мысли, что повышает ответственность за выполнение принятых решений.
Данныйспособ проведения совещаний позволяет открыто обговаривать любые взгляды, в том числе и точку зренияменеджера, способствует сплочению коллектива. 3. Структура этапов совещаний.
Плохо подготовленные, неэффективные совещания помимо бессмысленных потерь времени и нервов участников еще и уменьшают качество управленческих решений, что прямо ведет к падению эффективности организации в общем. Совещания — принципиально незаменимый институт управления организационными структурами, и повышение их эффективности ― постоянная задача, которая стоит перед менеджментом компаний. Выделяют следующие этапы, свойственные совещанию (приложение 1):Этап № 1. Организация: определяются участники, формируется план-график, происходит выбор тематики и разработка регламента совещаний. Этап № 2. Подготовка: рассылаются уведомления и материалы к совещанию, уточняются повестки дня и участники, проверяются помещения и т. д. Этап № 3. Проведение: обсуждаются повестки дня, вырабатываются решения, выдаются поручения, подготавливаетсяпроект протокола совещания. Этап № 4. Завершение: приняты решения и оформляется протокол совещания, согласование, утверждение и рассылка протокола. Этап № 5. Контроль решений: мониторинг поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка следующего совещания.
Этап № 6. Анализ: анализируются истории вопросов, получение статистики затрат времени и трудозатрат, оценка качества и совершенствование совещаний.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Организации, которые добиваются успеха, отличаются от противоположных тем, что имеют более динамичное и эффективное руководство. Значит, и успех любого дела определяется тем, насколько активно и сознательно участвуют в нем люди. Для руководителя обеспечивающими и основополагающими являются социально-психологические методы менеджмента, которые направлены на достижение поставленной цели, которая влияет на конечный итог деятельности организации. Под деловым совещанием понимаем элемент управленческой деятельности руководителя, наиболее распространенная форма управления, которая позволяет использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов, чтобы решить сложные проблемы, организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями и своевременно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей. Опираясь на рассмотренный материал выделяют 6 этапов подготовки и проведения совещания, каждый тип совещания имеет свои особенности в подготовке. Подытоживая вышесказанное, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫГуревич П. С. Психология.
М.: Юнити-Дана, 2012.-319сДафт Р. Современный менеджмент. — СПб.: Питер, 2002.-289сЗайверт Л. Ваше время — в Ваших руках: советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. — М.: Экономика, 2010.-300сКузнецов И. Н. Деловое общение.
М.: Дашков и К, 2013.-528сЛаврененко В. Н. Психология и этика делового общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2000. с327−331Чудинов А. П. Деловое общение.
М.: Флинта, 2015.-192сПРИЛОЖЕНИЕПриложение 1 Этапы совещания.
