Примерный план работы предприятия по упорядочению документооборота

Примерный план работы предприятия по приведению в соответствие с требованиями законодательства существующих на предприятии схем документооборота и применение форм первичных документов и учетных регистров может быть следующим.

Подготовка, издание и доведение до персонала предприятия распоряжения руководителей предприятия о проведении мероприятий по внедрению единой системы документооборота.

Ознакомление административно-управленческого персонала предприятия с требованиями российского законодательства в сфере документального оформления хозяйственных операций.

Составление (или анализ имеющейся) организационно-функциональной структуры предприятия.

Установление функциональной и линейной подчиненности подразделений предприятия.

Анализ существующих положений (регламентов) о подразделениях на предмет их соответствия фактическому положению дел, внесение изменений в эти положения или их разработка в случае отсутствия.

Составление схем существующих информационных потоков и схем документооборота на предприятии.

Анализ информационных потоков и схем документооборота на предмет выявления дублирующих потоков информации или недостающих информационных связей.

Сбор, систематизация и анализ применяемых в настоящее время на предприятии форм первичных документов.

Установление принадлежности (сопоставление) применяемых форм документов соответствующим разделам бухгалтерского (управленческого, финансового, налогового) учета.

Сопоставление применяемых форм первичных документов формам, предусмотренным нормативными документами.

Внесение дополнительных (недостающих) реквизитов в применяемые формы первичных документов или введение в делопроизводство недостающих форм документов.

Составление, утверждение и доведение до персонала как элемента учетной политики единого для всех филиалов и структурных подразделений предприятия альбома унифицированных форм первичных документов, а в случае необходимости — инструкций по применению этих форм.

Составление и доведение до персонала графиков документооборота на основе унифицированных форм первичных документов.

Корректировка имеющихся на предприятиях (или разработка новых) должностных инструкций для персонала, отвечающего за составление, обработку и контроль прохождения (принятия к учету) первичных документов.

Организация и проведение ознакомительных семинаров для персонала филиалов и структурных подразделений предприятия.

Контроль применения унифицированных форм первичных документов и соблюдение графиков документооборота.

Сбор и анализ информации о возможных нарушениях, искажениях и ошибках.

Принятие соответствующих решений о внесение изменений (дополнений) в действующую схему документооборота, должностные инструкции для персонала, прочую организационно-распорядительную документацию.

При организации движения первичных документов на предприятии можно пользоваться:

Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105;

Решением Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» от 27 июня 1996 г., в соответствии с которым увеличен обязательный минимальный срок хранения бухгалтерских документов до 5 лет;

Государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТР 6.30−97), введенным с 1 июля 1998 г.

Указанный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), которые фиксируют административные и организационные решения, а также на вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятия.

Данный стандарт устанавливает:

• — состав реквизитов документов;
• — требования к оформлению реквизитов документов;
• — требования к бланкам и оформлению документов;
• — требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.