Проектирование информационной системы в ресторане «Гагаринский»

Курсовой проект

Проектирование информационной системы в ресторане «Гагаринский»

автоматизация программный бухгалтерский ресторан

Бурное развитие сетей общественного питания породило целое направление автоматизации — автоматизация общественного питания. Наиболее часто встречающимся решением сети общественного питания является кафе (ресторан).

Особенностью направления автоматизации кафе (ресторана), является тот факт, что вне зависимости от размеров кафе, задачи автоматизации стоят с одинаковым уровнем приоритета.

Для владельца кафе (ресторана) принципиально знать помимо стандартных учетных задач, сколько людей приходит к нему в какой день недели, какие блюда пользуются наибольшим спросом, в какую смену выручка идет больше, как распределяются «востребованные» и «невостребованные» столы в зале, кто из официантов приносит большую выручку и целый ряд другой не менее принципиальной информации. Оперативно управляя этой информацией можно настроить сложный механизм работы оптимальным образом, достигая максимальной выручки для каждого дня.

Что дает автоматизация ресторана:

* Оптимизация товарного производственного бухгалтерского учета

* Резкое снижение количества ошибок персонала

* Лучшее распределение временных ресурсов

* Оптимизация условий и качества всех выполняемых работ

* Отсутствие ошибок в работе персонала

* Автоматизация основных рабочих мест (кассир, официант, бармен, кухни, менеджера, администратора)

* Полный отчет в реальном времени какие столы заняты, свободны, кто и что заказал, сколько уже оплачено, сколько еще должны, и т. д.

* Планирование смен

* Отчетность по эффективности всех сотрудников

Целью курсового проекта является применение накопленный в процессе обучения теоретических знаний на практике, а именно: автоматизация ресторана «Гагаринский».

Для достижения цели, мною были поставлены следующие задачи:

1. изучение объекта исследования;

2. анализ программных продуктов предлагаемых на рынке информационных услуг;

3. формирование требований к автоматизации ресторана;

4. выбор программного продукта для автоматизации отделов ресторана;

5. выделение бизнес-процессов в одном из отделов для наглядного представления процесса автоматизации;

6. автоматизация ресторана.

1. Теоретическая часть

1.1 Общая характеристика ресторана «Гагаринский»

Ресторан «Гагаринский» располагается по адресу: Московская область, г. Клин, ул. Гагарина, 35. Режим работы с 11.00 до 00.00. Рассчитан на 80 мест.

«Гагаринский» является обществом с ограниченной ответственностью. Общество с ограниченной ответственностью является разновидностью объединения капиталов, не требующего личного участия своих членов в делах общества. Характерными признаками этой коммерческой организации являются деление ее уставного капитала на доли участников и отсутствие ответственности последних по долгам общества. Имущество общества, включая уставный капитал, принадлежит на праве собственности ему самому как юридическому лицу и не образует объекта долевой собственности участников.

Ресторан является предприятием с полным производственным циклом, на котором выполняются все стадии технологического процесса приготовления пищи, организуются универсальные рабочие места, характерные для бесцеховой структуры предприятия.

В Ресторане применяется метод индивидуального обслуживания посетителей официантами.

В ресторане приготовляются и реализуются для потребления на месте горячие и холодные блюда, блюда и кулинарные изделия, холодные и горячие напитки, а также реализуются некоторые покупные товары. Оплата отпущенной продукции производится за наличный расчёт по счёту и пластиковыми карточками, предъявленному посетителю официантом. Расчёт посетителей с барменом производится за наличный расчет без оформления через контрольно-кассовый аппарат. Расчёт с официантом производится по счёту, предъявленному посетителю.

Для производства продукции или выполнения той или иной стадии технологического процесса на предприятии организуют следующие цеха:

· заготовочные (овощной, мясо-рыбный);

· доготовочные (горячий, холодный);

· специализированный (кондитерский).

В каждом цехе организуются технологические линии. Технологической линией называется участок производства, оснащённый необходимым оборудованием для определённого технологического процесса. Кроме цехов на производстве имеются вспомогательные помещения: моечная столовой посуды, моечная и кладовая тары и т. д.

Соотношение отдельных подразделений предприятия (цехов, отделений, вспомогательных помещений) определяют структуру производства. На данном предприятии установлена бесцеховая структура, при которой для разграничения различных технологических процессов по видам обрабатываемого сырья и способам кулинарной обработки цеха выделяются условно.

