Оформление и ведение трудовых книжек

Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним

Приступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудник должен прежде всего решить следующие основные вопросы.

Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе.

Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые (прил.1):

В-третьих, проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.).

Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

В-четвертых, проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 6.3 Инструкции). Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и характеристик принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).

Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге (пп.7.1 и 7.2 Инструкции).

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка (прил.2).

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным для рабочих и служащих, т.к. прием на работу без трудовой книжки не допускается (п. 1.2 Инструкции). Если трудовая книжка у гражданина отсутствует, требуется «предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией.» (п. 1.3 Инструкции). Однако в современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а «последним занятием» бывшего школьника, студента или военнослужащего может быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей — физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.

В подобных случаях представляется вполне логичным предъявление гражданином любого имеющегося у него документа о трудовой деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства. При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами подряда или договорами поручения (совместное инструктивное письмо Пенсионного фонда РФ и Минсоцзащиты России от 02.02.92 № ЮСИ-22/ИН; 1−299−17); справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда (письмо Минтруда РФ от 04.02.97 № 28−6).

Особенно сложное положение у граждан, переживших стихийные бедствия, аварии на производстве и дома, переезд в Россию из бывших союзных республик и т. п. Трудовые книжки у них могут быть утрачены в силу обстоятельств, а их восстановление крайне затруднено по многим не зависящим от человека причинам.

Оформление дубликата по последнему месту работы согласно требованиям Инструкции (п. 5.1) бывает возможно не всегда. Оказавшийся в такой ситуации гражданин, очевидно, не сможет предъявить ничего, кроме письменных объяснений своих жизненных обстоятельств (например, в форме заявления с просьбой оформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутствия).

Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.

Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. Следует подчеркнуть, что Инструкция (п. 2.12.) говорит именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним уничтожаются путем сожжения на основании соответствующего акта (прил.3).