Определение ценности документов и документной информации

Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков их хранения. Экспертиза ценности документов в организации проводится при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК.

Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем Отбор документов для постоянного хранения проводится на основе перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.