Важным фактором успешной работы цехов является правильная организация рабочих мест. На предприятии с бесцеховой структурой производства организуются универсальные рабочие места, где осуществляется несколько неоднородных технологических операций. В каждом производственном цехе организуют несколько рабочих мест, расположенных по ходу технологического процесса. Каждое рабочее место должно быть обеспечено достаточным количеством инструментов, инвентаря и посуды. Посуду и инвентарь подбирают в соответствии с нормами оснащения.

Персонал предприятия представлен в таблице 1.

Таблица 1. Персонал ресторана «Гагаринский»

Структура управления рестораном представлена на схеме 1.

Схема 1. Структура управления рестораном «Гагаринский»

Основные задачи — делать все возможное, чтобы доставить удовольствие гостям, повышать уровень персонала, перевыполнять задачи, поставленные инвесторами.

Главная задача — делать все, чтобы гость получил от еды удовольствие, и чтобы у него появлялось желание возвращаться в ресторан снова и снова.

1.2 Анализ программных продуктов

Для автоматизации кафе на сегодняшний день разработано огромное множество программных продуктов. Все они разработаны для упрощения работы персонала, сокращения времени обслуживания посетителей и для постоянного контроля над процессом работы.

В системах автоматизации встречаются следующие программные продукты:

Bon Appetit — отраслевая программа, расширяющая возможности Bon Commerce, решающая задачи автоматизации фирм и предприятий, относящихся к сфере HoReCa (рестораны, кафе, бары, места общественного питания в торговых, развлекательных центрах и т. д.).

Позволяет подключение торгового оборудования. Комплексность. Не требуется приобретения дополнительных программных продуктов для ведения учета. Весь учет в одной программе: от автоматизированного рабочего места (АРМ) официанта до построения управленческого баланса. Ведение on-line учета. Является открытой системой, с возможностью быстрой настройки под специфику предприятия.

Программа FastCalc 5.0 предназначена для автоматизации учета деятельности ресторанов, кафе, производственных и кондитерских цехов и других предприятий общественного питания.

Программа оказывает помощь в выполнении многих функций, выполняемых разными сотрудниками предприятия общественного питания — технологами, поварами, заведующими производством и калькуляторами.

В программе реализована печать:

*различных настраиваемых меню (на весь день, на завтрак, обед, ужин, специальное, комплексный обед, совмещенное),

*печать счет-заказов для специальных меню (для заказных вечеров, свадеб и т. д.),

*формирование наряд — заказов, требований на склад для кондитерских цехов,

*учет сезонности продуктов,

*использование замен продуктов,

*расчет цен на блюда с неограниченным количеством наценок,

*ведение архива калькуляционных карточек, учет в стоимости продуктов торговой надбавки, НДС, наценки, налога на продажу,

*учет влажности муки и веса яиц при расчете.

Конфигурация «ШТРИХ-М: Управление общепитом 2.0» предназначена для организации управленческого, бухгалтерского и налогового учёта на предприятиях общественного питания: в ресторанах различного формата, кафе, барах, предприятиях быстрого обслуживания (бистро), столовых, цехах по производству полуфабрикатов и т. д.

«ШТРИХ-М: Управление общепитом 2.0» разработана на платформе «1С: Предприятие 8.2» и может использоваться как с однопользовательской, так и с сетевой версией платформы.

Функциональные возможности:

*Бухгалтерский, налоговый и оперативный учет деятельности предприятия общепита

*Партионный учет номенклатуры

*Учет по нескольким юридическим лицам (много фирменный учет)

*Составление технологических и калькуляционных карт

*Расчет показателей калорийности и энергетической ценности

*Покупка номенклатуры, перемещения номенклатуры (товаров и блюд) между складами

*Разделка номенклатуры в соответствии с заданными пропорциями, по технологической карте или произвольная разделка

*Планирование производства

*Расчет потребностей в продуктах

*Производство и продажа блюд, товаров и услуг

*Работа с заменами ингредиентов

*Возможность вручную откорректировать состав блюд при производстве

*Автоматический ввод документов производства, на основании данных о продажах

*Составление и ведение списков меню

*Развитая система ценообразования

*Составление схем скидок, списка платежных и дисконтных карт, списков кассиров и сотрудников и т. д.

*Учет расхода специй и списание их в конце отчетного периода

*Проведение инвентаризации на складах с составлением необходимых документов. Оприходование излишков. Списание недостачи

*Развитая система отчетов на основе Системы компоновки данных, позволяющая легко модифицировать отчеты и создавать собственные

*Поддержка унифицированных печатных форм принятых в общественном питании.

