Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте автоматизированной системы является:

• · для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки (формы входных документов прихода приведены в приложении). Эти документы необходимы для учета поступления товара на склад от поставщиков, а также для учета излишков, возникающих на складе.
• · Для отражения расходных документов: товарно-транспортная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки. Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.

Для оформления операций заготовки и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы.

Все данные по оперативной входной информации заносятся в компьютер с помощью специально разработанных форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

На основании первичных данных можно распечатать приходные накладные, товарные накладные, счет-фактуры и акт списания товара.

Данная входная информация позволяет формировать итоговые таблицы «Остатки» и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты.

Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

К постоянной информации относится информация, хранящаяся в следующих справочниках:

• 1. Справочник товаров.
• 2. Справочник поставщиков.
• 3. Справочник клиентов.

Основными функциями Справочников являются:

• · обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;
• · декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;
• · хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;
• · оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

Как правило, работа с любой задачей начинается с заполнения справочников. В дальнейшем по мере работы с программой справочники также пополняются и изменяются.

Справочник товаров.

Экранная форма данного справочника представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 Справочник товаров.

В данном справочнике хранится:

• — Наименование товара;
• — Единица измерения;
• — Цена последней закупки.

При нажатии кнопки «Добавить» в справочник добавляется новый товар. Кнопка «Удалить запись» удаляет из справочника уже ненужную или неправильно введенную запись.

Добавление нового товара.

Рисунок 6 Добавление нового товара.

Заполнив поля и нажав кнопки «ОК» мы внесем новый товар в справочник товаров.

Справочник клиентов.

Назначение управляющих элементов на экранной форме «Клиенты»:

Переход в начало списка.

Переход в конец списка Переход к предыдущей строке Переход к следующей строке Добавление новой записи Изменения, внесенные в текущую запись, записываются в файл данных.

Отменить внесенные изменения Записывает внесенные в файл изменения.

Добавление новой организации.

Рисунок 8 Добавление новой организации.

При удалении записи появляется диалоговое окно с подтверждением:

Рисунок 9 Подтверждение.

Поступление нового товара.

Рисунок 10 Поступление товара.

Реализация товара.

Рисунок 11 Реализация товара.

Форма заполнения Счет — фактуры.

Рисунок 12 Заполнение Счет-фактуры.

Кнопка открывает соответствующие справочники.

Кнопка «Печать» распечатывает документы.