Характеристика объекта и существующей системы управления

Общая характеристика Административно-хозяйственного отдела ТОО «Мирас-ПВ»

ТОО «Мирас-ПВ» образовалось 14 октября 2001 года занимается общестроительными работами по г. Павлодару по области. Объектами строительства по города являются:

• — фонтан «Айналайын» ;
• — благоустройство Диагностического центра;
• — перинатального центра;
• — строительство спортивно оздоровительного комплекса «Астана» .

Участвует в тендерах области и города. Участвует в конкурсе Алматы.

Административно-хозяйственный отдел ТОО «Мирас-ПВ» введён в строй в 2001 году и обеспечивает:

• — снабжение и комплектацию объектов строительными инструментами и техникой;
• — контроль и учет за использованием инструментов и техники на объектах;
• — работа с производственной базой компании, хранение строительных инструментов и техники;
• — работа с заказчиком (цены на материалы и изделия);
• — осуществляет подборку строительных инструментов и техники для строительства;
• — ведет работу с поставщиками строительных инструментов и техники;
• — ведет наблюдение за состоянием строительных инструментов и техники на складе, правилами хранения;

автоматизированная система управление отдел.

• — проводит тестовые проверки и профилактические осмотры материалов с целью своевременного обнаружения брака и их ликвидации;
• — несет ответственность за сохранность материалов.

Административно-хозяйственный отдел, является частью ТОО «Мирас-ПВ». Тип деятельности — массовое снабжение строительных бригад строительным инструментом. В год Административно-хозяйственный отдел обслуживает до 10 000 заявок, связанных с выдачей строительного инструмента. А также осуществляет до 1200 плановых проверок по целевому использованию на строительных участках выданных инструментов. Контролирует сохранность инструментов, условия хранения, качество использования строительных инструментов.

В основу производственной структуры ТОО «Мирас-ПВ» положена строительная специализация. Производственные отделы составляют основную структурную единицу ТОО «Мирас-ПВ». Первичным структурным элементом управленческих отделов ТОО «Мирас-ПВ» являются рабочие места.

Рабочие места в ТОО «Мирас-ПВ» оснащены современной компьютерной техникой общей численностью 12 единиц.

Коэффициент загрузки оборудования рассчитан по Административно-хозяйственный отдел ТОО «Мирас-ПВ» и колеблется от 0,08 до 0,35.

Рабочее место заведующего Административно-хозяйственного отдела оснащено современной компьютерной техникой.

Организационная структура отдела снабжения носит централизованный характер управления. На рисунке 1 показана обобщенная структурная схема ТОО «Мирас-ПВ» .

Выявленные отношения между элементами организационной структуры ТОО «Мирас-ПВ» позволяют расположить их на схеме по определенным уровням подчинения.

Технологический процесс выдачи инструментов сводится к получению заявок или подотчетной документации от прораба или строительных бригад ТОО «Мирас-ПВ», обработке заявки и выдачи инструментов.

В результате обработки и принятии на учет заявок или подотчетной документации все данные о проделанной работе заносятся в журналы учета. Журнал учета — это отчетная документация на бумажных носителях. Дубликат информации хранящейся в Журналах учета имеется и в электронном виде в текстовом редакторе Word.

Технологический процесс в Административно-хозяйственном отделе ТОО «Мирас-ПВ» характеризуется следующими показателями:

• — время, необходимое для передачи заявки от прорабов или строительных бригад в отдел снабжения;
• — время, необходимое для выполнения заявки;
• — время, необходимое для проверки на наличие инструмента;
• — время необходимое для оформления накладной на инструмента;
• — время, необходимое для регистрации заявки в Журнале учета;
• — время, необходимое для принятия подотчетной документации от прорабов и строительных бригад;
• — время, необходимое для отслеживания полученной информации соответствия имеющейся в Журналах учета;
• — время, необходимое для перевода в текстовый документ Word (включает в себя время необходимое для проверки читабельности файла, наличия вирусов, корректировки шрифтов);
• — время, необходимое для передачи запроса бухгалтеру о выделении средств на покупку новых инструментов или инструментов в замен устаревшим или испорченным;
• — время, необходимое для выяснения причин и виновного в порче инструмента;
• — время, необходимое для составления акта на виновного;
• — время, необходимое для передачи запроса о списании инструмента бухгалтеру;
• — время, необходимое для ответа бухгалтера на поступивший запрос.

Время пребывания заявки в Административно-хозяйственном отделе не должно превышать 2,5 часов.