Данное программное обеспечение является самодостаточное бюджетное решение, позволяющее организовать количественный учёт продаж и контроль действий персонала предприятия без таких дорогостоящих компонентов, как персональный компьютер и кассовое программное обеспечение, и даже, при желании, без товар учетной системы. Поэтому для автоматизации кафе я выбираю данное программное обеспечение.

1.3 Требования к системе автоматизации ресторана

Автоматизация кафе, особенно если речь идет о небольшом заведении, выдвигает одним из главных требований при выборе системы управления — низкую стоимость решения при сохранении необходимых функциональных возможностей. Одним из главных условий эффективной работы таких предприятий является высокая скорость обслуживания, для этого кассовая система должна иметь удобный интерфейс, который позволит кассиру максимально быстро выполнять операции и не допускать появления очередей. Кроме того, очень важен контроль злоупотреблений со стороны персонала. Естественно не стоит забывать о привлечении клиентов с помощью всевозможных маркетинговых акций.

Таким образом, основные требования к системе автоматизации можно сформулировать так:

1. Максимально возможная скорость обслуживания посетителей.

2. Организовать надежный учет товарных остатков.

3. Обеспечить гибкое управление маркетинговыми акциями (скидками и бонусами).

4. Обеспечить прием оплаты в разных видах, в том числе банковскими картами.

5. Простота обучения, обслуживания и работы.

6. Низкая стоимость решения.

1.4 Программы для учета продаж

Фронт-офис — (Front ofice) — программы для учета продаж. Такие программы устанавливаются на рабочие места кассиров. Специализированное решение для предприятий общепита, обладающее широкими функциональными возможностями.

Конфигурация «ШТРИХ-М: Ресторан Front Office» позволяет решать задачу автоматизации рабочих места официанта, бармена, кассира, администратора на предприятиях общественного питания.

К основным возможностям конфигурации можно отнести следующее:

* Ввод новых и редактирование текущих заказов

* Распределение заказов — на кухню, в бар и т. д. — с автоматической печать на принтере

* Печать счета (предчека) для клиента

* Закрытие заказа с регистрацией на ККМ

* Гибкая система настройки и применения скидок / надбавок: система позволяет использовать ручные, фиксированные, автоматические, накопительные скидки / надбавки как на позицию, так и на сумму чека

* Получение различной информации о работе предприятия и сотрудников в форме отчётов

* Гибкая настройка прав сотрудников

* Поддержка работы с сенсорным экраном (Touch Screen)

* Поддержка работы с внешней автоматизированной системой товароучета (АСТУ)

* Оплата чека несколькими типами платежных средств

* Работа с весовыми товарами (масса и код закодированы в ШК)

Автоматизация работы официанта

Как правило, кафе или ресторан небольшого формата останавливается на одной рабочей станции кассира, которую используют не только кассиры и бармены, но также официанты, принимающие заказ. Но в случае более сложной структуры, наличия нескольких залов или большой площади заведения используются станции официанта. По сути, это решение идентично рабочему месту кассира, кроме ряда моментов: на станции официанта есть возможность работы с заказом (создавать, редактировать, переносить), возможность печати предварительных чеков, но нет возможности рассчитывать посетителей. По этой причине в состав оборудования рабочего места официанта входят:

· POS-терминал;

· Принтер рулонной или подкладной печати;

· Источник бесперебойного питания и фильтры;

· Программное обеспечение.

О POS-терминалах и бесперебойниках сказано выше, они ничем не отличаются от оборудования для автоматизации рабочего места кассира.

Принтер, входящий в состав станции официанта, служит для печати предварительных чеков (их называют пречеками или счетами) заказа. Принтеры для печати пречеков бывают 2-х основных видов: рулонные принтера и принтера подкладной печати. Рулонный принтер — обычный термопринтер, чаще всего рассчитанный на 80-миллиметровую термоленту. Принтер подкладных документов печатает по матричной технологии (с помощью картриджей) на специальные бланки, изготовленные типографским способом. Обычно на эти бланки наносят логотип ресторана и прочую дополнительную информацию.

Терминалы TouchScreen

Этот вид терминалов является современным высокотехнологичным оборудованием.

