Электронные документы

Реферат Электронные документы

Введение

электронный документ издание В мире, где прогресс не стоит на месте, где информацию проще найти в электронном массиве, электронные документы являются неотъемлемой частью нашей жизни. Именно поэтому данная тема является актуальной.

Главная задача — мы должны выяснить, что такое электронный документ и каковы его основные характеристики.

В сегодняшнее время необходимо знать, как создавать и защищать электронный документ, и уметь использовать его свойства. И надо знать что есть несколько видов электронных документов. Также надо знать, что такое электронная цифровая подпись.

Основной целью остается научится распознавать и уметь обращаться с электронными документами.

Предмет — электронный документ Объект — раскрытие определения и свойств.

1. Электронный документ Документ — это структурированная информация, прямо или косвенно предназначенная для восприятия человеком, которая может передаваться, храниться, разыскиваться и обрабатываться с помощью учрежденских приложений.

Документ, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, звукозаписи или изображения) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности.

Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

— создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;

— подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;

— может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;

— если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

Электронный документ должен быть доступным для его последующего использования.

При необходимости предъявления электронного документа, этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления.

Действительность электронного документа Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением предусмотренных настоящим Федеральным законом требований, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом.

Доказательственная сила договоров При оценке электронных документов в качестве доказательств возникновения правоотношения учитывается надежность способа, с помощью которого подготавливался, хранился или передавался этот электронный документ, надежность способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации, способа, при помощи которого идентифицировался его составитель, и любой другой соответствующий фактор. [3]

Электронные документы характеризуются:

типом электронной информации (программа, документ и др.),

видом документов (текстовые, графические, аудиовидеостатические и динамические, в т. ч. мультимедийные и др.),

способом образования (объединение файлов различной при роды: текстовые, визуальные, аудиовизуальные, смешанные фай лы разного характера, например, статико-динамические).

Наиболее существенная часть электронных документальных ресурсов — это каталоги библиотек, электронные копии научных публикаций (электронные издательства), интернет-сайты, представляющие отдельные коллекции текстовой, графической или иной информации.

Электронные документы делят на пакетные, или переносимые, и сетевые Пакетные документы обычно позиционируются как оптические компакт-диски, содержащие, как правило, классическую литературу и редкие книги. Это также энциклопедии и справочные издания, издания по изобразительному искусству, архитектуре, классической музыке, периодические и продолжающиеся издания (журналы, газеты, бюллетени), информационные и библиографические издания, компьютерные обучающие и развивающие программы или мультимедийные программные продукты и другие полнотекстовые документы, БД и электронные каталоги, а также программы для ЭВМ.

Сетевые документы — это аналогичная информация, представленная в информационных сетях, зафиксированная, как правило, на жестком диске.

Возможны гибридные варианты, например, когда компакт-диск устанавливается на сервере и используется как сетевой ресурс.

Некоторые специалисты предлагают разделить формы электронного документа:

на электронную копию печатного издания, полученную методом сканирования;

на самостоятельное произведение, созданное специально и только для восприятия с помощью компьютерных технологий;

на компьютерный оригинал-макет для последующего полиграфического издания книги.

Выделяют следующие принципы в работе с электронными документами перевод печатного издания в электронную форму воспроизведение. Правомочность этого процесса регулируется сроком дейс твия авторских и имущественных прав на оригинал;

при электронной доставке документов цифровая копия не может быть сохранена на сервере ни производителя, ни получателя В России создается единое информационное пространство лиц обмена электронными документами с помощью так называемого «одного окна».

Разновидностью электронных документов являются электронные издания. 1]

2. Электронная цифровая подпись Электронная подпись предназначена для идентификации лица, подписавшего электронный документ, и является полноценной заменой (аналогом) собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом.

Использование электронной подписи позволяет осуществить:

Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.

Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.

Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он известен только владельцу, он не может отказаться от своей подписи под документом.

Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он известен только владельцу, он может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Электронный документ признается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным законом (электронная цифровая подпись), и если использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ для идентификации подписавшего лица и указание на то, что это лицо согласно с информацией, содержащейся в электронном документе, и добровольно подписывает электронный документ. [5]

История возникновения

В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было впервые предложено понятие «электронная цифровая подпись», хотя они всего лишь предполагали, что схемы ЭЦП могут существовать.

В 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей.

Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие, как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.

В 1984 году ШафиГольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи. Ими были описаны модели атак на алгоритмы ЭЦП, а также предложена схема GMR, отвечающая описанным требованиям (Криптосистема Гольдвассер — Микали).

Россия В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации был разработан первый российский стандарт ЭЦП — ГОСТ Р 34.10−94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма».

В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма взамен ГОСТ Р 34.10−94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.» был введен одноименный стандарт ГОСТ Р 34.10−2001, основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой. В соответствии с этим стандартом, термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.

1 января 2013 года одноименный ГОСТ Р 34.10−2001 заменён на ГОСТ Р 34.10−2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.»

Алгаритмы Существует несколько схем построения цифровой подписи:

На основе алгоритмов симметричного шифрования. Данная схема предусматривает наличие в системе третьего лица — арбитра, пользующегося доверием обеих сторон. Авторизацией документа является сам факт шифрования его секретным ключом и передача его арбитру.

На основе алгоритмов асимметричного шифрования. На данный момент такие схемы ЭП наиболее распространены и находят широкое применение.

Использование хеш-функций Поскольку подписываемые документы — переменного (и как правило достаточно большого) объёма, в схемах ЭП зачастую подпись ставится не на сам документ, а на его хеш. Для вычисления хэша используются криптографические хеш-функции, что гарантирует выявление изменений документа при проверке подписи. Хеш-функции не являются частью алгоритма ЭП, поэтому в схеме может быть использована любая надёжная хеш-функция.

Симметричная схема Симметричные схемы ЭП менее распространены чем асимметричные, так как после появления концепции цифровой подписи не удалось реализовать эффективные алгоритмы подписи, основанные на известных в то время симметричных шифрах. Первыми, кто обратил внимание на возможность симметричной схемы цифровой подписи, были основоположники самого понятия ЭП Диффи и Хеллман, которые опубликовали описание алгоритма подписи одного бита с помощью блочного шифра. Асимметричные схемы цифровой подписи опираются навычислительно сложные задачи, сложность которых еще не доказана, поэтому невозможно определить, будут ли эти схемы сломаны в ближайшее время, как это произошло со схемой, основанной на задаче об укладке ранца. Также для увеличения криптостойкости нужно увеличивать длину ключей, что приводит к необходимости переписывать программы, реализующие асимметричные схемы, и в некоторых случаях перепроектировать аппаратуру. Симметричные схемы основаны на хорошо изученных блочных шифрах.

Асимметричная схема Асимметричные схемы ЭП относятся к криптосистемам с открытым ключом. В отличие от асимметричных алгоритмов шифрования, в которых шифрование производится с помощью открытого ключа, а расшифровка — с помощью закрытого, в схемах цифровой подписи подписание производится с применением закрытого ключа, а проверка подписи — с применением открытого. 4]

3. Защита электронных документов Электронный документ должен создаваться, обрабатываться, храниться и передаваться с помощью электронных технических средств с соблюдением необходимой степени защиты, позволяющей гарантировать предотвращение несанкционированных воздействия, разглашения и доступа к защищаемой информации с целью ее уничтожения, модификации, искажения, копирования, блокирования, предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации, государственными или международными стандартами либо соглашением сторон.

Все персональные данные, к которым стороны имеют доступ в рамках осуществления электронного документооборота, должны быть защищены необходимыми гарантиями сохранения конфиденциальности персональных данных согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Каждая сторона обязана соблюдать процедуры и предпринимать меры по защите от несанкционированного доступа к электронным документам.

При хранении электронного документа должна сохраняться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Подлинность электронного документа Электронный документ признается подлинным, если:

— документ в действительности создан тем лицом, которое считается его автором;

— в документ не вносились изменения с момента подготовки документа в окончательной форме в виде электронного документа, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа.

