Функциональные возможности MS Project

Функциональные возможности MS Project

Содержание Введение Управление проектами с использованием МS Project

Функциональные возможности MSProject

Особенности Microsoft Project

Заключение

Список использованной литературы Введение С развитием информационных технологий и телекоммуникаций наша жизнь становится все более мобильной и информативной, новые технологии прочно входят в различные отрасли хозяйствования, сферы жизни и несут новые нормы в них.

В связи с инновационным развитием экономики, всё чаще и чаще в повседневной работе в большинстве предприятий и организаций используют различные средства информационно вычислительной техники и программного обеспечения. Но необходимо заметить, что спонтанное, не спланированное развитие в любой деятельности малоэффективно.

Управление проектами за последнее время завоевало признание как наилучший метод планирования и управления реализацией инвестиционных проектов. По американским оценкам применение методологии управления проектами обеспечивает высокую надежность достижения целей проекта.

В мире накоплен огромный опыт применения управления проектами. В частности, эта методология применяется во всех крупных компаниях мира. Программные средства управления проектами установлены во всем мире на миллионах компьютерах — только пакет Microsoft Project установлен более чем на двух миллионах компьютеров. Ассоциация управления проектами ProjectManagementInstitute (Институт Управления Проектами) объединяет около 40 тысяч членов и имеет отделения на всех континентах кроме Антарктиды.

Управление проектами с использованием МSProject

Система управления проектами — это интегрированный набор процессов, методов и средств, которые применяются для планирования и отслеживания проектов.

Microsoft Project 2010 является одним из таких средств в составе более крупной системы управления проектами. Проекты, которые также называются планами проектов, в MS Project 2010 сохраняются как отдельные файлы, и их можно группировать в рамках более крупных операций, например, таких как портфели проектов (портфель проектов — это список проектов в рамках организации, которые могут иметь общее управление, область охвата, бюджет или ресурсы).

Microsoft Project 2010 — программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoftбыла создана, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объемов работ.

Microsoft Project — самое популярное приложение для управления проектами. Оно включает в себя средства управления проектами, доступа к информации и поддержке коллективной работы, а также является мощной платформой, способствующей повышению производительности труда и более эффективному ведению бизнеса. Microsoft Project обеспечивает возможность управлять расписаниями и ресурсами, упрощает руководство совместной работой и анализ информации по проекту.

В MS Project работа с проектом ведется в терминах задачи, ресурсы и назначения.

Задачи. Вся работа, которую необходимо выполнить для достижения целей проекта, разбивается на отдельные задачи. Например, покраска стен офиса и расстановка мебели — это задачи, которые сочетании с другими задачами приводят к завершению ремонта в офисе фирмы. Содержание проекта образуют все задачи и цели проекта. Сокращение содержания проекта, например, очень часто означает отказ от некоторых целей проекта и задач, которые необходимы для достижения целей проекта.

Ресурсы. Под ресурсом обычно понимают сотрудника, однако термин ресурстакже может обозначать оборудование, материалы или даже помещение — все, что может потребоваться для выполнения отдельных задач проекта. Количество ресурсов, которыми располагает менеджер проекта, может определять содержание проекта и (или) сроки его выполнения. MS Project 2010 помогает обеспечить полный учёт и прозрачность проекта в части использования и загрузки всех ресурсов.

Назначения. Назначения появляются, когда Вы выделяете ресурсы для выполнения задачи. Назначения напрямую определяют объем времени, требуемый для выполнения задач, и косвенно определяют полное время выполнения проекта.

Управление проектом можно представить в виде трех основных этапов реализации:

формирование плана проекта, контроль за реализацией плана и оперативная его коррекция, завершение проекта.

На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация плана по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта, равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится заключение всех необходимых договоров со сторонними исполнителями, подрядчиками и поставщиками.

Второй этап предполагает контроль выполнения проекта с целью своевременного выявления и устранения наметившихся отклонений от первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план перерабатывается и составляется новый.

