Анализ типов бланков документов и бланков строгой отчетности, их хранение учет и использование на предприятие туристской индустрии

Автономная некоммерческая негосударственная образовательная организация среднего профессионального образования

" Санкт-Петербургский техникум туризма и предпринимательства"

Дипломная работа Анализ типов бланков документов и бланков строгой отчетности, их хранение учет и использование на предприятие туристской индустрии Студентки 32 группы Вороновой Т.А.

Специальность: 100 401 «Туризм»

Руководитель:

Магаленчук Я.С.

Санкт-Петербург

2015 г.

Оглавление Введение

1. Теоретические основы бланков документов и бланков строгой отчетности

1.1 Основные понятия и положения по делопроизводству

1.2 Организация документооборота

1.3 Прием, обработка и распределение поступающих документов

1.4 Общие требования к оформлению документов

1.5 Учет, хранение и проверка бланков строгой отчетности

1.6 Виды документов и их функции

2. Анализ бланков документов и бланком строгой отчетности на туристском предприятии

2.1 Краткая характеристика туристского предприятия

2.2 Формирование туристского продукта

2.3 Оформление документов строгой отчетности

2.4 Оформление документов по организации туристского путешествия

2.5 Формирование требований по оказанию паспортно-визовой поддержки потребителю Заключение Список литературы Приложения Введение Основным нормативным документом, устанавливающим единые правовые и методологические правовые основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ, является Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Одновременно с учетной политикой турфирмы для целей бухгалтерского учета согласно п. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ утверждаются:

— формы первичных учетных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций

— формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, используемой в организации

— правила документооборота и технология обработки учетной информации [20]

Составляются первичные учетные документы непосредственно в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания. За своевременное и качественное оформление первичной документации, передачу документов в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете организации, а также за достоверность сведений в них, отвечают лица, составившие и подписавшие эти документы.

При закреплении форм первичных бухгалтерских документов используемых туристской фирмой, следует зафиксировать и порядок внесения в них исправлений.

В соответствие со ст. 9 Закона № 129-ФЗ все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмой, должны оформляться оправдательными документами служащими первичными учетными документами на основание которых ведется бухгалтерский учет.

Причем Закон № 129-ФЗ допускает использование первичных бухгалтерских документов двух видов:

— составленные по форме

— самостоятельно разработанные формы, при условие что в них содержатся все обязательные реквизиты [1]

Туризм является одной из самых динамичных отраслей экономики. Высокие темпы его развития, большие объемы валютных поступлений активно влияют на различные сектора экономики, что способствует формированию туристской индустрии. На сферу туризма приходится около 6% мирового валового национального продукта, 7% мировых инвестиций, каждое 16-е рабочее место, 11% мировых потребительских расходов.

Таким образом, в наши дни трудно не заметить того огромного влияния, которое оказывает индустрия туризма на мировую экономику. Туризм сейчас является одним из самых динамичных секторов как российской, так и мировой экономики в целом. [18]

В данной работе основное внимание сосредоточено на изучении процесса документирования туристской фирмы, основной деятельностью которой является организация туризма.

Объект работы — турфирма «Удачный тур» .

Цель работы — анализ бланков документов и бланков строгой отчетности в туристской фирме.

Для изучения темы необходимо изучить следующие задачи:

С теоретической точки зрения: основные понятия и положения по делопроизводству, общие требования к оформлению документов, учет и проверка бланков строгой отчетности.

С практической точки зрения: оформление необходимой туристкой документации, оформление документов строгой отчетности, формирование требований по оказанию паспортно-визовой поддержки потребителю.

1. Теоретические основы бланков документов и бланков строгой отчетности

1.1 Основные понятия и положения по делопроизводству Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами Современное делопроизводство содержит следующие направления деятельности:

— обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

— организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

В технологию работы с документами входят следующие операции:

— прием и первичная обработка документов;

— предварительное рассмотрение и распределение;

— регистрация документов;

— исполнение документов;

— информационно-справочная работа;

— отправка документов;

— систематизация (формирование дел) и текущее хранение;

— контроль исполнения документов. [4]

Разберу более подробно некоторые из перечисленных понятий.

Регистрация — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела;

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.

Любой документ содержит информацию. В фирмах, организациях и на предприятиях (с любым направлением деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация.

Управленческая информация используется для управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляются некоторые требования: достоверность, оперативность, полнота, точность, адресность, доступность для восприятия.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации:

— она должна быть своевременной;

— она должна быть достаточной для принятия решения в управлении предприятием. [3]

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (определить, распознать). [1]

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. Различные документы состоят из разного набора реквизитов.

Реквизитами могут выступать наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д.

Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для большинства документов число реквизитов строго ограничено, для остальных — это число и состав реквизитов установлены нормативными и законодательными актами.

Для управленческой деятельности большое значение имеет юридическая сила документа, которая предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или же на оборот — воздерживаются от нее.

Для подтверждения юридической силы документа надо соблюдать правила оформления и составления документов. Немаловажную роль в этом играют реквизиты, такие как наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения[23].

При этом документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (сведения об авторе, времени и месте его создания), считается подлинным и его называют первый экземпляр.

Копия документа полностью повторяет информацию подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеет юридической силы, пока она не получила специального удостоверения (нотариально заверена, подписана уполномоченным на то лицом и т. д.).

Все формы управленческой деятельности тесно связаны с документами, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Данные документы составляют системы документации.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, вида, назначения, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Независимо от масштабности организации или фирмы, в любой из них используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Вместе они представляют систему организационнораспорядительной документации.

Главным направлением совершенствования документации является стандартизация и унификация.

Стандартизация — это процесс применения и установления стандартов, под которыми подразумевается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов» .

Стандарт как нормативно-технический документ задает комплекс правил, норм, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации (Госстандарт РФ), техническими комитетами (ТК).

В процесс стандартизации входят такие элементы как типизация и унификация.

Типизация — это разработка типовых конструкций, использование типичных, общих для многих объектов и процессов приемов, методов и решений. В документоведении данный способ используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, то есть образцов или эталонов, на основе которых создаются отдельные документы.

Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты точно такого же содержания. Например: материальную помощь, заявление на отпуск, анкета туриста или заявление на организацию туристской поездки.

Унификация — приведение чего-либо к одной системе, форме, единообразию.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов выступают стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (далее УСД) — система документации по единым требованиям и правилам, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются соответствующими ведомствами (например, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство здравоохранения РФ — за медицинские и т. д.) с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для использования во всех учреждениях, организациях и фирмах независимо от их подчиненности и формы собственности.

Поэтому, делопроизводство — сложный процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью предприятия, фирмы. Главной задачей делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Реализация этой цели подразумевает решение следующих задач:

— постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

— обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения;

— сокращение документооборота;

— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на фирме или предприятии.

1.2 Организация документооборота Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации или учреждении.

Организация документооборота предусматривает определенное движение документов, сочетающие в себе как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, то есть их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот — это важная часть делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот определяется как функция коммуникации, выполнение которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства, информационным обеспечением деятельности управления предприятия, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

Документооборот — сложный процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. [2]

Основными характеристиками документооборота являются:

— маршрут движения, включающий все инстанции на пути движения документа, начиная от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело;

— время, требуемое на прохождение документов по этому маршруту.

Таким образом, главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

— максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

— исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т. д.);

— максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть необходимым.

Объективные данные о состоянии документооборота получают из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

— характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

— маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

— периодичность (стадии документооборота);

— направленность движения.

Документооборот как технологический процесс разделяется на несколько частей — потоков, гарантирующих прямую и обратную связь в управлении. [9]

Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при этом, у этих данных должен быть общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению потоки бывают горизонтальные, вертикальные, восходящие и нисходящие.

Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные (восходящие и нисходящие) связывают организации разных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы.