Оригиналы электронного документа В подлинном виде электронный документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами.

Копии электронного документа и их удостоверение Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном носителе либо отделимом от машинного носителя объекте в понятной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме.

Бумажной копией электронного документа является надлежащим образом, удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Бумажные копии должны содержать указание на то, что они являются копиями электронного документа.

Удостоверение внешней формы электронного документа, зафиксированной на бумажном носителе, может осуществляться нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия.

Обмен электронными документами Отправление электронных документов Электронный документ может быть отправлен:

— составителем электронного документа;

— лицом, уполномоченным действовать от имени составителя электронного документа в отношении данного электронного документа;

— информационной системой, запрограммированной функционировать в автоматическом режиме от имени составителя.

Электронный документ должен быть представлен в форме, позволяющей получателю электронного документа хранить и воспроизводить документ.

Электронный документ считается не отправленным, если получатель знал о том, что:

— лицо, представленное в документе его составителем, в действительности не является инициатором составления или. отправления электронного документа;

— документ получен с искажениями.

Электронный документ считается неполученным, если лицо, получившее документ, в действительности не является тем получателем, которому данный документ был адресован или для которого данный документ предназначался по замыслу отправителя.

Время и место отправления и получения электронногодокумента Если соглашением сторон не предусмотрено иное, моментом отправления электронного документа считается момент, когда электронный документ поступает в информационную систему, находящуюся вне контроля отправителя или лица, которое отправило электронный документ от имени отправителя.

Если соглашением сторон не предусмотрено иное, моментом получения электронного документа является момент, когда электронный документ поступает в информационную систему получателя, если получатель указал информационную систему для цели получения таких электронных документов, либо, если подобная информационная система не указана, момент извлечения электронного документа получателем из информационной системы. 2]

4. Электронные издания Электронное издание — представляет собой издание в виде электронной записи информации на каком-либо электронном носителе информации (магнитный диск, компакт-диск и т. п.) и рассчитанное на использование с помощью электронных технических устройств. ЭЙ должны обладать возможностью: функционирования в различных средах, в том числе в Интернете; хранения, индексации и представления сотен тысяч фрагментов полнотекстовой информации, а также метаданных (атрибутов) об этих фрагментах; навигации по структурам массивов фрагментов; их поиска, просмотра, копирования и распечатки; интеграции с электронными библиотеками. При этом под фрагментом понимается как некоторая часть текста (абзац, страница и др.), так и полный материал, хранящийся в ЭЙ. Готовое электронное издание должно иметь четкую иерархическую структуру расположения информационных объектов. Некоторые виды электронных изданий называют «синтетическими», например виртуальный книжный магазин с интерактивным гидом и рекламным буклетом, позволяющий осуществлять интерактивный заказ литературы и соответствующие банковские операции. Сетевые публикации характеризуются кратковременностью существования электронных материалов, например научно-технические публикации или популярные журнальные, газетные статьи порой «живут» на сайтах в Интернете от одного до трех месяцев.

Важными преимуществами электронных изданий является возможность: использования электронных материалов для включения их или их фрагментов в другие работы; воспользоваться ими гораздо раньше их печатных копий; удобство и оперативность обновления и др.

Электронные издания представляют собой не только материалы средств массовой информации, научно-технические и иные периодические публикации. Традиционная книжная продукция может иметь электронные копии. В простейшем случае для этого не требуется выполнять какие-либо дополнительные виды работ, так как выпуск современных печатных книг осуществляется с помощью компьютерных программно-технических средств. Однако широкому кругу пользователей трудно работать со сверстанными электронными материалами книг, предназначенными для распечатки на бумажные носители без дополнительной их обработки. Поэтому с этой целью такие документы специально обрабатывают или первоначально готовят электронные издания (книги), которые не имеют оригиналов. Такие электронные документы называют электронными книгами. 1]

5. Электронная книга Электронная книга является разновидностью традиционной (печатной или рукописной) книги, хранящейся в электронном виде на любом машиночитаемом носителе. Это также совокупность данных, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программно-аппаратных средств. Электронная книга динамична и интерактивна. Она включает гиперсредства (гиперссылки), может сочетать в себе текст с аудиои видеоматериалами со стереозвуковыми и стереоскопическими эффектами и др. Электронную книгу зачастую можно не только читать, но и изменять ее содержание, добавляя любую другую информацию.

