Формы организации работы с документами

В современном делопроизводстве используются три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате-централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма используется в небольших организациях с небольшим документооборотом. При ней все основные делопроизводственные операции с документами начиная от приема-отправки до завершения исполнения и хранения документа сосредотачиваются в одном месте специализированного структурного подразделения (канцелярия) или одного сотрудника (секретаря учреждения).

В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тысяч документов в год.

Децентрализованная форма используется в крупных организациях, имеющих как правило обособленное структурное подразделение, чаще всего находящееся за пределами данного населенного пункта. При этом в каждом структурном подразделении одной организации создается своя собственная служба для работы с документами, организуется собственный делопроизводительный процесс, проводятся основные делопроизводственные операции, выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

Данная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы.

эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма является сегодня наиболее эффективной и распространенной. При ней наиболее значимые делопроизводственные операции, такие как регистрация, контроль, научно-справочный аппарат документа, ведомственное хранение, копирование, тиражирование документа, организуются в центральном офисе (центральной службе делопроизводства). Второстепенные делопроизводственные операции (создание документа, формирование дел, оперативное хранение дел), организуются в структурных подразделениях. Такое разделение позволяет специализировать работников наиболее эффективно использовать технические средства и специальные программы. Разделение делопроизводственных операций проводится по критерию адресованные — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если адресован руководству структурного подразделения, то регистрируется в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документыпо месту их создания. Например в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадровдокументы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных.

Исходя из масштаба деятельности организации документооборота (объема), формы делопроизводства, формируется система службы ДОУ. Сегодня насчитывается более 30 наименований подразделений ДОУ, которые делятся на две большие группы:

• 1 группа. Служба ДОУ общего назначения, которая отвечает за весь делопроизводительный процесс в организации и его совершенствование (канцелярия, управление делами, общие отделы, отделы рационализации делопроизводства).
• 2 группа. Специализированная служба ДОУ (экспедиция (прием-отправка документов), отдел учета и регистрации, отдел контроля, копировальный центр, курьерская служба, архив и т. д.)

Технологическая цепочка движения и обработки документов в общем виде включает несколько этапов: прием и первичную обработку, предварительное рассмотрение и распределение, регистрацию, направление на исполнение, исполнение, оформление и удостоверение, отправку.