Документальное оформление поступления и расходования материалов

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, которые закупили материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств, материалов собственного производства.

При выполнении своей производственной программы предприятие определяется с необходимым количеством ресурсов, и покупает их или производит самостоятельно. При поступлении материалов от поставщиков, заключаются договоры, в которых закреплены права и обязанности, а также ответственность сторон по поставкам продукции.

Службой снабжения осуществляется контроль выполнения плана технического обеспечения по договору, а также своевременностью оприходования и поступления материалов. Для этого ведутся ведомости оперативного учета по выполнению договоров поставки, в которых отмечается выполнение условий договора о поставке по количеству и ассортименту материалов, а также по их цене и срокам отгрузки.

По материалам, которые поступают на предприятие, должны быть оформлены первичные документы в соответствующем порядке. Служба снабжения производит проверку по поступившим документам на соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям. По итогам этой проверки делается запись о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Также службой снабжения осуществляется контроль над поступлением грузов и их розыск. Для этого ведется журнал, в котором учитывают поступающие материалы, а в примечании делается отметка об оплате счета или отказе от оплаты. Платежные требования, проверенные службой снабжения, направляют в бухгалтерию, а экспедитору передают квитанции транспортных организаций для получения и доставки материалов.

Груз, принятый экспедитором, доставляется на склад организации и сдается заведующему складом. Заведующий осуществляет контроль количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляется только на один вид материала, во второй записывают все принятые материалы независимо от количества. Если нет расхождений в данных поставщика с фактическими данными, то можно оприходовать материалы, не выписывая приходный ордер. Объем первичных документов при этом уменьшается. При выявлении несоответствия количества и качества, прибывших на склад материалов данным счета поставщика, приемку материалов совершает комиссия. При этом формируется акт о приемке материалов, который служит основой для предъявления претензии поставщику. Кондраков, Н. П. Бухгалтерский учет: учебник / Н. П. Кондраков. — М.: Проспект, 2012. — 504 с.

Когда перевозка материалов осуществляется автомобильным транспортом, в качестве первичного документа используется товарно-транспортная накладная (ТТН), составляемая отправителем грузов в четырех экземплярах. Постановление Правительства РФ от 25.04.2011 «Об утверждении общих правил перевозок грузов автомобильным транспортом: Постановление правительства РФ». //Информационная система Консультант Плюс. [Электронный ресурс]. — Режим доступа — http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_14 117/ (дата обращения 04.05.2015).

• — первый необходим для списания материалов у грузоотправителя;
• — второй — чтобы оприходовать материалы получателем;
• — третий необходим для расчета с транспортной организацией;
• — четвертый служит основой для учета работы транспорта и прилагается к путевому листу.

ТТН применяется в качестве приходного документа у покупателя, когда нет расхождений в количестве поступивших материалов с информацией в накладной. При наличии подобного расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов. Бабаев Ю. А., Петров А. М. Теория бухгалтерского учета. — М.: Проспект, 2012. — 240 с.

Подотчетные лица закупают материалы на торговых предприятиях, на рынке или у населения за наличные деньги. Документами, которые подтверждают себестоимость полученных материалов, являются товарный счет и акт, которые оформляет подотчетное лицо вместе с другими должностными лицами компании. Дмитриева, И. М. Бухгалтерский учет и аудит: Учебное пособие для бакалавров / И. М. Дмитриева. — М.: Юрайт, 2013. — 306 c. В них должно быть изложено содержание хозяйственной операции с подтверждением даты, места покупки, вида и количества материалов и цены. Подотчетное лицо отражает в акте также данные паспорта продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица и после того, как его утвердит руководитель организации, он послужит основой для списания соответственных материалов.