Восходящие потоки — входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки — документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту, документопотоки бывают входящие, исходящие и внутренние. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов применяется для подготовки внутренних документопотоков, исходящих документопотоков, ответных документопотоков и так далее.

Входящий документопоток любого предприятия складывается:

* Из документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В эти документы входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.

* Обращений граждан: предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения.

Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности [25]

1.3 Прием, обработка и распределение поступающих документов Как я сказала уже выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами включает в себя ряд последовательных операций. Это:

— прием документов;

— их распределение;

— направление на исполнение;

— исполнение и отправка.

В общих отделах организаций и канцеляриях (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Доставка документов производится почтой, телеграфом и курьерами. В настоящее время наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь.

Задача службы делопроизводства (или отдельного сотрудника) — организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

В соответствии с рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т. д.) производится через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах [20]

Таким образом, организация первичной обработки документов разрешает выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений и исполнителей. Движение этих потоков зависит от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Поступивший документ, а так же копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, при этом сделав соответствующие отметки об исполнении.

Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны подготовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — это специальный аппарат (секретариат коллегии).

1.4 Общие требования к оформлению документов Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа есть общие нормы и правила по его оформлению. К числу таких норм относятся и размеры бумаги, используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов. Остановимся на этом подробнее.

Размеры бумаги — все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров форматов, данные требования относительно деловых документов указаны в ГОСТ Р 6.30−2003. Размеры бумаги приведены в таблице 1.

Таблица 1 — Размеры бумаги для документов

Размеры полей Согласно указанному ГОСТу для приказов, управленческих документов и деловых писем используются поля определенных размеров:

левое — 20−35 мм;

правое — 10 мм и более;

верхнее — 15 мм и более;

нижнее — 20 мм и более.

Нумерация страниц

В соответствии со сложившейся практикой устанавливается следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:

— все страницы, кроме первой, нумеруются;

— если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными;

— номер страницы указывается на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края;

— номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «стр.» и знаков «тире» .

Оформление дат В делопроизводстве применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой — наиболее удобный способ, поскольку сокращает длину написания даты. Пишется арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в данной последовательности: число, месяц, год.

Например: 01.09.2004

Словесно-цифровой — имеет несколько разновидностей.

1. На документах со сведениями финансового характера пишут 01 сентября 2004 года или 01 сентября 2004 г.

2. Обозначение некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом: в отчетном 2004/2005 году.

3. Ссылка на длительный период времени делается таким образом: 2000 — 2005 гг.

4. Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью: в 2004 году. Если же указывается месяц, то год пишется сокращенно: в январе 2005 г Сокращение слов В документах допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Примеры для наиболее распространенных случаев приведены ниже:

— город — г.; село — с., поселок — п. и т. д.;

— перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква «г» не ставится;

— также «г» не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.).

Слова при фамилиях: господин — г-н; профессор — проф.; доцент — доц.; начальник — нач. и т. д. Слова при цифрах: пункт 3 — п. 3;подпункт 1.1. — подп. 1.1.;рисунок 5 — рис. 5;раздел 2 — разд.2; Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство — м-во; производство — пр-во; количество — кол-во. [11]

1.5 Учет, хранение и проверка бланков строгой отчетности Бланки строгой отчетности (далее БСО) — это такие документы, которые помогают регулировать работу туристских организаций, и официально могут заменить кассовые чеки.

Несмотря на то, что раньше был ограниченный список услуг, которые могли быть оплачены с помощью БСО, на сегодняшний день эти бланки могут быть использованы для осуществления оплаты любых видов услуг. К сожалению, законодательная база, регулирующая процесс отчетности индивидуального предпринимателя, не совершенна. Некоторые виды бланков не получили утверждения на правительственном уровне, однако, могут использоваться предпринимателями для проведения расчетов. [8]

Требования к БСО:

— Обязательно должно присутствовать наименование документа, его серия и шестизначный номер;

— Название организации.

— Необходимо указать ИНН, а также номер свидетельства о регистрации;

— Местонахождение;

— Вид оказываемых услуг;

— Стоимость услуги;

— Размер платежа, полученного наличными средствами, либо размер оплаты платежной картой;

— Дата оплаты и дата составления документа;

— Должность, с указанием ФИО ответственного лица, выдавшего документ, его личная подпись и печать организации. [24]

Выдача БСО на предприятии должна фиксироваться в специальном журнале регистрации бланков строгой отчетности. При продаже услуги или товара покупателю выдается заполненный должным образом бланк строгой отчетности. После этого в журнале должна быть выполнена запись о выдаче БСО.

Журнал заполняется в произвольной форме. Однако, следует уесть, что записи должны предоставлять исчерпывающую информацию о движениях БСО в организации, поэтому существуют некоторые требования к оформлению. [26]

Во-первых, листы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. Данный документ должен быть заверен печатью организации.

Во-вторых, изначально в журнале должна быть указана дата начала ведения учета бланков строгой отчетности, должность и Ф.И.О. ответственного лица.

В-третьих, ежедневно необходимо списывать использованные бланки и делать соответствующие записи об их количестве и указывать их номера.

Руководителем предприятия назначается человек, ответственный за прием и выдачу бланков строгой отчетности, а также за прием платежей от клиентов. Этот человек несет полную ответственность за заполнение и хранение БСО ИП. Случаи нарушения правил ведения документации является основанием для привлечения индивидуального предпринимателя к административной ответственности. Согласно кодексу об административных правонарушениях владелец организации будет оштрафован. Сумма штрафа варьируется от 1500 рублей до 40 000 рублей. [10]

Организации необходимо периодически осуществлять контроль движения бланков, поверять их наличие, условия хранения и правильность заполнения. Поскольку использование БСО регулируют финансовые процессы в организации, то проверка может проводиться я сотрудниками налоговых инспекций.

Наиболее распространенными нарушениями являются:

— отсутствие приказа устанавливающего перечень бланков строгой отчетности, количество, порядок и место их использования;

— лица, которые осуществляют заполнение и выдачу бланков, не утверждены приказом руководителя;

— наличие неоформленных актов на списание использованных БСО;

— отсутствие документального подтверждения инвентаризации бланков строгой отчетности.

Храниться БСО должны на предприятиях в специальных сейфах, металлических шкафах, специальных помещениях, защищенных от хищения и порчи.

Если предприятие использует небольшое количество бланков, то они могут сберегаться в кассе, которая оборудована для хранения таких бумаг, как БСО или ценных вещей. [14]

1.6 Виды документов и их функции На каждом предприятии объем документов очень большой, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на:

— на организационно-распорядительные (управленческие);

— отчетно-статистические;

— учебно-методические;

— плановые;

— по личному составу;

— научно-технические и т. д.

По наименованию существует много разновидностей документов приведу лишь некоторые:

— приказы, распоряжения, инструкции;

— научные отчеты;

— акты, протоколы;

— анкеты, справки, стандарты и т. д.

По способу фиксации информации:

— письменные (рукописные, машинописные, на компьютере);

— графические;

— фотои кинодокументы.

Основным материальным и надежным носителем деловой информации на сегодняшний день является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы для решения внешних и внутренних вопросов.

Внешняя документация делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на:

— простые;

— сложные.

Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных же рассматриваются сразу несколько вопросов По степени гласности различают документы:

— открытые (несекретные);

— документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного использования с грифом «конфиденциально»).

По юридической силе документы подразделяются на:

— подлинные — это документы, содержащие сведения, подтверждающие их достоверность (об авторе, месте создания и т. д.)

— копии — это полностью воспроизведенная информация подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеющие юридической силы, если отсутствует специальное удостоверение (нотариально не заверенная, отсутствует подпись уполномоченного лица);

По срокам исполнения документы классифицируются:

— на срочные (документы с установленным сроком исполнения или установленным законами, правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»);

— несрочные.

