Организация презентаций. 
Презентация и ведение переговоров

Это, пожалуй, один из самых важных аспектов на который должен обратить внимание референт при подготовке к презентации.

План — это мощное визуальное средство подготовки презентации Визуально план придает презентации схематичность, точно так же планирование в рекламном бизнесе используется для целеполагания нового рекламного проекта.

Планирование имеет несколько преимуществ. Оно заставляет вас:

• * Организовывать идеи. План позволяет в любой момент получить представление о презентации. С его помощью легко оценить структуру и попытаться использовать новые подходы в повествовании.
• * Контролировать развитие. План показывает, как развивается презентация. Сразу же становится очевидным, что еще надо сделать.
• * Работать как единая команда. План обеспечивает единую задачу для команды. Его можно использовать для просмотра презентации по частям, можно разделить ответственность за подготовку различных частей презентации между членами команды, и быть уверенным, что эти части подойдут друг другу идеально.

Необходимо заранее продумывать всю презентацию! Основной принцип планирования гласит, что презентацию надо продумать заранее, постепенно выстраивая ее повествование. Докладчику не следует ждать до самого последнего момента, пока его не «озарит», в каком виде представить выводы. Для привлечения партнеров, клиентов, установления деловых отношений широкое распространение получили презентации. Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия и т. п. Очень важно, чтобы презентация была хорошо спланирована, поскольку гости воспринимают это мероприятие как «смотрины» компании. Организуя презентацию, заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее, чем за 4 дня до проведения), составляется программа. Презентации лучше всего проводить после обеда в 15−16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет. Персонал компании выступает в роли «хозяев». На груди у работников должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в этом случае собеседникам не надо усиленно вспоминать имена и отчества друг друга. Хозяева должны радушно встречать прибывающих гостей, представлять их руководителям компании, другим гостям. Если запланированные речи организаторов, гостей займут более 30 минут, то необходимо подумать о том, где рассадить гостей. Если помещение не позволяет рассадить всех приглашенных, тогда следует ограничить время выступлений. Обычно открывает презентацию и ведет ее один из руководителей фирмы. Он также представляет других руководителей. Затем, как правило, следует сообщение о деятельности предприятия, его перспективах.

Презентация — это тщательно спланированное действо, в котором есть точки подъема и спада эмоций. Не следует планировать самое важное событие презентации на ее конец. Эксперты считают, что «изюминку» презентации лучше провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие. Если презентация не представляет собой традиционный банкет, избегайте заказывать закуски, для которых требуются тарелки, ножи и вилки. Идеальный вариант — закуски, которые можно брать руками или салфеткой, разносимые на подносах официантами. Из напитков подойдут шампанское, пиво, вино или пунш; непременно закажите большое количество безалкогольных напитков. Ведь это, в конце концов, не свадьба, а деловое мероприятие. Если раньше при проведении презентаций основное внимание уделялось процессу угощения и создания хорошего настроения, то сегодня организаторы в первую очередь стремятся донести до приглашенных полную информацию о компании и наладить диалог с потенциальными клиентами. Размер помещения должен соответствовать числу приглашенных. Если вы планируете застолье, то знайте, что служащие ресторанов имеют тенденцию накрывать в таких случаях больше столов, чем нужно, а это не в ваших интересах: пустые места за столами создадут впечатление неудавшейся презентации. Пусть лучше накроют столов меньше, но вы должны заранее определить, где в случае необходимости можно будет быстро накрыть дополнительный стол. Если все же гостей окажется меньше, чем вы ожидали, попросите немедленно убрать лишние столы.