Инструменты аудитора. 
Аудит качества

При проведении аудита аудитор пользуется контрольным перечнем (чек-листом), а в основном использует личный опыт, свою квалификацию.

Контрольный перечень («вопросник»).

Один из основных методов работы аудитора — опрос. Опрос аудитор проводит в ходе аудитной беседы — одного из этапов аудита. Эффективность опроса во многом определяется теми вопросами, которые задает аудитор, поэтому список таких вопросов — контрольный перечень — он готовит заранее. Для аудиторских фирм такие контрольные перечни — важнейшее «know how». аудит нормативный документация В то же время для аудитора контрольный перечень — не догма, а руководство к действию, поскольку при буквальном ему следовании возникает опасность некритического подхода и формализма. Поэтому в контрольном перечне аудитор формирует темы опроса в виде тезисов, а подробные вопросы задает по необходимости. Аудиторская практика показывает, что:

• · вопросы должны быть сформулированы достаточно четко и недвусмысленно, они должны быть целенаправленными, не включающими оценку;
• · вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет», не информативны, поэтому их следует избегать (задавать не «закрытые», а «открытые» вопросы);
• · не должно быть вопросов-ловушек и вопросов инквизиторского характера;
• · вопросы должны избегать намеков на личные свойства;
• · технические детали должны выясняться только в той мере, в какой это необходимо для оценки процессов и рабочих операций; результаты аудитора, выходящие за пределы его компетенции, не могут быть использованы для объективного отчета, так как отчасти строятся на предположениях;
• · правильно сформулированные вопросы заставляют аудитируемого обращаться к собственным знаниям о рассматриваемых вещах, а не к информации, уже имеющейся у аудитора;
• · вопросники служат руководством и ориентиром для проведения аудита, — вопросник не догма, а руководство к действию.

Личный опыт, квалификация аудитора От них зависит и техника проведения аудита, и те виды деятельности, которые может проверять аудитор.

Важен правильный выбор членов бригады аудиторов. Успех аудита в немалой степени зависит от коммуникативности всех участников, которая в зависимости от психологических свойств участников в большей или меньшей степени поддается воздействию со стороны аудиторов. В этой связи особая роль отводится руководителю группы аудиторов, в круг задач которого у оцениваемого отдела (фирмы) входят:

• · ведение вводной беседы;
• · координация проведения аудита;
• · изложение результата аудита в заключительной беседе.

Для этого требуются способности по ведению беседы с сотрудниками различных функциональных уровней предприятия (заказчика), например:

• · во время вводной и заключительной беседы при аудите 2-й или 3-й стороной — с представителями правления и руководителями отдела качества;
• · во время проведения аудита — с мастерами, рабочими-специалистами и т. д.

При этом он всегда должен помнить, что речь идет не о лицах, а о деле. Поэтому все вопросы в ходе аудита, а также все высказывания по принятым решениям должны задаваться или делаться по-деловому и твердо, но вместе с тем всегда в духе позитивного сотрудничества. У аудитора должна быть полная ясность:

• · о возможных партнерах коммуникации;
• · о цели аудита;
• · о внешних влияющих факторах во время аудита (об окружении);
• · о концепции проведения аудита.

Управлять часто означает помогать другим добиться успеха, и для аудитора это справедливо в особой степени! В наше время стиль руководства в рамках аудита должен отличаться партнерским подходом, а не иерархическим или авторитарным. Он должен быть нацелен на достижение консенсуса, должен быть коммуникативным.

Другими словами, в ходе аудита надо избегать распоряжений, обвинений, не надо пускаться в бесконечные дебаты. Разумеется, в ходе беседы аудитор должен дать понять, что он облечен властью. Но эту власть следует понимать, как способность убеждать других.

Решающее значение для аудитора имеет беседа, его умение вести беседу. Следовательно, он должен уметь говорить! Его приобретенными специальными знаниями определяется, ЧТО он должен сказать, но решающее значение имеет то, КАК ведется беседа.