По срокам хранения документы различают:

— постоянного хранения;

— временного хранения (на срок до 10 лет, свыше 10 лет) По степени обязательности:

— директивно-обязательные — для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;

— информационные, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации По степени унификации:

— индивидуальные (являются специфическими, носят характер разового документа);

— типовые (направлены на изложение однородных процессов и явлений);

Среди функций документа выделяются общие и специальные.

К общим функциям документа относятся:

— информационная — любой документ создается для сохранения информации, поскольку необходимость зафиксировать информацию и есть повод появления документа;

— социальная — документ является социально значимым объектом, потому, что любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

— коммуникативная — документ служит в качестве средства связи между определенными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

— культурная — документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего видно на больших комплексах документов, например в научно-технической документации отражен уровень научного и технического развития общества.

К специфическим функциям документа относятся:

— управленческая — документ является средством управления, эта функция присутствует в организационо-распорядительных документах;

— правовая — документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, получающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного документа, это может быть любой документ);

— функция исторического источника — документ служит в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (12−14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение.

2. Анализ бланков документов и бланком строгой отчетности на туристском предприятии

2.1 Краткая характеристика туристского предприятия Туристская фирма «Удачный тур» — предлагает широкий выбор путешествий из Санкт-Петербурга и Москвы.

Туристская компания «Удачный тур» — это:

— гарантированные удачные цены и качественный сервис;

— удачный выбор партнеров — работает с ведущими туроператорами, проверенными многолетним опытом работы и положительными отзывами клиентов;

— удачный персонал — профессиональный, честный, надежный, с индивидуальным подходом к каждому клиенту;

— удачное месторасположение — в самом центре нашего города — Невский проспект, д. 80.

Компания давно работает на туристическом рынке Санкт-Петербурга, и знает, каким туроператорам и авиакомпаниям можно доверять. В компании всегда готовы помочь клиентам с минимальными затратами получить визу в ту или иную страну и правильно оформить туристическую страховку. Чтобы отправиться в путешествие, вам достаточно лишь обратиться в компанию, назвать государство, дату поездки и желаемую цену, и вам помогут в поиске туров из Санкт-Петербурга, удовлетворяющих вашим требованиям.

Сотрудники компании — это настоящие профессионалы своего дела. Они всегда думают, о мельчайших деталях поездки и внимательно следят за тем, чтобы все документы были оформлены должным образом и в нужный срок. Клиенты могут почувствовать себя беззаботными путешественниками, познающими мир. Обращайтесь в турфирму в СПб, и горящие туры или заранее спланированный отдых покажутся вам захватывающими и интересными каникулами, во время которых о вашем комфорте заботятся люди, знающие свое дело.

Основные направления компании: горящие туры и спецпредложения, пляжный отдых, экскурсионные программы, автобусные туры, горнолыжные курорты, морские и речные круизы, курорты и санатории России, Белоруссии, аренда коттеджей и апартаментов, активный отдых и релакс-туры (дайвинг, йога и т. д.), детский отдых, обучение за рубежом, свадебные туры, корпоративный отдых, индивидуальные туры и VIP-туризм Турфирма работает с ведущими туроператорами, занимается оформлением виз, страховок, ваучеров Адрес: 191 025, г. Санкт-Петербург, Невский проспект, д. 80, 7 этаж Телефон: +7(812) 449−43−41

Факс: +7(812) 449−43−42

Время работы: пн.-пт.: 10.00 до 20.00

Электронная почта: [email protected]

Сайт: www.udachatour.com[29]

2.2 Формирование туристского продукта Туристский продукт — это комплекс услуг, предоставляемых туристско-экскурсионными предприятиями гражданам (туристам).

Туристский продукт — это реализуемая по определенной единой цене, заранее подготовленная или предварительно разработанная комплексная туристская услуга, в состав которой входят как минимум две из следующих услуг:

— перевозка;

— размещение;

— туристская услуга, не составляющая существенную часть туристского продукта, при условии, если обслуживание охватывается периодом от 24 часов до 6 месяцев подряд или размещением свыше одной ночевки.

При формировании туристского продукта нужно обязательно учитывать желания и требования потенциальных клиентов, поэтому фирме необходимо определить целевую группу потребителей, на которую направлен ее продукт, то есть выбрать иностранного партнера. Реализовать вновь разработанные туры фирма может с помощью имеющихся каналов сбыта, то есть тех партнеров в стране, с которыми она работала раньше.

Если туристическая фирма впервые выходит на международный рынок или новое направление, то перед ней стоит задача поиска подходящего партнера (контрагента), который сможет ей в дальнейшем при сотрудничестве.

Следующим этапом деятельности по формированию туристского продукта служит согласование с контрагентом программы обслуживания.

При заключении договора между туроператором и турагентом (или между туроператором, который отправляет, и туроператором, принимает) сначала составляется программа обслуживания туристов в виде набора услуг без распределения по конкретным дням обслуживания. Во время проведения переговоров между фирмой, которая принимает и фирмой, которая отправляет, обсуждаются маршрут тура, его программа, пакет услуг, которые должны быть предоставлены туристам.

Перед отправкой туристов составляют маршрут по дням, выдают туристу путевку или ваучер. Технология организации и проведения тура определяется качеством обслуживания, который включает формирование программы обслуживания и составление ежедневных экскурсионно-досуговых программ.

Для примера я составила экскурсионный тур «Знакомство с Италией»

8 дней / 7 ночей Маршрут: Римини — Венеция — (Градара) — Сан-Марино — (Рим) — (Флоренция) — Римини

1 день. Вылет из Санкт-Петербурга в Италию. По прибытии в зале прилета встреча с сопровождающим. Сбор группы, посадка в автобус. Переезд и размещение в отеле. (Best Western Hotel La Gradisca 4*) Информационная встреча.

Выдача туристам расписания экскурсий, билета в парк «Италия в миниатюре». Экскурсия по парку Италия в Миниатюре. Ужин в отеле.

2 день. Завтрак в отеле. Свободное время. Экскурсия по Римини (площадь Кавур, Замок Кастель Сисмондо, церковь Сан Франечско, Палаццо Бриоли и Часовая башня), Обед в «Da Roberto Restaurant» .Возвращение в отель. Ужин в отеле

3 день. Завтрак в отеле. Отъезд в Венецию (автобус до пристани Тронкетто). Далее на катере по каналу до площади Сан-Марко. Проезд на катере оплачивается дополнительно. Обзорная пешеходная экскурсия с гидом по Венеции. Обед в ресторане «Osteria alla Botte». Свободное время в Венеции. Дополнительная экскурсия во Дворец Дожей (оплачивается дополнительно). Дополнительно предлагается катание на гондолах (приблизительно 30 мин). Возвращение на пристань по каналу и посадка в автобус. Возвращение в отель. Ужин

4 день. Завтрак в отеле. Свободное время. Вечером традиционный ужин в старинном замке г. Градары (оплачивается дополнительно). Возвращение в отель.

5 день. Завтрак в отеле. Отъезд в государство Сан-Марино. Свободное время для прогулки по исторической части Сан-Марино. Обед в ресторане «Bolognese». Посещение аутлетов Сан-Марино. Возвращение в отель. Ужин

6 день. Завтрак в отеле. Экскурсия в Рим (оплачивается дополнительно). Обзорная пешеходная экскурсия с гидом по Риму. Обед в ресторане «La Familia». Свободное время. Дополнительная экскурсия в музеи Ватикана (оплачивается дополнительно). 11:00—17:00 тематическая поездка с гидом «Средневековая Италия» по средневековым городам-крепостям (оплачивается дополнительно). Погружение в средневековую культуру и традиции Италии. Дегустация сыров. Возвращение в отель. Ужин

7 день. Завтрак в отеле. Экскурсия во Флоренцию (оплачивается дополнительно)*. Обзорная пешеходная экскурсия с гидом по исторической части Флоренции. Обед в ресторане «A La Spada». Свободное время. Дополнительная экскурсия в Галерею Уффици (оплачивается дополнительно).

