Организация и ведение документооборота

учет бухгалтерский финансовый документооборот В современных условиях хозяйствования важным направлением улучшения работы бухгалтерии является совершенствование организации и ведения документооборота. Поэтому документация в бухгалтерии ВШПУ также имеет очень важное место.

Документы и учетные записи — это материальные носители или электронные образы, на которых фиксируется и обобщается информация о хозяйственных операциях.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Все хозяйственные операции и прочие события хозяйственной деятельности, влияющие на активы, собственный капитал, обязательства, доходы и расходы, должны быть отражены в бухгалтерском учете. Первичные документы составляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

Первичные документы формируются с применением типовых форм в соответствии с приказом Министерства Финансов РК от 19.03.04 г. «Об утверждении типовых форм первичных документов» .

При необходимости формы разрабатываются и утверждаются самостоятельно на предприятии, на основе минимальных требований, установленных законодательством.

Первичные документы, в том числе на бумажных и электронных носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• — наименование документа (формы);
• — дату составления;
• — наименование субъекта, от имени которого составлен документ;
• — регистрационный номер налогоплательщика;
• — содержание хозяйственной операции;
• — единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
• — наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• — личные подписи и их расшифровки.

В зависимости от характера операций, требований нормативных правовых актов и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

На однородные хозяйственные операции составляются сводные бухгалтерские документы. Сводные бухгалтерские документы (описи, ведомости и другие) сохраняют свою доказательную силу, если к ним прилагаются первичные документы.

Формы учетных регистров разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно на основе минимальных требований, установленных законодательством.

Учетные регистры, в том числе на бумажных и электронных носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• — наименование документа (формы);
• — период (даты) за который отражается учетная информация;
• — наименование субъекта, от имени которого составлен документ;
• — содержание хозяйственных операций;
• — измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• — наименование должностей лиц, ответственных за заполнение учетных регистров;
• — наименование должностей лиц, проверивших заполнение учетных регистров;
• — личные подписи учетных работников и их расшифровки.

Последовательность движения документов (создание или получение от других субъектов, принятие к учету, обработка, передача в архив), перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию, завершения всех работ за отчетный период, составления финансовой отчетности представляют собой документооборот.

Требования главного бухгалтера Шахтопроходческого треста им. Омарова Г. О в части порядка оформления и представления в бухгалтерию документов и сведений обязательны для всех работников.

Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Содержание первичных документов и регистров бухгалтерского учета является информацией, составляющей коммерческую тайну, доступ к которой предоставляется лишь лицам, которые имеют разрешение руководства, а также должностным лицам государственных органов в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Поэтому, в целях соблюдения коммерческой тайны мне предоставляли не все имеющиеся документы.

Руководство Шахтопроходческого треста им. Омарова Г. О. определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов, и устанавливает иерархию права подписи в зависимости от занимаемой лицом должности, сферы действия и сущности операции.