Инструкция по делопроизводству на ГПО «Белэнерго» состоит из 5 разделов и 43 глав.
При характеристике состава реквизитов документов, создаваемых в ГПО «Белэнерго», нельзя не заметить некоторую хаотичность в их последовательности, что приводит к нарушению целостного восприятия данной темы. Кроме того, отсутствие описания отдельных реквизитов свидетельствует о недостаточности нормативного обеспечения.
В Инструкции ГПО «Белэнерго» детально прописан порядок создания и оформления организационно-распорядительных документов, а также служебных писем, протоколов, справок. Многие положения Типовой инструкции расширены в Инструкции ГПО «Белэнерго»: уточнены виды приказов, правила составления протоколов и пр.
Что касается организации документооборота в ГПО «Белэнерго», то данная тема раскрыта не в полной мере. Несмотря на выраженный акцент Инструкции на определения документооборота как движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, досконально рассмотрена лишь процедура обработки и распределения поступающих документов. Работа с внутренними документами, учет их количества, обработка отправляемых документов, — эти вопросы не затронуты в анализируемой Инструкции.
Технология регистрации, налаживание системы контроля исполнения документов отражены в достаточной степени.
Смущение вызывает несоответствие количества экземпляров номенклатуры дел (глава «Номенклатура дел»), выявленное в ходе анализа Инструкций. Налицо расхождения в сроках, структуре, составе реквизитов дел. Данное обстоятельство объясняется локальным характером действия Инструкции ГПО «Белэнерго», возможностью отхода от отдельных положений Типовой Инструкции.
Вопросы оперативного хранения, предархивной обработки, сдачи документов в архив подробно рассмотрены Инструкцией.
Инструкция в ГПО «Белэнерго» имеет очень логичное завершение главой «Анализ и обобщение обращений» .
Таким образом, анализ Инструкции по делопроизводству ГПО «Белэнерго» показывает, что подавляющее большинство положений идентично указаниям Типовой Инструкции. Многие пункты расширены, дополнены рекомендациями ГПО «Белэнерго». С другой стороны, налицо определенные расхождения, недочеты, несоответствия. Следует делать дальнейшие шаги в области совершенствования данного нормативного документа — Инструкции по делопроизводству ГПО «Белэнерго» .