11:00−17:00 поездка на автобусе с гидом «Тога и Кубок», включая посещение термального комплекса, виноградников и дегустацию вин (оплачивается дополнительно). Возвращение в отель. Ужин

8 день. Завтрак в отеле. Посадка в автобус с вещами. Трансфер в аэропорт. Вылет в Санкт-Петербург.

Стоимость тура составляет: 44 780 руб.

В стоимость включено:

— авиаперелет СПБ — Римини — СПБ-размещение Best Western Hotel La Gradisca 4* (7 ночей)

— питание: по выбору — континентальные завтраки

— экскурсии с гидом: Венеция посещение: Лекция «Знакомство с Италией и регионом Эмилия-Романья», Сан-Марино

— трансферы: по программе

— сопровождающий: на маршруте с группой

— Медицинский страховой полис

2.3 Оформление документов строгой отчетности Договор на оказание туристских услуг (Приложение 1)

Договор (контракт) о предоставление туристских услуг заключается между субъектами туристской деятельности, а также между ними и потребителями туристского продукта (туристами).

Договор оформляется в электронном виде на компьютере, на пишущей машинке или специальном шаблон-формуляре. Двуязычный договор допускается составлять двумя текстами, или на одной странице двумя колонками, распределяя текст или абзац текста одного языка напротив абзаца текста другого. Это удобно для сравнения корректности перевода.

Договор составляется и подписывается минимум в двух экземплярах (каждому партнеру), которые оформляются с соблюдением всех правил. Если число договоров больше или делаются копии, то это отражается и в договоре.

Подписывают договор первые лица каждой стороны. Подписание договора лицом не имеющим на то уполномочий, влечет за собой потерю юридической силы договора. Допускается заверению подписью партнеров каждой страницы договора.

В договоре на туристское путешествие (туристские услуги) должны быть указаны следующие позиции:

— наименование документа, его регистрационный номер.

— место и дата заключения.

— понятия и определения.

— юридические наименования сторон, аббревиатуры, лицензии, свидетельства о регистрации.

— предмет и объект договора.

— обязательства сторон.

— условия бронирования туристского обслуживания.

— условия обслуживания туристов.

— документы обслуживания.

— общий перечень предоставляемых услуг, входящих в турпакет.

Дополнительные услуги в договоре:

— Аннуляционные условия.

— Порядок взаиморасчетов и платежей. Валюта платежа. Банковские и иные издержки.

— Страховка. Медицинское и иное обеспечение в непредвиденных ситуациях.

— Ущерб. Санкции. Ответственность.

— Претензионный порядок.

— Форс-мажор.

— Особые условия.

— Сроки действия договора.

— Досрочное прекращение договора.

— Юридические адреса, банковские реквизиты сторон.

— Перечень приложений.

— Заключение.

— Подписи и печати сторон.

— Приложения: доверенности, копии регистрационных документов, банковские гарантии, формуляры и бланки ваучеров, используемая терминология и сокращения в оперативной переписке, каталоги, графики, расписания движения транспорта, общие правила продажи туров, программы туров, описания экскурсий.

Теперь я рассмотрю подробнее некоторые атрибуты.

Понятия и определения При заключении договора следует договориться с партнером о едином толковании понятий и определений, встречающихся в договоре (туроператор, турагент, перевозчик, трансфер, клиент, турист, ваучер, страхование и т. д.).

Здесь следует ориентироваться на международные карты и правила, туристские толковые словари и глоссарии, а также рекомендации Всемирной туристской организации (ВТО).

Предмет и объект договора Предмет и объект договора приводятся в первом параграфе. Предмет договора — это не что иное, как определенное действие (прием, отправка, транспортные услуги и др.). Объект договора — это уже уточняющие характеристики предмета договора.

Предмет и объект договора должны основываться на законодательных актах по туризму, налогообложением туристской деятельности и прочими.

Обязательства сторон Данный раздел договора является одним из самых главных. Здесь указывают наиболее существенные обязательства сторон по договору. Их следует описать четко и ясно, концентрируя внимание на самых важных моментах.

Обязательно надо иметь ссылку на то, что данные обязательства могут уточняться, дополняться или изменяться при соответствующем оформлении в виде протоколов, дополнительных соглашений и т. д. Помимо этого, следует четко сформулировать пункт об изменении существующих условий, при которых договор становится недействительным.

Условия бронирования туристских услуг Стороны устанавливают формы заявки на бронирование туристских услуг (места в гостинице, питание, транспорт и др.), время их передачи, вид связи, кто отвечает за эту работу с каждой стороны. Предварительно согласовываются условия бронирования. Важным является понятие о классификации гостиницы, мотеля, ресторана, поскольку в различных странах эти классификации различны. Поэтому следует подробно расшифровать требования к местам размещения, питанию, транспортному обслуживанию, экскурсиям.

Бронирование билетов на транспортные средства для обратного выезда, перемещение по стране производится как отправляющей, так и принимающей фирмой по согласованию.

Условия приема, размещения и обслуживания В договоре следует указать только общие условия приема, размещения, питания и обслуживания, а также принципиальные вопросы, касающиеся этих условий. Конкретизация данных условий производится оформлением соответствующих протоколов и дополнительных соглашений.

Следует также указать определение цены услуги и принципы её изменения в зависимости от каких-либо факторов. Кроме того следует оговорить размеры наценок и льгот в национальные и религиозные праздники, дни различных фестивалей, карнавалов, каникул.

В этом разделе следует уточнить порядок приема и обслуживания на данном маршруте детей, инвалидов, школьников, студентов, а также возраст детей и молодежи, претендующих на скидки.

Также указываются общие принципы и порядок сопровождения группы гидом, руководителем Дополнительные услуги Основные услуги входят в состав турпакета (сформированного тура), а дополнительные услуги, прилагаемые за отдельную плату, перечисляются с их краткой характеристикой и ценой.

К таким услугам, как правило, относятся:

— дополнительные экскурсии;

— посещение театров, концертов;

— посещение спортивных мероприятий;

— посещение ресторанов национальной кухни;

— встречи с представителями заинтересованных организаций и частными лицами и др.

Следует отметить в договоре, что партнеры не несут ответственности за дополнительные услуги, заказанные туристом самостоятельно.

Условия аннуляции и изменения забронированных услуг Аннуляцию и изменение забронированных услуг следует рассматривать как чрезвычайное событие и по возможности его следует избегать. Штрафные санкции в различных странах отличаются. Они зависят от количества туристов в группе, стоимости тура, вида транспортных средств, используемых туристами, причин аннуляции, её сроков и т. д. Следует оговорить в договоре, что аннуляция тура по причине неполучения туристом визы относится к форс-мажорным обстоятельствам, если партнер согласится на данное условие.

Обычно условия аннуляции и изменения забронированных услуг пересматриваются ежегодно и оформляются дополнительным соглашением или протоколом к договору.

В Законе Российской Федерации «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» указано, что возмещение убытков при расторжении договора осуществляется в соответствии с фактическими затратами сторон, но не более двукратной стоимости туристского продукта.

Условия расчетов Условия расчета зависят от вида туризма, требований национального законодательства, правил бухгалтерского учета, отчетности, также от взаимной договоренности партнеров.

Условия расчета определяются также наличием свободных оборотных средств. Ряд небольших туристских фирм рассчитываются с партнером с платежа клиента. Все эти вопросы следует согласовывать заранее и записать в данном разделе договора.

В туризме практикуются следующие варианты оплаты за туристские услуги: полная предоплата; частичная предоплата с последующими взаиморасчетами; платеж наличными; оплата по кредитной карте; оплата чеком и др.

Более приемлемая форма расчетов — это 50%-ая предоплата за забронированные услуги с последующими взаиморасчетами по факту.

