Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Распоряжение

Распоряжение оформляется для решения вопросов по оперативному управлению деятельностью Университета или структурного подразделения, имеет ограниченный срок действия и касается, как правило, узкого круга должностных лиц.

Распоряжение может быть издано ректором, проректорами или руководителями структурных подразделений Университета в соответствии с их правами, установленными должностными инструкциями и Положениями о структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений издают распоряжения в соответствии с правами, установленными Положением о подразделении и их должностными инструкциями.

Распоряжение, издаваемое руководителем структурного подразделения, оформляется на бланке структурного подразделения.

Подготовка и оформление распоряжений проводится аналогично правилам подготовки приказа.

Текст распорядительной части распоряжения, как правило, начинается со слов «Обязываю», «Предлагаю» .

Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Протокол

Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время собрания, совещания, конференции или заседания коллегиального органа. Ведение записей и подготовка текста протокола возлагаются на секретарей коллегиальных органов.

Оформление протокола должно быть завершено в срок до 1 месяца после окончания работы коллегиального органа, если другие сроки не предусмотрены организационно-нормативными документами Университета или положениями об этих коллегиальных органах.

Протокол оформляется на унифицированном бланке протокола (Приложение 6).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В водной части оформляются следующие реквизиты протокола: «Председатель» («Председательствующий»), «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня» («Повестка заседания»).

В реквизитах «Председатель» и «Секретарь» указываются наименования должностей, инициалы и фамилии председателя и секретаря.

В реквизите «Присутствовали» также указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. При количестве присутствующих свыше 10 человек, допускается делать отсылку к прилагаемому списку присутствующих.

В реквизит «Повестка дня» («Повестка заседания») вносится перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы нумеруются арабскими цифрами, их наименование, как правило, начинается с предлога «О» («Об»).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений, с указанием инициалов и фамилий выступающих, помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Документы, утверждаемые коллегиальным органом, также прилагаются к протоколу.

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Подпись отделяется от текста 2−3 межстрочными интервалами.

Датой протокола является дата заседания.

Принятые на заседаниях коллегиальных органов решения доводятся до исполнителей и заинтересованных сторон выписками из протокола.

Выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов Университета оформляются на общем бланке Университета с добавлением наименования вида документа («Выписка из протокола»).

Выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов структурных подразделений Университета — на утвержденном бланке структурного подразделения с добавлением наименования вида документа или общем бланке Университета с добавлением наименования структурного подразделения и наименования вида документа.