Термины «документированная информация» и «документ» в законодательстве рассматриваются как синонимы.
Документ создается в результате документирования — записи информации на различных носителях по установленным правилам (носитель — это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде). Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.
Например, так выглядит эволюция представляемого документоведением понятия «документ»:
- · документ — материальный объект;
- · документ — носитель информации;
- · документ — документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.
Закон Республики Беларусь «Об информатизации» определяет документированную информацию (документ) как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа. Реквизитами являются наименование издавшей документ организации, дата издания (принятия), регистрационный номер документа, подпись, печать, текст документа и др.
документ реквизиты информация.