При обслуживании туристов применяется форма наличной оплаты или по кредитной карте.

При подготовке данного раздела договора следует указать, какая сторона несет банковские издержки. По установившейся практике — это обязанность плательщика.

Форс-мажорные обстоятельства В договоре следует перечислить форс-мажорные обстоятельства или обстоятельства непреодолимой силы. Таких обстоятельств большое количество: землетрясения, пожары, штормы, ураганы, извержения вулканов, наводнения, военные действия, блокады, забастовки, эпидемии и т. д.

Партнерам следует договориться о порядке взаимодействия в случае наступления таких обстоятельств: отсрочки выполнения договора или его прекращения при невозможности исполнения. При этом определяют порядок и перечень документов, подтверждающих наступление и продолжительность действия форс-мажорных обстоятельств.

Порядок вступления в силу, изменение и прекращение договора В общем случае срок действия договора начинается с его подписания. Однако бывают и другие условия: вступление в силу договора начинается с момента выполнения ряда условий (предоплаты, с начала календарного года и др.).

В целом в практике туризма используется четыре вида контрактов: разовые; годовые; долговременные; без указания времени окончания.

Прекращение контракта может наступить:

— при окончании его срока;

— по обоюдной инициативе сторон;

— по инициативе одной стороны;

— по решению арбитражного суда;

— при наступлении форс-мажорных обстоятельств;

Обычно прекращение договора по инициативе одной из сторон сопровождается мотивированным заявлением. Прекращение договора производится не ранее чем через три месяца после его получения. Если прекращение договора связано с издержками одной из сторон, следует оговорить порядок компенсации таких издержек.

Заключительные положения В данном разделе указывается количество экземпляров договора, констатируется равенство силы текстов на разных языках, а также выбирается язык исходного варианта договора. Данные положения являются необходимыми атрибутами для делопроизводства и разрешения споров в судебном порядке.

Приложения к договору На момент подписания договора оформляются рад приложений, являющихся его неотъемлемой частью. К числу таких приложений относятся:

— квота мест приема туристов;

— прейскурант цен на услуги;

— типовые программы туров;

— перечень дополнительных услуг;

— соглашение о наценках к базовым ценам;

— оглашение о скидках к базовым ценам и другие (Приложение 1).

Квитанция на оплату туристских услуг (Приложение 6)

Квитанция является документом строгой отчетности. Это своего рода отчетный документ, позволяющий вести финансовые расчеты между организацией и туристом.

В квитанции указывается наименование организации (получатель платежа), и следующие реквизиты: ИНН, наименование банка, номер счета в банке, номер договора, БИК, расчетный счет. Также указывается вид услуги, стоимость услуги; В разделе «плательщик» указывают: Его ФИО, адрес, ИНН, наименование услуги, сумма, личная подпись и дата [24].

2.4 Оформление документов по организации туристского путешествия Туристская путевка (Приложение 2)

Туристская путевка — документ строгой отчетности, выдается туристу при реализации транспортных путешествий внутри страны вместо международного туристского ваучера.

Рассмотрим оформление бланка «Туристическая путевка»

Все поля турпутевки подлежат обязательному заполнению. Поле «Туроператор/Турагент» заполняется туроператором или турагентом. Турагентом поле заполняется в случае заключения договора о реализации туристского продукта между турагентом и заказчиком туристского продукта. Турпутевка может быть заполнена от руки печатными буквами, а также печатным способом, в том числе с использованием компьютерной техники (за исключением полей, где туроператор/турагент и турист/заказчик туристского продукта ставят свои подписи).

При заполнении турпутевки рекомендуется использовать чернила (пасту) черного или синего цвета.

Турпутевка заполняется после подписания договора о реализации туристского продукта.

В турпутевке указывается код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

В поле «Туроператор/Турагент» указываются полное и сокращенное наименование, адрес (место нахождения), ИНН, код по ОКПО, реестровый номер туроператора в едином федеральном реестре туроператоров.

В поле «Заказчик туристского продукта» указываются для физического лица: фамилия, имя, отчество физического лица, заказывающего туристский продукт, данные паспорта, а при его отсутствии — иного документа удостоверяющего личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, место жительства; для юридического лица: полное и сокращенное наименование, адрес (место нахождения), ИНН, код по ОКПО.

В поле «Турист» указываются фамилия, имя, отчество физического лица, данные паспорта, а при его отсутствии — иного документа удостоверяющего личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, место жительства.

В поле «Вид туристского продукта (путешествия)» указывается наименование туристского продукта (путешествия) в соответствии с ОКУН.

В поле «Единица измерения туристского продукта (путешествия)» указывается количество дней на одного человека.

В поле «Общая цена туристского продукта» указывается сумма в рублях, в том числе прописью.

Бланк заполняется лицом, ответственным за совершение операции и правильность ее оформления.

Испорченные или неправильно заполненные бланки не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны.

Изготовление бланков турпутевки осуществляется в типографиях, имеющих специальное разрешение (лицензию) на изготовление бланков строгой отчетности.

Учет, хранение и уничтожение бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Турпутевка приравнивается к кассовому чеку и предназначена для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.

Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошиты и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) юридического лица или индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью (штампом).

Оплата туристом полной стоимости заказанного комплекса услуг наличными средствами в кассу турагентства оформляется выдачей туристу БСО «Туристская путевка», пробивать кассовый чек не требуется.

Нельзя оформлять выдачей туристу БСО «Туристская путевка» любые частичные (авансовые) оплаты услуг, либо оплаты только за отдельные услуги (авиаперевозка, медицинское страхование). В этом случае строго обязательно выдача туристу кассового чека.

В случае использования БСО ТП при приеме наличных денежных средств менеджер турагентства должен совершать действия в следующей последовательности:

— заполнить бланк «туристическая путевка» ;

— получить от клиента деньги;

— назвать полученную сумму и положить купюры отдельно на виду у клиента;

— подписать бланк «туристическая путевка» ;

— назвать сумму сдачи и выдать ее клиенту вместе с бланком При оплате туристом полной стоимости услуг с использованием платежной карты менеджер организации должен:

— получить от туриста платежную карту;

— заполнить бланк, за исключением места для подписи;

— вставить платежную карту в устройство считывания информации с платежных карт;

— получить подтверждение оплаты по платежной карте;

— подписать бланк туристическая путевка;

— возвратить туристу платежную карту вместе с бланком и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.

Допускается осуществление смешанной оплаты, при которой одна часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, другая — с использованием платежной карты. При этом выдача бланка, сдачи и возврат платежной карты должны производиться одновременно.

Если турист отказался от услуг, возврат денежных средств производится из кассы турфирмы на основании письменного заявления покупателя при предъявлении документа, удостоверяющего личность Желательно, чтобы покупатель вернул бланк «Туристская путевка», выданный ему в подтверждение оплаты турпродукта.

Если после оформления бланка стоимость турпродукта изменилась (например, туроператор ввел топливную добавку и т. п.) турагентство должно осуществить следующую операцию:

— туристу необходимо вернуть уплаченные им денежные средства с соблюдением процедуры, указанной в п. 3;

— при оплате туристом новой стоимости турпродукта следует выписать другой бланк на полную стоимость комплекса услуг.

Туристский ваучер (Приложение 3)

Международный туристский ваучер — подтверждение заключенного договора между туристом и организатором путешествия, а также документ для взаиморасчетов отправляющей и принимающей фирм. Кроме того, он предназначен для бронирования мест в гостиницах, билетов на транспорт, аренды автомобилей и прочих видов обслуживания, требующих предварительной оплаты.

Использование ваучера значительно упрощает бухгалтерский учет и отчетность, а также сокращает банковские издержки, расходы по обмену валюты и значительно упрощает документооборот.

Организатор путешествия обязан выдавать туристу документ на путешествие, заверенный подписью и печатью.

