Выявленные факторы, снижающие эффективность системы тайм-менеджмента

В результате исследований были выявлены следующие факторы снижающие эффективность системы тайм-менеджмента:

• 1) Работники не планирует работу ни свою, не своего отдела.
• 2) Работники не вникают в суть дела.
• 3) Разговоры по телефону на рабочем месте.

Разговоры по телефону занимают очень много времени. Это плохо сказывается на выполнение работы. Некоторые сотрудники пытаются работать и разговаривать одновременно. Этого делать нельзя. Это ведет к невнимательному выполнению работы.

Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником «помех» в деловой жизни. Из десяти менеджеров девять проводят у телефона по крайней мере один час в день, а четверо из десяти разговаривают по телефону более двух часов в день.10 телефонных «грехов».

• 1. Неясная цель разговора.
• 2. Импровизация в подготовке к разговору.
• 3. Неблагоприятное время для звонка.
• 4. Поиски номера абонента.
• 5. Звонок без предварительной подготовки документов.
• 6. Предварительно не записаны ключевые слова.
• 7. Не объясняется цель разговора.
• 8. Монологи вместо выслушивания с постановкой вопросов.
• 9. Не ведется последующая запись разговоров.
• 10. Неконкретные договоренности.
• 3. Рекомендации или мероприятия по совершенствованию системы тайм-менеджмента в магазине «Впрок»

Для того что бы система тайм-менеджмента работала в магазине «Впрок», нужно было в первую очередь настроить систему управления поручениями на управлении делами руководителя. Сегодня в магазине «Впрок», есть четкая система поручений и контроля. Поручения даются устно, по электронной почте или на бумаге, и все попадают в единый список, по которому отслеживаются сроки исполнения. Если что-то не исполняется вовремя, администратор магазина получает уведомления, и на их основе запрашивает дополнительную информацию, почему случился сбой. Далее исполнитель отчитывается перед администратором магазина, и принимается решение: либо перенести срок, либо предпринять что-то еще. Главное в том, что ни одно поручение не теряется, не забывается — потому что оно находится под контролем, что очень важно.

Следующий шаг после налаживания системы контроля поручений — внедрение единых стандартов тайм-менедмжента в компании. Например, администратору магазина нужно назначить встречу. Он берет свой коммуникатор, смотрит числа, находит «окно» — и называет время. Если какая-то встреча назначается не администратором магазина, то старший продавец планирует ее, выбирая свободное время, а администратор магазина видит это обновление в своем календаре и уже знает, когда и с кем предстоит встретиться. Соответственно можно дать поручения своим подчиненным подготовить материалы к этой встрече. Таким образом, время не расходуется впустую. Все четко, все расписано, время каждого человека используется максимально эффективно. И самое главное — вся информация хранится на сервере. Это значит, что электронное письмо не потеряется — оно стало полноценным документом.

В магазине «Впрок» возникают неожиданные вопросы и проблемы, которые сбивают график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. Все выше сказанное поможет не тратить в пустую время. Вовремя и качественно выполнять свою работу.

Ведь как глоссит известный афоризм: «Время-деньги».