Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работниками этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу.
Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.
Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.
Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.
Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.
Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.
При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.
При подготовке дела к сдаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель дела.
В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, характеризуются особенности физического состояния документов.
Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего завершительную надпись, указывается дата. В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по фамилиям работавших в алфавитном порядке. трудовой сотрудник документация Личные дела должны храниться в сейфах.
Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния дел.