Специалисты отмечают, что электронные книги, как правило, не создаются как общедоступные. Они защищаются от несанкционированного (нелицензионного) использования с помощью специального программного обеспечения, предназначенного для их прочтения, а порой и специального оборудования. В этом случае можно достигнуть более высокого качества изображения и защитить электронную книгу от нелегального копированию ее содержания или передачи. Отметим, что сегодня, особенно в Интернете, существуют бесплатные или частично бесплатные информационные ресурсы (электронные документы, книги).

Для чтения электронных книг выпускаются специальные технические устройства, получившие название «электронная книга» (е-ЬооК или геао! ег). Они обычно имеют вес от 0,6 до 1,5 кг, позволяют включать до 50 тысяч и более страниц и с помощью ссылок получать доступ к различной связанной информации, что способствует читателям быстро находить нужные им материалы. «Е-Ьоок» можно использовать как для чтения технической документации, так и художественной литературы. Обычно в этих устройствах текст на экране отображается темным цветом на белом фоне. Выпускаются как одностраничные, так и двухстраничные варианты таких устройств.

Ряд компаний предлагают в Интернете большие коллекции электронных документов, которые пользователь не может выгрузить на свой компьютер, но может распечатывать их постранично. Примером такого сетевого обслуживания можно считать компанию NetLibraun, предлагающую общедоступные и коммерческие документы. Пользователь также может заказать найденную на сайте компании электронную книгу и взять ее на определенный период времени (на прокат), ограничив при этом доступ к ней других.

Этот режим аналогичен пути книги в традиционной библиотеке. Если этой услугой пользуется библиотека, то она может предоставлять читателям одновременно столько экземпляров книги, сколько лицензий на использование этой книги у нее имеется.

Если речь идет об учебных пособия, то специалисты отмечают, что грамотно сделанное электронное пособие включает системы навигации и поиска по разделам, ключевым словам и другому; интегрируется на сайт в Интернете и может быть доступным широкому кругу пользователей.

Электронную книгу можно создать и самостоятельно, например перевести электронный документ в каком-либо формате в специальное программное обеспечение. Таким образом можно на собственном компьютере сформировать личную электронную библиотечку.

На базе коллекций электронных книг и других электронных документов на локальных компьютерах в локальных и глобальных сетях создаются и функционируют электронные библиотеки. Правительство России планирует осуществить перевод в цифровую форму документов, имеющих культурную ценность, сформировать электронные библиотеки и развивать интернет-ресурсы в области культуры, чтобы библиотечные фонды стали доступны для широких слоев населения. Там же отмечается, что к 2015 году доля электронных каталогов составит не менее 30% от общего объема каталогов фондов библиотек. 1]

Заключение

По всему выше сказанному можно сделать вывод что в современном мире сильно распространены электронные документы. И для защиты своих прав и обязанностей нам необходимо знать что же это такое и как мы можем себя обезопасить.

Также мы выяснили какие есть виды документов, и цифровых электронных подписей. И с помощью какой электронной подписи лучше всего защитить электронные документы.

1. Алешин, Л. И. Информационные технологии[Текст]: Учебное пособие Алешин Л.И.- М.:Литера, 2008. с 90−95.

1. ГОСТ 6. 10.4−84 Унифицированные системы документации. http://gostbank.metaltorg.ru/gost/1879/

2. ГОСТ 2.051−2006 ЕСКД. Электронные документы. Общие положения http://docs.cntd.ru/document/1 200 045 526

3. Конференция «Электронные документы и архивы: теория и практика» http://stor-m.ru/page.jsp?pk=node_100 082

4. Электронные документы локального и сетевого доступа: публикация и виды использования2009 — Том 12 — Выпуск 3 Е. В. Стрелкова http://www.elbib.ru/content/journal/2009/200 903/S/S.ru.html