База данных в Access основывается на таблицах, в которых хранятся данные. При создании таблицы в режиме конструктора необходимо внести названия полей, определить их тип и свойства (в окне «Свойства поля»). Для эффективной обработки данных необходимо определить ключевое поле, позволяющее однозначно идентифицировать запись в таблице (например, какой-нибудь уникальный для каждой записи код).
Создание таблиц в Access осуществляется несколькими способами: путем простого ввода данных, с помощью Мастера и с помощью Конструктора таблиц.
Access обладает таким мощным инструментом, как связывание таблиц на схеме данных [Сервис=>Схема данных]. Хранение данных в связанных таблицах обладает рядом преимуществ:
экономия времени, поскольку одни и те же данные не приходится вводить в нескольких таблицах, что сохраняет целостность данных;
уменьшение размеров базы данных, что экономит дисковое пространство и облегчает перенос базы данных;
существенное сокращение количества ошибок.
MS Access позволяет осуществлять следующие операции с данными, содержащимися в таблицах:
сортировку по полю (для этого необходимо выделить поле и выполнить одну из команд [Сортировка по возрастанию/убыванию<=Сортировка<=Записи]);
поиск и замену данных (для этого необходимо выделить поле и выполнить одну из команд меню [Правка]);
фильтрацию данных по критерию (для этого необходимо выделить запись или часть записи, по которой будут отбираться данные, и затем выполнить команду [Фильтр по выделенному<=Фильтр<=Записи]);
вывод на печать таблицы [Файл=>Печать; Ctrl+P].
В разработанной БД создано 3 таблицы, которые соединены связями, представленными на рис. 2.5.
