Теоретические аспекты функции контроля в организации

Понятие и сущность контроля

Успешность управления в компании зависит от того, насколько результативно осуществляется руководством контроль за деятельностью организации и насколько адекватны возникшие в результате этого контроля изменения в текущих бизнес-процессах компании.

Контроль — это систематический процесс проверки соответствия наблюдаемого состояния с планируемым, путем качественной и количественной оценки, корректировки выявленных отклонений, для обеспечения достижения организацией своих целей.

На предприятии контроль необходим для:

• · немедленного реагирования на изменения во внешней среде;
• · предупреждения возникновения кризисных ситуаций;
• · исправления ошибок до того, как они навредят достижению целей организации;
• · поддержания уже достигнутого успеха.

Согласно Мескону контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Стивен Роббинс описывал контроль, как процесс отслеживания рабочей деятельности направленный на то, чтобы гарантировать, что она ведется в запланированном порядке, включая также корректировку любых выявленных при этом отклонений.

В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т. д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики науки управления (Ф.У. Тейлор, А. Файоль, Г. Эмерсон, Г. Черч) подчеркивали, что без контроля невозможно управлять любым процессом. Так, А. Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами.

Цель контроля — выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все предметы, людей, действия.

Рассматривая контрольную деятельность в управлении предприятия, А. Файоль разделял ее на шесть основных групп:

• · с точки зрения административной — необходимо выяснить, существует ли программа работы и соответствует ли она моменту;
• · с точки зрения коммерческой — все материалы, поступающие и выходящие, должны быть точно учтены по количеству, качеству, цене;
• · с точки зрения технической — нужно проследить ход операций, их результаты, состояние машин и оборудования;
• · с точки зрения финансов — необходимо проконтролировать кассу, имущество, материалы, расходный капитал и пр.;
• · с точки зрения охраны — надо проверить средства, употребляемые для охраны имущества (от пожаров, краж и т. д.);
• · с точки зрения учета — необходимо выяснить, как быстро поступают отчеты, дают ли они точное представление о положении предприятия, как ведется статистика.

Таким образом, по А. Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.

В настоящее время под термином «контроль» подразумевают:

• · органическую функцию управления;
• · набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;
• · функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.