Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т. д.
Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов. В данной курсовой работе использован Автоотчёт: в столбец. В качестве первого источника данных выбран запрос по операциям, нажимаем ОК и запрос сформировывается автоматически.
После сформирования отчёта сохраняем его и переименовываем.
По той же схеме создаём и другие отчёты. Отчёт может быть сформирован не только на основе запросов, но и на основе таблиц базы данных.
Рекомендации по дальнейшей модернизации системы
Microsoft Access — это не только мощная, гибкая и простая в использовании БД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию, но по запросам можно предложить следующие рекомендации:
- — рекомендуется создавать индексы для всех полей, которые будут использованы для определения критерия отбора;
- — в результирующем наборе не следует отображать какие-либо лишние столбцы. Обработка и отображение каждого столбца занимает дополнительное время;
- — рекомендуется воздерживаться от употребления сложных выражений в запросах;
- — следует избегать функции IIF () (немедленное IF). IIF () оценивает и истинное, и ложное значения перед тем, как выдать результат. Если выполнять данную операцию для каждой записи, это может сильно повлиять на производительность;
- — по возможности следует пользоваться оператором Between для уменьшения количества строк в результирующем наборе вместо операторов «больше чем» и «меньше чем»;
- — рекомендуется по возможности поэкспериментировать с подчиненными запросами вместо использования объединений или сложных условий OR. Оптимальный выбор зависит от многих дискретных факторов, и только эксперимент поможет решить, какой подход использовать.
С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них). Microsoft Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.