В туристском ваучере указываем:

Информацию о туристе:

— кратность визы (количество въездов / выездов в Россию — может быть не более 2-х)

— гражданство приглашаемого лица (туриста)

— дата въезда и выезда (если является двукратным, то указывается как период первой поездки, так и период повторной поездки).

— фамилия приглашаемого лица

— имя приглашаемого лица (или имена — если их несколько)

— дата рождения иностранного гражданина

— пол

— серия и номер паспорта

— дата истечения срока действия паспорта (Дата окончания паспорта не должна быть ранее чем за 6 месяцев планируемого выезда из России указанного в ваучере)

— цель поездки маршрут и места размещения — подразумевается название города и место пребывания (название гостиница / отеля)

— дополнительные сведения (в случае их наличия) Информацию об туристской компании:

— наименование юридического лица;

— реестровый номер туроператора;

— юридический адрес туроператора (индекс, город, полный адрес);

— номер телефона туроператора.

Заявка туриста на бронирование тура (Приложение 4)

Не имеет единой формы, туристские фирмы используют свои варианты данного документа. Как правило, в нем содержатся сведения об организаторе путешествия, направление путешествия, даты заезда-отъезда, паспортные данные лица заказывающего тур, наименование тура, краткое описание тура, его стоимость.

Лист бронирования (Приложение 5)

Фактически является предварительным договором между туристом и организатором путешествия. Единой формы листа бронирования не существует. Некоторые туристские фирмы используют упрощенные формы, другие используют довольно подробную форму листа бронирования, где предусмотрены какие-либо дополнительные графы по специальным заявкам (аренда автомобиля, обслуживание по классу VIP, дополнительное питание и др.).

Обязательными в листе бронирования, как правило, выступают следующие сведения:

— референс — номер листа бронирования;

— реквизиты организатора путешествия;

— паспортные данные лица, заказывающего тур;

— наименование, стоимость, порядок оплаты тура;

— краткое описание тура и его особенности;

— дата и аэропорт отправления;

— наименование и класс отеля;

— вид питания;

— трансфер;

— сведения о страховке.

Подпись организатора путешествия и печать ставится после подтверждения бронирования услуг в указанном объеме.

Лист бронирования составляется в трех экземплярах: один — выдается на руки покупателю, другой — направляется на принимающую фирму, третий — остается у турагента.

Медицинская страховка (Приложение 7)

Несмотря на то, что медицинское и другие виды страхования (багажа, рисков путешествия, внезапной болезни и др.) являются добровольными, в отдельные страны нельзя получить визу без страхового полиса (Франция, США, Германия и др.). Таким образом, при поездке в такие страны медицинское страхование становится обязательным, что следует отметить в договоре.

Страховой полис должен содержать:

— наименование документа;

— наименование, юридический адрес и банковские реквизиты страховщика;

— полное наименование или фамилию, имя, отчество страхователя и его адрес;

— указание объекта страхования;

— размер страховой суммы;

— указание страхового риска;

— размер страхового взноса (взносов), сроки и порядок его внесения;

— срок действия договора страхования, порядок изменения и прекращения договора страхования;

— другие условия по соглашению сторон, в том числе дополнения к правилам страхования, либо исключения из них;

— подписи сторон. [24]

2.5 Формирование требований по оказанию паспортно-визовой поддержки потребителю Паспортные и визовые формальности При осуществлении путешествий необходимо соблюдать туристские формальности.

Туристские формальности — это обязательные с точки зрения законности и установленного порядка действия, связанные с оформлением и совершением туристского путешествия, а также процедуры, связанные с пересечением границы.

Формальности в сфере туризма можно условно классифицировать на несколько групп: паспорта и визы, таможенные формальности, валютный контроль и порядок обмена валюты, санитарный контроль, социальная и экологическая защита туристов, режим выезда и въезда и др.

Рассмотрим более подробно паспортные и визовые формальности, документы, сопровождающие эти действия.

Паспортные формальности заключаются в том что, выезд и въезд в Российскую Федерацию регулируется Конституцией РФ, международными договорами, законами Российской Федерации «О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию» от 18.07.1996 г. и «О государственной границе Российской Федерации» от 10.08.1994 г. (с изменениями и дополнениями от 29.11.1996 г.).

Для получения паспорта в паспортно-визовую службу по месту жительства (ОВИР) необходимо сдать следующие документы:

— анкету (заявление) установленной формы;

— фотографии установленного размера;

— квитанцию об оплате госпошлины;

— квитанцию об оплате за бланк паспорта.

Если несовершеннолетний гражданин выезжает за рубеж с родителями (опекунами), то он должен быть вписан в паспорт одного из них, если он выезжает за рубеж самостоятельно, то он должен иметь паспорт и нотариально заверенное согласие указанных лиц.

Если в паспорт вписываются дети до семи лет, то следует дополнительно представить копии их свидетельств о рождении. Если детям более семи лет, то на них вклеиваются фотографии в соответствующих графах.

Паспорт туриста должен быть действителен на дату его возвращения в страну из зарубежной поездки. Паспорт не должен иметь технических дефектов: отклеенной фотографии, смазанной печати, порванных страниц и др. За не прохождение туристом паспортного контроля (при наличии в нем вышеуказанных проблем) туристская фирма ответственность не несет.

Визовые формальности содержат в себе вопросы, связанные с оформлением и использованием визы. Виза (visa) — это разрешение на въезд конкретному лицу на территорию соответствующего государства, на выезд с этой территории и проезд через неё.

Виза может быть однократной (на однократный въезд в страну на определенный срок, в определенный период времени), многократной (по которой можно пересекать границу неограниченное число раз в определенный период времени: год, несколько лет). В ряде случаев в многократной визе указывается ограничение числа поездок и их продолжительность (например, 12 раз в год продолжительностью одна неделя для каждой поездки).

По назначению визы подразделяются на следующие основные виды:

— служебная (деловая, частная);

— гостевая (с правом работы);

— иммиграционная;

— туристская и др.

Туристская виза — это отметка в паспорте дипломатическими представительствами иностранных государств, дающая право его владельцу на временный въезд на территорию государства, выдавшего визу с целью туризма и отдыха.

Турист, прибывающий в страну по туристской визе, не имеет права заниматься в стране посещения оплачиваемой работой (в ряде случаев такое предупреждение записывается в паспорте при въезде в страну: «без права работы, жительства и учебы»).

Выдачей виз занимаются консульские отделы посольств иностранных государств или генеральные консульства по регионам.

Для получения визы следует представить соответствующие анкеты, фотографии, заграничный паспорт и оплатить консульский сбор. В ряде стран при выдаче визы требуется представить страховой полис, медицинский международный сертификат, а также нотариально заверенные приглашения, если турист выезжает по приглашению.

Бланки визовых анкет в различных странах различные. Их форма и содержание зависят также от цели поездки и ее продолжительности. Анкеты заполняются на русском языке чернилами черного цвета или печатаются на машинке.

При реализации туристских путешествий туристские фирмы пользуются визовой поддержкой (visa support), т. е. приглашением на посещение иностранного государства. Для этого следует получить согласие принимающей стороны, в котором указываются полные атрибуты приглашаемого лица, цель поездки, сроки пребывания и др. Приглашающая фирма несет полную ответственность за приглашенных в случае непредвиденных обстоятельств. Консульские отделы проверяют все данные, указанные в документах по визовой поддержке. Для туристских групп и деловых поездок в ряде случаев оформляется групповая виза, которая ставится на списке туристов или деловых людей.

Заключение

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, и можно выделить две составные его части: документирование деятельности и организация работы с официальными документами, которые взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Главной задачей делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Реализация этой цели подразумевает решение следующих задач:

— постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

— обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения;

— сокращение документооборота;

— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на фирме или предприятии.

В первой главе диплома я разбирала теоретические основы бланков документов и бланков строгой отчетности и пришла к следующим выводам:

— Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д.).

