Документирование хозяйственных операций

Документация — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Первичные документы обеспечивают бух. учету сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности организации.

Классификация документов:

1. По назначению — а) распорядительные — они содержат распоряжения (задания) на совершение определенных действий, б) оправдательные (исполнительные) — ими оформляют уже произведенные (осуществленные) операции, т. е. они подтверждают факт свершения хозяйственных операций (акт приемки материалов; акт приемки-передачи материальных средств; квитанция к приходно-кассовому ордеру). в) комбинированные — они сочетают в себе признаки и распорядительных, и оправдательных документов (расходно-кассовый ордер; авансовый отчет; требование на отпуск материалов со склада).

Также к комбинированным документам относятся документы бухгалтерского оформления (не типовые, а создаются аппаратами бухгалтера). Сами по себе комбинированные документы самостоятельного значения не имеют.

• 2. По способу отражения операции — а) первичные — непосредственно оформляют хозяйственные операции в момент их совершения или сразу после их совершения, б) сводные — отражают операции уже зафиксированные в первичных документах, и составляются они на основе обобщения информации первичных документов (различные ведомости).
• 3. По степени охвата хоз. операций — а) разовые — ими оформляют одну или несколько хоз. операций, записыв. в документ одновременно. Сразу же после их составления делаются бухгалтерские записи (кассовые ордера; различные акты), б) накопительные — они составляются постепенно на протяжение определенного периода (дня, месяца и т. д.) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечение установленного периода и передаются в бухгалтерию для отражения бухгалтерских записей (лимитная карта).
• 4. По количеству учетных записей — а) однострочные. б) многострочные.

Для придания юридической силы первичным документам они должны иметь обязательные реквизиты:

а) наименование организации; б) наименование документа, его номер; в) дата составления; г) содержание хозяйственной операции д) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Документы, оформляющие прием материальных и денежных средств, должны подписываться лицами: получившие, выдавшие, руководителем, главным бухгалтером.

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах:

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Порядок проверки и обработки документов в бухгалтерии:

• 1. Визуальная проверка;
• 2. Арифметическая проверка;
• 3. Проверка по существу — предполагает целесообразность и законность операции, оформленной данным документом.

Проверенные документы подвергаются бухгалтерией учетной обработке:

1. Таксировке; 2. Группировке; 3. Бухгалтерской проверки.