Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Все организации независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В кассе предприятия можно иметь наличные деньги только в пределах лимитов, которые установлены обслуживающим банком. А расходовать эти средства можно только на цели, установленные в Порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденном решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Рассмотрим, на какие расходы могут выдаваться наличные деньги под отчет. Согласно пункту 11 этого документа, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций. Размер подотчетных сумм, а также сроки, на которые они выдаются, определяет в своем приказе руководитель организации. Кроме того, в приказе должен быть установлен круг лиц, имеющих право получать наличные деньги под отчет. Следует иметь в виду, что наличные выдаются работнику под отчет при условии, что он отчитался по ранее выданным суммам. Работник не имеет права передавать полученные под отчет средства другим лицам. Для того чтобы выдать эти деньги другому работнику, их сначала нужно внести в кассу предприятия. Если на предприятии временно отсутствует касса, то кассирам разрешено выдавать чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Однако делать это можно только по согласованию с банком. Предприятие может выдать подотчетному лицу любую сумму, но каждый отдельный платеж, совершенный работником со сторонней организацией от имени предприятия (по доверенности), не должен превышать установленного предельного размера расчетов. Такое же требование действует, когда подотчетное лицо осуществляет сделки без доверенности, но в интересах своего предприятия, которое впоследствии одобряет его действия, принимая его отчет об израсходованных суммах (ст. 982 ГК РФ).

Предельный размер расчета наличными деньгами по одному платежу установлен Указанием ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». Согласно этому указанию предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей. При покупке проездных билетов и найме жилого помещения ситуация иная. Во-первых, в соответствии с пунктом 2 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490, потребителем гостиничных услуг является гражданин, который заказывает и использует их исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности. Во-вторых, статья 786 Гражданского кодекса РФ, определяющая договор перевозки пассажира, устанавливает стороной в договоре перевозки физическое лицо — пассажира. Аналогично статья 75 Устава автомобильного транспорта РСФСР, утвержденного постановлением Совмина РСФСР от 8 января 1969 г. № 12, устанавливает, что по договору перевозки пассажира автотранспортное предприятие обязуется перевезти пассажира в пункт назначения. Таким образом, в этих случаях расчеты производятся не от имени предприятия, а от имени командированного работника. Поэтому установленный предельный размер расчетов наличными деньгами не применяется. Такое же мнение было высказано Минфином России в письме от 30 декабря 1997 г. № 04−03−11. Иногда в ходе проверки некоторые налоговые инспекции, выявив факт выдачи денег в подотчет работникам из поступившей в кассу наличной выручки, расценивают это как нарушение наличного денежного обращения, то есть расходование наличных денежных средств непосредственно из кассы, минуя расчетный счет. Налагая штраф, они руководствуются пунктом 9 Указа Президента РФ от 18 августа 1996 г. № 1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения». Однако это неправильно. Ведь в пункте 9 Указа Президента РФ № 1212 предусмотрено, что предприятия не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. А в рассматриваемой ситуации производится выдача денег сотрудникам предприятия в подотчет на конкретные цели (хозяйственные или командировочные расходы) по расходным кассовым документам, что разрешено этим же пунктом указа. При этом нет оснований расценивать это как факт использования наличных денежных средств для внесения их на счета других предприятий и физических лиц.