— Для управленческой деятельности большое значение имеет юридическая сила документа, которая предполагает его обязательность для тех, кому он адресован. Как говорилось уже выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов.

Работа с документами включает в себя ряд последовательных операций. делопроизводство туристский визовый документация Это:

— прием документов;

— их распределение;

— направление на исполнение;

— исполнение и отправка.

Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа существуют общие нормы и правила по их оформлению. К числу таких норм относятся размеры бумаги, используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов.

Бланки строгой отчетности — это те документы, которые помогают регулировать работу туристских организаций, и официально могут заменить кассовые чеки.

Организации нужно периодически осуществлять контроль движения бланков, поверять их наличие, условия хранения и правильность заполнения. Поскольку использование БСО регулируют финансовые процессы организации, то проверка может осуществляться сотрудниками налоговых инспекций.

Храниться бланки должны на предприятиях в сейфах, металлических шкафах, специальных помещениях, защищенных от хищения и порчи. Если предприятие использует небольшое количество бланков, то они могут сберегаться в кассе, которая уже оборудована для хранения ценных бумаг и вещей.

Во второй главе я рассмотрела оформление документов строгой отчетности и туристской документации на примере турфирмы «Удачный Тур». Также сформировала туристский продукт на примере экскурсионного тура в Италию.

Таким образом, я выяснила, что составление и оформление документации в туризме требует соблюдение очень строгих правил и норм.

Ошибки при составлении документов не допускаются!

1. Федеральный закон от 21.11.2010 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

2. ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

3. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30−2003. — М.: ВНИИДАД, — 114 с

4. Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства / Ю. М. Аксенов. — М.: ИНФРА, 2010. — 272 с.

5. Арляпова Е. В. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: Учеб. пособие / Том. политех. ун-т. — Томск, 2010. — 134 с.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 2010. — 166 с.

7. Гуляев В. Т. Организация туристической деятельности / В. Т. Гуляев — М., 2011 г.

8. Делопроизводство. Какие документы необходимо вести? Какие и сколько времени хранить? // Туризм: практика, проблемы, перспективы. — 2011. — № 10 — С. 70−71.

9. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. Учеб. пособие. для вузов / Под ред. Т. В, Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ — ДАНА, 2011. — 359 с.

10. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. Учеб. пособие. — М.: ИНФРА — М, НГАЭ и У, 2010. — 272 с.

11. Кушнаренко Н. Н. Документоведение. Учебник. — Киев: Знание, 2011. — 460 с.

12. Марков Г. Н. Справочник по делопроизводству. — СПб.: Альфа, 2011. — 384 с.

13. Организация работы с документами. Учебник. — М.: ИНФРА — М, 2011. — 574 с.

14. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления. — М.: ФОРУМ, ИНФРА — М, 2010. — 256 с.

15. Спивак А. В. Делопроизводство. Учеб. пособие. — СПб.: Питер, 2010. — 208 с.

16. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — М.: ПРИОР, 2011. — 144 с.

17. Терентьева Е. В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е. В. Терентьева. — М.: ВНИИДАД, 2012. — 27 с

18. Туризм, гостеприимство, сервис. Словарь-справочник / Под ред. И. П. Воронковой. — М.: Аспект Пресс, 2014. — 387 с.

19. Черных Н. Б. Технология путешествий и организация обслуживания клиентов / Н. Б. Черных. Учебное пособие. — М., 2013. — 320 с.

20. http://www.docme.ru

21. http://tourychet.ru/

22. http://tourlib.net/

23. http://biznes-prost.ru

24. http://blank-bso.ru

25. http://bibliotekar.ru

26. http://business.rin.ru

27. http://www.travelmagnat.ru/

28. http://www.twirpx.com/

29. http://udachatour.com/

Приложения Приложение 1

ДОГОВОР НА ТУРИСТСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

Санкт-Петербург

" ___" __________200__г.

Туристская фирма _______________, в лице Генерального директора _______________ на основании Устава, именуемая в дальнейшем «Фирма» и ___________________________________________________, именуемый в дальнейшем «Клиент», договорились о нижеследующем.

1. Общие положения

1.1. Оформляя туристскую путевку, Фирма и Клиент тем самым заключают между собой договор о туристском обслуживании. При этом фирма принимает на себя обязательства по бронированию авиаперевозок, гостиничных, транспортных и экскурсионных услуг, оказываемых зарубежными туристскими Фирмами, и по оформлению соответствующих перевозочных документов и документов, подтверждающих бронирование и оплату туристских услуг, составляющих заказанный Клиентом Тур. Клиент со своей стороны принимает на себя обязательства по оплате полной стоимости туристской путевки, включая возможные штрафы за отказ от Тура.

2. Предмет договора

2.1. Фирма предоставляет Клиенту туристские услуги согласно своим типовым программам и индивидуальным заявкам Клиента в соответствии с условиями и объемом, указанными в путевке.

3. Стоимость и оплата туристской путевки

3.1. Определение цены туристской путевки производится сотрудником Фирмы на основании каталога гостиниц.

3.2. Полная оплата туристской путевки должна быть произведена не позднее чем за 17 дней до начала Тура.

3.3. При изменении стоимости Тура по причинам, не зависящим от агентства (изменение тарифов, обменного курса валют, визовых и аэропортных сборов и т. д.), Клиент имеет право или отказаться от поездки, или доплатить указанную сумму.

3.4. Оплата производится в рублях по курсу ММВБ +3% при оплате за наличный расчет и 5% - за безналичный расчет.

4. Паспорт и визы

4.1. При бронировании Тура Клиент передает Фирме свой заграничный паспорт и документы, требуемые посольством для оформления визы.

4.2. Клиент может получить оформленные документы по Туру (авиабилеты, ваучеры, паспорт с визой) в Фирме накануне начала Тура.

5. Изменения

5.1. Любое изменение бронирования Тура должно быть письменно подтверждено Клиентом.

5.2. Если изменения сделаны позднее чем за 17 дней до начала Тура и приводят к отмене уже подтвержденного бронирования, то Клиент оплачивает штраф как при отказе от подтвержденного бронирования, а также вносит доплату за произведение нового бронирования.

5.3. По заказам, сделанным позднее чем за 17 суток до начала Тура, изменения не принимаются.

6. Отказ от подтвержденного тура

6.1. При отказе от подтвержденного Тура Фирма возвращает Клиенту стоимость Тура за вычетом штрафных санкций, составляющих:

*при отказе в срок от 17 до 20 суток до начала Тура — 50% стоимости Тура.

*при отказе в срок от 10 до 16 суток до начала Тура — 60% стоимости Тура.

*при отказе в срок менее 72 часов — 100% стоимости Тура.

6.2. В случае опоздания туриста на самолет по любым причинам стоимость Тура не возвращается, как и в случае несвоевременного отказа от Тура.

7. Обязательства и ответственность фирмы

7.1. Фирма несет ответственность за правильное бронирование туристских услуг, правильное оформление и предоставление перевозочных документов и документов, подтверждающих бронирование и оплату туристских услуг (ваучеров), составляющих заказанный Клиентом Тур. В случае непредоставления заказанных туристских услуг по вине Фирмы, последняя обязуется возместить стоимость недополученных услуг Клиенту, а также связанный с этим ущерб в общем размере не более 150% стоимости заказанных, но неполученных туристских услуг.

7.2. Фирма снимает с себя ответственность, если решением власти или ответственных лиц Клиенту было отказано в возможности полета и/или проживания в забронированной гостинице по причинам:

§ нарушения правопорядка или причинения беспокойства окружающим;

§ состояния алкогольного или наркотического опьянения или нарушения других правил общественного поведения;

§ хранения, провоза или распространения наркотиков, незаконного хранения оружия и пр.

7.3. В случае нарушения Клиентом действующих правил проезда и провоза багажа, причинения ущерба имуществу авиакомпании штрафы взимаются с виновного лица в размерах, предусмотренных действующим законодательством. Фирма содействует во взимании штрафов.

