В под отчет выдаются суммы на хозяйственные нужды или командировочные расходы, связанные с производственной необходимостью. Работнику выдается аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату расходов. На израсходованные суммы подотчетное лицо составляет авансовый отчет, к которому прилагаются все оправдательные документы (счета, квитанции, билеты и т. д.). Авансовый отчет проверяется бухгалтером и утверждается руководителем.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведут на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами. По дебету отражают суммы, выданные под отчет, и не возмещенный перерасход:
Д71К50 — выдан аванс подотчетному лицу из кассы.
По кредиту — использованные суммы и возмещенный перерасход:
Д26К71 — израсходованные суммы отнесены на общехозяйственные расходы.
Д50К71 — внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм.
Аналитический учет ведется по каждой выданной сумме.
Записи по каждой авансовой выдаче и каждому предъявленному авансовому отчету производят в журнал-ордер № 7. Записи ведутся позиционным способом. По каждой строке отражается полный цикл операций по соответствующему подотчетному лицу: выдача аванса, использование подотчетных сумм согласно авансового отчета, возврат неиспользованного остатка или возмещение сумм перерасхода.
