Каждое выдаваемое из хранилища дело для временного использования должно иметь лист использования документов (Приложение 2).
Пользователь обязан заполнять листы использования документов, просмотрев дело. Он должен указать дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер проделанной работы (просмотр, выписки, копии) с указанием номеров листов и поставить свою подпись.
Нумерация листов дела
При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:
листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно;
лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, выписками и т. п.) нумеруются как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждой документ нумеруется отдельно;
подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку;
фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляют самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;
сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новый номер листа (Приложение 3), в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
при наличие отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Для учета количества в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.
На документах начала XX века номера страниц проставлены от руки в правом верхнем углу (Приложение 3).