7.4. Фирма не несет ответственности перед Клиентом в случаях изменения программы Тура по причинам, находящимся вне сферы влияния Фирмы, как угроза военных действий, переворотов, беспорядков, забастовок, катастроф, террористических актов, задержка и перенос рейсов авиакомпаний, технические поломки и механические повреждения самолетов, закрытие аэропортов, отмена автобусного, паромного сообщения, маршрутов такси.

7.5. Фирма не несет ответственности перед Клиентом за сохранность багажа и личных вещей туристов. Забота о сохранности багажа во время транспортного перемещения, как правило, лежит на перевозчике, в остальное время — на владельце багажа.

7.6. Фирма не несет ответственности перед Клиентом за прохождение туристами таможни и погранпоста и не возвращает стоимость оплаты поездки в случае задержки туристов или возврата их с границы.

7.7. Фирма не обязана возвращать часть стоимости поездки, если турист по своему решению или в связи со своими интересами не воспользовался всеми или частью услуг, оговоренных в данном Договоре и предоставляемых Фирмой в поездке.

7.8. Фирма не несет ответственности за действия туриста, если тот отстал от группы по собственной инициативе.

7.9. Фирма в исключительных случаях при задержке выдачи виз посольством страны пребывания/транзита имеет право перенести день начала поездки.

7.10. Фирма информирует Клиента об особенностях пребывания в стране Тура, а также знакомит его с памяткой по профилактике инфекционных заболеваний за рубежом.

8. Ответственность клиента

8.1. Клиент обязуется своевременно прибыть в пункт начала Тура, указанный в туристской путевке. Опоздание туриста на рейс по любым причинам считается отказом от Тура по инициативе Клиента.

8.2. Клиент несет ответственность за действительность своего заграничного паспорта на время длительности Тура.

8.3. Клиент несет ответственность за соблюдение иммиграционного законодательства страны пребывания.

8.4. Клиент обязан ознакомиться с памяткой по профилактике инфекционных заболеваний за рубежом и заполнить Регистрационный лист.

9. В случае возникновения претензий

9.1. В случае наличия обоснованных претензий Клиент должен обратиться к представителю принимающей компании или представителю Фирмы в стране пребывания.

9.2. Если проблему устранить не удалось, то по возвращении Клиенту надлежит обратиться в Фирму в 10-дневный срок, считая со дня возвращения из Тура. В противном случае претензия рассмотрена быть не может.

9.3. Любые рекламации, в том числе заявления о возврате части стоимости туристской путевки в случае отказа от Тура, принимаются Фирмой только от лица, подписавшего настоящий Договор.

10. Страховка

10.1. Клиент, покупающий туристскую путевку Фирмы, по его желанию обеспечивается на время Тура медицинской страховкой. Стоимость страховки не входит в стоимость тура. Фирма не несет ответственность за любые медицинские расходы, возникшие в результате несчастных случаев и других страховых случаев, покрытие которых, как правило, обеспечивается страховым полисом. При возникновении случаев, требующих выплаты страхового покрытия, Клиент обязан обращаться непосредственно в страховую компанию.

10.2. Клиент, отказавшийся от медицинской страховки, оплачивает все расходы, возникшие в результате наступления страхового случая, самостоятельно. Отказ от медицинской страховки должен быть произведен Клиентом в письменной форме.

Фирма_____________________ Клиент___________________

Приложение 2

Типовая форма ТУР — 1

Утверждена Министерством финансов РФ 10 апреля 1996 г.

№ 16−00−30−19

Организация продавец__________________________________________

наименование, юридический адрес, тел./факс

______________________________________________________

адрес офиса, код по ОКПО, лицензия на международную туристскую деятельность №

ТУРИСТСКАЯ ПУТЕВКА №

Тур ______________________________________________________________

наименование тура, код по ОКУН, по кодификатору, № сертификата

Покупатель:

Юридическое лицо: ____________________________________________

наименование, ФИО руководителя, юридические, банковские реквизиты, тел./факс, адрес офиса

Физическое лицо ______________________________________________

ФИО, данные ОП, ОЗП, адрес, тел. (служ., дом)

Список туристов _______________________________________________

ФИО, данные ОП, ОЗП, адрес, тел. (служ., дом.)

Наличие руководителя группы __________________________________

Продолжительность поездки с «___» _______ по «___» ________200__г.

Маршрут поездки и страны (пункты) пребывания:

Начало маршрута (город РФ, а/п, ж/д, авт., речн., мор. вокзал отъезда)

_____________________________________________________________

пункты пребывания____________________________________________

окончание маршрута (город РФ, а/п, ж/д, авт., речн., мор. вокзал прибытия) Пакет услуг: катег. проезд. билета_________гостиница_______номер___

Питание_____виза_______страховка__________трансфер__________

Экскурсионная программа_______________________________________

количество экскурсий, способ передвижения

Дополнительные оплаченные услуги _____________________________

Стоимость путевки _______________________________________руб.

сумма прописью Дата продажи «___» ________200__г.

Продавец_______________________

Покупатель_____________________

М.П. М.П. (для организаций) Приложение 3

Лицензия № ________

ПУТЕВКА-ВАУЧЕР (VOUCHER)

Список туристов (Namelist)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Обслуживающая фирма (Servicing)_______________________________

Адрес, реквизиты, телефоны, факс________________________________

Направляющая фирма (Sending firm)______________________________

Адрес, реквизиты, телефоны, факс _______________________________

Программа пребывания (Programme includes)_______________________

№ рейса вылета_______________________из_______________________

№ рейса прилета _____________________из_______________________

Трансфер: аэропорт — гостиница-аэропорт (Trans arpt — htl-arpt)

Проживание в гостинице «_____________» с ____ по _________200 г.

Питание — полупансион (шведский стол)/ НВ (Buffet).

Дополнительные услуги заказываются на месте (Optional services are paid at hotel).

Один экземпляр ваучера передается принимающей фирме; второй экземпляр возвращается в отправляющую фирму с отметкой и штампом.

Подпись ответственного представителя отправляющей фирмы ______________________М.П.

Приложение 4

Отметка об отправке___________ НАИМЕНОВАНИЕ И Кому________________________ ЛОГОТИП ФИРМЫ

Факс________________________

ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ ТУРИСТСКИХ УСЛУГ

(От фирмы __________________________

телефоны__________, факс_____________)

Просим принять заказ на бронирование нижеперечисленных услуг и подтвердить факт бронирования по факсу Направление (город)_____________________________________

Даты (заезда — отъезда)__________________________________________

Полная стоимость тура _________________________________________

Оплата бронирования будет произведена__________________________

Подпись исполнителя______________________ Дата _______________

—————————————————————————————————————————————-;

Сообщение о подтверждении__________________________________

Сумма к оплате _______________________________________________

Подпись исполнителя_____________________ Дата_________________

Приложение 5

ЛИСТ БРОНИРОВАНИЯ

Название фирмы_________Факс____________Дата заявки___________

Информация об авиаперелете

Информация о туристах

Информация о размещении

Форма оплаты (нужное подчеркнуть): наличная, безналичная Счет (нужное подчеркнуть): валютный, рублевый М.П.

Заявку оформил (а)_____________________________________________

*Тур считается оплаченным после поступления денег на наш расчетный счет.

* После подтверждения бронирования вы получите данную заявку по факсу.

Бронирование подтверждаю __________ Менеджер_________________

Срок оплаты до __________________________

* Если оплата не произведена до указанного срока, то бронь автоматически снимается.

Приложение 6

Приложение 7

Медицинская страховка Полис №___________ Дата выдачи______

Страхователь: Наименование организации Застрахованные лица:

Фамилия, имя____________________________

Паспортные данные: серия/номер Дата рождения_____________

Возраст_______

Страховая сумма________________

Срок страхования: с_________по_____________20___г Количество дней_____________