Документы по учету кадров

Трудовая книжка работника — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

Личное дело — совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе. Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими трудовую деятельность.

В состав документов личного дела работника входят следующие документы:

• — внутренняя опись документов дела;
• — личный листок по учету кадров;
• — автобиография;
• — копия документов об образовании;
• — копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
• — характеристика или рекомендательное письмо;
• — заявление о приеме на работу;
• — трудовой договор;
• — копия приказа о приеме на работу.

В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в хронологической последовательности:

• — подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей и др.);
• — характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики, отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и др.).

Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации — постоянно. Личные дела хранятся в ССК «Ангел» как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника.

Журналы (книги) учета — документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся:

• — личные карточки ф. Т-2;
• — журнал регистрации приказов;
• — журнал регистрации трудовых договоров;
• — журнал регистрации входящей документации;
• — журнал регистрации исходящей документации;
• — трудовые книжки работников;
• — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Личная карточка работника ССК «Ангел» оформляется унифицированной формой Т-2. Личная карточка заполняется главным бухгалтером в одном экземпляре, от руки (разборчиво) или в печатном виде, формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника ССК «Ангел» должны своевременно отражаться в личной карточке.

Главный бухгалтер в учетные журналы вносит сведения о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых книжек и их копий.

Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе ССК «Ангел». Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст. 62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.

Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст. 89 ТК РФ).

Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования с работника платы.

Удостоверение копий, связанных с работой производится директором Общества или Главным бухгалтером.