Организация документооборота. 
Организация автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых в учете, являются одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любой производственно-хозяйственной или финансовой операции формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.

Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах, можно разделить на операционные и полнотекстовые.

Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие сколько-либо формализованной обработке — законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т. д.

Операционные документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые предприятием хозяйственные операции и обычно содержат определенный набор реквизитов, позволяющих выполнять их формализованную вычислительную обработку, в частности, формировать записи на счетах бухгалтерского учета. Для этого они определенным образом структурируются. Обычно во все экземпляры документов одного типа включается один и тот же набор реквизитов.

Элементы компьютерной системы. В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации — распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета ТМЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Приходный ордер № 7 от 10 марта 2010 г.
Поставщик:
Склад / МОЛ:
№.	Наименование.	Цена без НДС.	Цена.	Кол-во.	Ед.	Сумма без НДС.	Сумма НДС.
	Обеды.	300,00.	300,00.			300,00.
	Серебро лом.	23,52.	23,52.		гр	142 000,00.
	Серебро лом.	22,00.	22,00.		гр	7 480,00.
		Итого без НДС:		149 780,00.	сом.
		Итого НДС:		0,00.	сом.
		Всего:		149 780,00.	сом.
Всего наименований 3, на сумму: Сто сорок девять тысяч семьсот восемьдесят сомов 00 тыйынов.
М. П.	Отпустил____________.	Получил___________.

Рис. 4. Печатная форма документа «Покупка»

Документ «Покупка» формирует следующие проводки:

Операция.	Дебет.	Кредит.
Закуп сырья (лома).
Прочие расходы — обед.

Рис. 5. Экранная форма документа «Покупка»

Также есть в головном офисе документ «Покупка с формированием штрих кода», приведенный на рисунке. Автоматически формирует штрих код и выполняет печать этикеток. Формирует следующие проводки:

Операция.	Дебет.	Кредит.
Закуп готовой продукции.

Рис. 6. Экранная форма документа «Покупка с формированием штрих кода»

08:000:82 802 000:008:0.	БМ 1.
	8 000,2.	10 410.

Рис. 7. Печать этикеток со штрих кодом формируется документом «Покупка с формированием штрих кода»

ЧП «Карабеков».
тел.: ИНН, р/с.
Счет-фактура № 2 от 30 марта 2010 г.
Клиент:	Бактыгуль.
№.	Наименование.	Кол-во.	Ед.	Цена без налогов.	Сумма без налогов.	Сумма НДС.
	кольца с золотом.			гр	120,00.	120 000,00.	0,00.
					Итого без налогов:		120 000,00.	сом.
					Итого НДС:		0,00.	сом.
					Итого к оплате:		120 000,00.	сом.
Всего наименований 1, на сумму: Сто двадцать тысяч сомов 00 тыйынов.
М.П.	Руководитель______________.	Гл.бухгалтер_______________.

Рис. 8. Печатная форма документа «Реализация» — Счет фактура

Документ «Реализация» формирует следующие проводки:

Операция.	Дебет.	Кредит.
Реализация покупателям.	1410, 7110.	1610, 6110.
ЧП «Карабеков».
тел.: ИНН р/с.
Накладная № от 30 марта 2010 г.
Клиент:	Бактыгуль.
Основание:		МОЛ:	Токтосунова Касиет.
Через кого:		По довер-ти:
№.	Наименование.		Кол-во.	Ед.	Цена без налогов.	Сумма без налогов.	Сумма НДС.
	кольца с золотом.			Гр	120,00.	120 000,00.	0,00.
					Итого без налогов:		120 000,00.	сом.
					Итого НДС:		0,00.	сом.
					Итого к оплате:		120 000,00.	сом.
Всего наименований 1, на сумму: Сто двадцать тысяч сомов 00 тыйынов.
Отпустил______________________.	Получил___________________.
М.П.	Руководитель______________.	Гл.бухгалтер_______________.

Рис. 9. Печатная форма документа «Реализация» — Накладная