Важной задачей организации бухгалтерского учета является обеспечение благоприятных условий для нормальной деятельности учетного персонала. Работа сотрудников бухгалтерии состоит из комплекса творческих, логических, вспомогательных и технических операций. Это, главным образом, интеллектуальная деятельность, требующая сосредоточенности, внимания, пунктуальности и аккуратности. Условия работы влияют на производительность труда и качество выполнения бухгалтерами своих обязанностей.
Для бухгалтерии необходимо отводить помещение в одном здании с дирекцией предприятия. В отдельных кабинетах размещаются сотрудники, непрерывно принимающие посетителей: главный бухгалтер, начальник расчетного отдела, кассир.
В последние годы, при проведении аудиторских проверок различных организаций, не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям.
В большинстве случаев такое ненормальное положение с учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильностью и неоднозначностью правил учета и составления отчетности, регулярными изменениями, вносимыми в руководящие документы, и мн. др.
Наряду с такими «объективными» причинами появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление которых зависит только от организации работы бухгалтерии и ее работников.
Приведем некоторые «субъективные» условия возникновения недостатков в учете.
Двойная проверка документов Это, прежде всего, невыполнение в большинстве организаций старого правила проверки документов, подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии.
Для проверки документа требуется значительно меньше времени, чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает.
Должностные обязанности бухгалтеров В организации должны быть четко прописаны и утверждены руководителем фирмы функции бухгалтерии и должностные обязанности каждого работника бухгалтерии. При этом следует исключать поручение дел, несвойственных бухгалтерии.
