Для обобщения информации о расчетах с работниками предприятий по суммам, выданным им под отчет (в т. ч. и на командировочные расходы), в бухгалтерском учете используется счет 71 «расчеты с подотчетными лицами» (План счетов (Инструкция по применению Плана счетов)). Выданные под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (в основном со счетом 50 «Касса»). На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
В зависимости от цели и результатов командировки, произведенные командировочные расходы относятся на общехозяйственные расходы. Однако в отдельных случаях такие затраты могут быть связаны с получением имущества (основных средств, материалов, товаров и т. п.). В последнем случае требуются некоторые пояснения.
Как уже говорилось, в большинстве случаев затраты на командировки включаются в состав общехозяйственных расходов, а для организаций торговли и общественного питания относятся на издержки обращения. В этом случае их относят соответственно либо на счет 26 «Общехозяйственные расходы», либо на счет 44 «Расходы на продажу» (План счетов (Инструкция по применению Плана счетов)).
Согласно пункту 8 ПБУ 6/01, пункту 6 ПБУ 5/01 (а также аналогичным положениям других бухгалтерских нормативных актов) общехозяйственные и иные аналогичные расходы не включаются в фактические затраты на приобретение основных средств и материально-производственных запасов (МПЗ), кроме случаев, когда они непосредственно связаны с их приобретением.
В рассматриваемой ситуации, когда сотрудники организаций направляются в служебную командировку за получением имущества, произведенные затраты на командировки как раз и являются расходами, связанными с их приобретением. Поэтому они подлежат включению в первоначальную стоимость основных средств, фактическую себестоимость МПЗ и другого имущества, формируемых для целей бухгалтерского учета.
Формирование первоначальной стоимости основных средств и стоимости МПЗ в налоговом учете происходит аналогичным образом (пункт 1 статьи 257 и пункт 2 статьи 254 НК РФ).
Исключение составляют только товары для перепродажи.
В этой связи необходимо обратить внимание, что для целей налогообложения стоимость товаров для перепродажи формируется только исходя из их покупной стоимости (подпункт 3 пункта 1 статьи 268 НК РФ, письмо МНС РФ от 5 сентября 2003 г. N ВГ-6−02/945 «По вопросам, связанным с применением главы 25 налогового кодекса Российской Федерации»). Все же остальные затраты, связанные с их приобретением (в нашем случае — командировочные расходы), будут являться косвенными расходами и приниматься для целей налогообложения по мере их возникновения.
Рассмотрим порядок начисления командировочных расходов и их отражения в учете при различных вариантах проезда сотрудника в командировку.
