Понятие «Архив». Организация документов Национального архивного фонда РК

Архив — совокупность архивных документов, а также юридическое лицо или структурное подразделение юридического лица, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В зависимости от сроков хранения архивных документов архивы подразделяются на постоянные и временные.

Постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда РК осуществляют Национальный архив РК, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы, центры хранения документации и их филиалы. Районные и городские архивы могут осуществлять временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда РК до передачи их на постоянное хранение в соответствующие учреждения государственного архива Республики Казахстан.

Государственный архив — юридическое лицо, наделенное правом собирания (приобретения), постоянного хранения и организации использования документов Национального архивного фонда РК. Государственный архив выполняет социально-культурные и другие функции некоммерческого характера и взаимодействует с органами власти: государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами. Он осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Национального архивного фонда РК, осуществляет их постоянное хранение, обеспечивающее целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей.

Задачи государственного архива:

• — комплектование и учет документов, обеспечение их сохранности;
• — обеспечение систематизации документов, формирования научно-справочного аппарата к ним;
• — обеспечение использования документов в научных и практических целях, ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии;
• — контроль и руководство ведомственными архивами.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации. архив документ фонд Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.

Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда РК осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах до передачи их на постоянное хранение в государственные архивы.

Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в государственный архив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Задачи ведомственного архива:

• — комплектование документами, законченными делопроизводством,
• — учет и обеспечение сохранности документов;
• — создание к ним научно-справочного аппарата, использование хранящихся в архиве документов; оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами,
• — подготовка и передача в государственные архивы документов по истечении срока их хранения в ведомственном архиве.

В зависимости от состава хранящейся документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, электронными. Преобладают общие ведомственные архивы. Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.