Завершение проекта означает выполнение определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приемки сдачи выполненных работ.

Очень часто та степень точности, с которой мы можем оценить продолжительность той или иной операции, оказывается весьма приблизительной. MS Project позволяет учитывать эти обстоятельства, относя к критическому пути те операции, величина резерва времени которых отличается от нуля, но не превышает некоторого предела. Очевидно, что в этом случае появляется возможность существования в проекте сразу нескольких «параллельных» критических путей.

Оптимизация работ в MS Project подразумевает следующие моменты:

распараллеливание работ (например, анализ имеющейся информации можно провести параллельно анализу требуемой информации);

равномерную загрузку имеющегося персонала;

равномерную загрузку технических средств;

анализ требуемых резервов.

MS Project «умеет» определять время, на которое можно задержать исполнение задачи без увеличения длительности проекта. Эта длительность хранится в поле TotalSlack (Общий временной резерв), и если она меньше или равна нулю дней, то задача считается критической.

Для сокращения длительности задачи можно применить несколько методов:

во-первых, можно сократить объем работы, требуемый для ее выполнения.

во-вторых, можно добавить ресурсы для ускорения выполнения работы при сохранении ее объема.

наконец, можно разбить задачу на подзадачи, выполняемые одновременно разными сотрудниками.

Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

" Временное" означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты.

" Уникальных" означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг. Примеры проектов: строительство дома, разработка нового оборудования, бизнес реинжиниринг, разработка или внедрение программных средств, проведение рекламной компании, проведение выборов. Уникальность продуктов или услуг проекта обуславливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

Управление проектами — это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего, у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценки различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений — в частности, ресурсных.

Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ.

Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в именуются процессами управления проектами.

Особенности Microsoft Project

По оценкам Gartner Group, система Microsoft Project признана лидером на рынке систем управления. Сегодня Microsoft принадлежит 75% рынка систем управления проектами. На платформе Microsoft Project реализованы корпоративные системы в таких крупных организациях, как Deutsche Bank, Merrill-Lynch и Delphi Automotive.

Решения Microsoft по управлению проектами в среднем в 1,5 раза дешевле решений конкурентов. Очень многие организации выбирают продукты Microsoft благодаря сочетанию их более низкой (в сравнении с продуктами конкурентов) цены и высокого качества, короткого цикла внедрения.

Простота использования Microsoft Project. Компания Microsoft постоянно работает над простотой эксплуатации и сопровождения системы. Продукт входит в пакет MS Office. Знакомый практически всем интерфейс этого пакета облегчает работу с продуктом. Все это существенно сокращает время на подготовку персонала, а также сроки внедрения Системы управления проектами.

Защита информации. Microsoft Project имеет несколько контуров защиты от несанкционированного доступа. При использовании системы поддерживаются два уровня авторизации пользователей: на уровне операционной системы и на уровне Microsoft Project. Высокий уровень защиты данных Microsoft Project обеспечивает их хранение в БД MS SQL Server.

Интеграция с корпоративными системами. Microsoft Project — открытая система. Данные хранятся в СУБД MS SQL Server, являющейся открытой платформой и обеспечивающей обширные возможности по интеграции. Типовые схемы интеграции: доступ к данным Microsoft Project для обработки их в других приложениях, импорт данных в Microsoft Project из других приложений, что актуально, например, для строительных программ.

В рамках создания Комплексной системы управления проектами возможен ряд решений по интеграции Microsoft Project с другими системами. Эти решения адаптируются к специфике каждого конкретного предприятия.

