Процесс создания и формирования документов

Основные правила составления и оформления управленческих документов, закреплены в действующих в настоящее время в России, общегосударственных нормативно-методических документах государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата [13].

На основе законодательных, нормативных и нормативно — методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

• — права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
• — состав применяемых в аппарате управленческих документов;
• — компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
• — порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
• — обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

• — обеспечение юридической силы документа;
• — создание условий для оперативного исполнения документов;
• — возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
• — возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно — технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.

• 01-Государственный герб Российской Федерации;
• 02-герб субъекта Российской Федерации;
• 03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04-код организации — автора документа;
• 05-основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06-идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07-код формы документа;
• 08-наименование организации — автора документа;
• 09-справочные данные об организации — авторе документа;
• 10-наименование вида документа;
• 11-дата документа;
• 12-регистрационный номер документа;
• 13-ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14-место составления или издания документа;
• 15-адресат;
• 16-гриф утверждения документа;
• 17-резолюция;
• 18-заголовок к тексту;
• 19-отметка о контроле;
• 20-текст документа;
• 21-отметка о наличии приложения;
• 22-подпись;
• 23-гриф согласования документа;
• 24-визы согласования документа;
• 25-оттиск печати;
• 26-отметка о заверении копии;
• 27-отметка об исполнителе;
• 28-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29-отметка о поступлении документа в организацию;
• 30-идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30−97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 16, 22, 23, 24, 25.

Реквизиты 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 21, 23, 24, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30−97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 20 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

В России совре менные требования к оформлению организационно-распоряди тельной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро изведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Основные положения по документированию управленческой деятельности:

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческой действий на уровне управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования, как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Совместный управленческие документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления, и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ. Доведения до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах. Управленческий документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка по сути разногласий. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (записей докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируются, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания, инструктирование и т. п. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издаются и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.