На основе данных можно сделать следующие выводы:

1) преимуществом MS Project 2010 являются улучшенные средства групповой работы, позволяющие управлять несколькими проектами большому числу пользователей;

2)сильная сторона MS Project 2010 перед конкурентами это новые средства для управления ресурсами:

а) роли (квалификации) ресурсов;

б) управление доступностью ресурсов;

в) новые портфели проектов;

г) корпоративные пулы ресурсов;

д) уникальные средства анализа различных сценариев развития проекта;

3) возможность реализации на MS Project 2010 методики быстрой реакции на меняющиеся условия на рынке;

4) отличная интеграция с MicrosoftOffice, включая свободный обмен информацией через Excel, Outlook, MS Visio;

5) не имеющая аналогов у конкурентов интеграция с библиотекой проектной документации на базе SharePoint;

6) технология SOAP (протокол обмена структурированными сообщениями в распределённой вычислительной среде) позволяет интегрировать MS Project 2010 с корпоративными системами финансового учета, управления кадрами.

Сравнивая продукт с Primavera и SpiderProject очевидно, что основная задача перед Microsoft — это построение внедренческой инфраструктуры для своего корпоративного решения. Microsoft Project 2010 лучший выбор для организаций, где используется матричная схема управления, т. е. проектные команды включают взаимодействие сотрудников из разных департаментов.

Microsoft Project стал на рынке «де-факто» стандартом для управления проектами, как средство индивидуальной работы менеджеров проектов, и начал экспансию в сегмент тяжелых решений. Для корпоративных клиентов MS Project 2010 Professional лучшее решение для проектов, охватывающих несколько департаментов, в которых ключевое требование — это автоматическая разработка графиков работ, прогнозирование хода работ и отслеживание их выполнения.

Microsoft Office Project 2010 — это комплексное решение корпорации Microsoft по управлению корпоративными проектами, которое позволяет управлять проектами любой сложности и включает в себя семейство следующих программных продуктов:

1. MS Office Project Standart — пакет начального уровня для управления простыми проектами;

2. MS Office Project Professional — пакет для профессионального управления проектами любой сложности на любом уровне управления;

3. MS Office Project Server — серверный продукт, который используется для взаимодействия менеджеров проекта при управлении распределенными проектами;

4. MS Office Project WebAccess — веб-интерфейс MS Project, позволяющий участникам проектов получить доступ к проектной информации через Internet Explorer.

Функциональные возможности MS Project

Microsoft Project помогает легко планировать проекты и вести совместную работу. Microsoft Project систематизирует и отслеживает проекты с помощью единственной системы управления проектами, предназначенной для эффективного взаимодействия с другими приложениями и облачными службами Майкрософт. (рис.1).

Рис.1

Легко планирует проекты и управляет ими с помощью новейших шаблонов Project с сайта Office.com.

Отслеживает взаимное пересечение и связи заданий и определяет те из них, которые наиболее значимы для успеха проекта, с помощью новой функции выделения последовательности задач на диаграмме Ганта.

С помощью нескольких простых действий можно создать сайт проекта в среде Office 365 или SharePoint, чтобы оперативно обмениваться проектными данными с группой, оставаться на связи с участниками и поддерживать порядок.

Microsoft Project использует привлекательные готовые отчеты (например, отчет по выработке или обзор ресурсов) или создает собственные с помощью знакомого интерфейса в стиле Excel, чтобы быстро оценивать ход выполнения задач и эффективно взаимодействовать с участниками группы, руководителями и заинтересованными лицами.

Microsoft Project прогнозирует ожидаемые изменения с помощью дополнительных инструментов, таких как визуальный оптимизатор ресурсов, которые помогают обнаружить и устранить потенциальные проблемы, прежде чем они повлияют на расписание.

Microsoft Project позволяет пользоваться приложениями из нового магазина Office, которые дополняют функциональные возможности Project и помогают решать уникальные задачи организации и ее пользователей (рис.2); (рис.3).

Рис.2

Рис.3

Вместе с другими участниками проекта можно эффективно отслеживать его состояние и управлять изменениями.

Microsoft Project позволяет быстро распределять проектную информацию среди участников группы и получать предложенные ими изменения, находясь практически где угодно, с улучшенными функциями синхронизации списков задач между системой Project и средой Office 365 или SharePoint.

Возможность начинать беседы в режиме реального времени прямо из своего проекта благодаря новому уровню интеграции Project с Skype для бизнеса и Skype для бизнеса online.

Microsoft Project дает возможность воспользоваться новыми отчетами Project с рекомендациями от технических специалистов и пользоваться советами в блоге Projectдля систематизации и расстановки приоритетов с помощью последовательностей задач.

ИТ-специалистам: ознакомиться с техническими возможностями Project в облаке, посмотрев обзорный видеоролик о Project Online

Можно ознакомиться с историями успешного применения Project Online корпоративными клиентами, использующими новейшие облачные решения для управления портфелем проектов для достижения своих бизнес-целей под управлением Office 365.

Моделирование проектов в Microsoft Project 2010 позволяет:

1. составить план производства работ, включающий в себя:

a. сроки исполнения работ;

b. потребность в ресурсах (людях, механизмах, материалах);

c. необходимые затраты денежных средств;

2. рассчитать бюджет проекта и распределение запланированных затрат во времени;

3. рассчитать распределение во времени потребностей проекта в основных материалах и оборудовании;

4. определить оптимальный состав ресурсов (людей и механизмов) проекта и распределение во времени их плановой загрузки и количественного состава;

5. разработать оптимальную схему финансирования работ, поставок материалов и оборудования;

6. проанализировать риски и определить необходимые резервы для надежной реализации проекта;

7. обеспечить информационную и аналитическую поддержку для эффективного взаимодействия подразделений организации и других участников проекта;

8. эффективно контролировать исполнение составленного плана;

9. получать необходимую отчетность по проекту;

10. анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного, своевременно и обоснованно корректировать плановые показатели;

11. моделировать любые решения, например, о замене одних механизмов на другие, изменение схемы финансирования, изменение схемы поставок ключевого оборудования и др., а также анализировать их последствия для проекта на модели и принимать обоснованные управленческие решения;

12. вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах;

13. и многое другое.

Заключение

MS Project предоставляет различные возможности, которые помогут организации получить более совершенный контроль и видимость на протяжении всех проектов.

Это приводит к улучшенному процессу принятия решений и большему соответствию со стратегиями бизнеса. В свою очередь это увеличивает операционную эффективность.

Project помогает спланировать работу и эффективно управлять ресурсами. Он также позволяет эффективно общаться и сотрудничать. В дополнение, он помогает использовать существующие данные и предоставить быстрый доступ к информации.

Microsoft Project помогает провести серьезное предварительное обследование потребностей организации и специфики выполняемых проектов для принятия правильного решения.

Также немаловажна в Microsoft Project возможность анализировать и предсказывать риски. К сожалению, величина и возможность возникновения риска не поддается формальному описанию. Поэтому анализ рисков при планировании проекта заключается в поиске наиболее «узких», с точки зрения опыта менеджера, мест в плане и корректировке плана с целью минимизации их количества.

project управление несанкционированный корпоративный Список литературы

1. Бурков В. Н., Новиков Д. А. Как управлять проектами. М.: Синтег, 2011.

2. Васильев Д. К., Заложнев А. Ю., Новиков Д. А., Цветков А. В. Типовые решения в управлении проектами. М.: ИПУ РАН, 2003.

3.Грей Клиффорд Ф., Ларсон Эрик У. Управление проектами: Практическое руководство/ Пер. с англ. — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2009.

4.Ефремов В. С. Проектное управление: модели и методы принятия решений. http://www.cfin.ru/press/management/1998;6/11.shtml

5. Ипатов М. И., Туровец О. Г. Экономика, организация и планирование технической подготовки производства. М.: «Высшая школа», 2010.

6. Кочетков А. И., Никешин С. Н., Рудаков Ю. П. и др. Управление проектами (зарубежный опыт). СПб.: «Два Три», 2010.

7. Мазур И. И., Шапиро В. Д. и др. Управление проектами (справочник для профессионалов). М.: «Высшая школа», 2011.