Все особенности работы на предприятиях общественного питания учтены при разработке данного терминала — это защита от повреждений (влаги, пыли, высоких температур), жидкокристаллический монитор с ресурсом в 5 раз выше традиционных мониторов, низкое энергопотребление, компактность, бесшумность, возможность подключения различной периферии. Ввод заказа в систему совершается путем прикосновения пальца к экрану — это значительно сокращает время проводимого действия, что особенно важно в кафе с большой проходимостью. Название TouchScreen («тачскрин») в переводе означает «считывание прикосновением».

Терминал VariPos 715

Сенсорный моноблочный POS терминал для автоматизации магазинов и ресторанов в качестве кассовой или официантской станции. Терминал обладает элегантным дизайном и абсолютно плоским экраном.

Программное обеспечение «ШТРИХ-М: Официант»

«ШТРИХ-М: Официант» предназначен для автоматизации рабочих мест официантов, барменов и кассиров предприятий общественного питания (Рестораны, кафе, бары, развлекательные клубы, столовые и т. д.)

Особенности программы «ШТРИХ-М: официант» обладает возможностью настраивания окна режима регистрации с помощью функции «Drag & Drop» и быстрого перехода по меню. Программа оптимизирована для максимально быстрой работы в условиях номенклатуры предприятий общественного питания. В «ШТРИХ-М: Официант» реализована поддержка формирования комплексных обедов (бизнес-ланчей) и составных позиций (комплектов).

Функциональные возможности:

*Различные виды регистрации товара. По коду товара, по штрих-коду товара, при помощи «горячих» клавиш, с помощью визуального выбора из списка товаров, по свободной цене, а также регистрация возврата (в том числе по номеру чека продажи) и регистрация товаров в разные секции.

*Гибкая система настройки и применения скидок / надбавок. Ручные, фиксированные, автоматические, скидки / надбавки на позицию, скидки / надбавки на сумму чека, возможность объединения нескольких скидок на чек и на покупку, накопительные скидки по дисконтным картам, бонусная система скидок, возможность назначать специальные цены на товары, функции ограничения максимальной величины скидки.

*Операции с открытым и закрытым чеками. Повтор указанной позиции в чеке, сторнирование товара до закрытия чека, возврат товара в чеке продажи, отмена любого чека до его закрытия, объединение позиций чека с одинаковым товаром и т. д.

*Механизм работы с отчетами. Снятие отчета с гашением, снятие отчета без гашения, снятие расширенного отчета.

*Работа с кассой. Внесение денег в кассу, выплата денег из кассы, получение информации о сумме денег в денежном ящике.

*Поддержка работы с внешней АСТУ. Загрузка справочника товаров и автоматических скидок из внешней АСТУ, выгрузка отчета о продажах для АСТУ.

*Поддержка работы с широким спектром торгового оборудования: сканеры штрих-кода, электронные весы, ридеры магнитных карт, фискальные регистраторы, Дисплеи покупателя, Терминалы сбора данных, специализированная клавиатура.

*Работа с платежными системами для приема кредитных карт.

*Оплата чека несколькими типами платежных средств.

*Поддержка системы «Социальная Карта москвича».

*Работа с весовыми и ценовыми штрих-кодами.

*Работа с двухмерными штрих-кодами.

*Функции просмотра товаров и карт.

*Учет налогов по различным ставкам (в том числе и комбинированным).

*Блокировка рабочего места кассира как ручная, так и автоматическая.

*Возможность работы с несколькими валютами.

*Возможность оплаты услуг операторов связи.

Автоматизация работы бармена / кассира

Самым главным объектом автоматизации в кафе или ресторане является точка расчета, то есть рабочее место (терминал, узел, называйте как вам удобно), где будут рассчитывать ваших посетителей. Обычно данную точку называют «Рабочее место бармена / кассира». Главная задача, которая стоит перед этим рабочим местом — произвести расчет клиента, взяв с него денег и выдав ему чек.

Оборудование для автоматизации работы:

· POS-терминал;

· Фискальный регистратор или кассовый аппарат;

· Источник бесперебойного питания и фильтры;

· Программное обеспечение.

POS-терминал — это, набор оборудования, состоящий из компьютера, монитора, считывателя магнитных карт, возможно, клавиатуры. На данный момент, распространены 2 варианта исполнения подобных терминалов: сенсорный терминал и клавиатурный.

Первый вариант сейчас самый распространенный: в роли POS-терминала выступает готовый моноблок с сенсорным экраном и считывателем (все это в едином исполнении без лишних проводов и кабелей питания), на котором персонал оперативно проводит все манипуляции с заказом клиента.

Второй вариант — это набор из компьютера (обычно в специальном маленьком корпусе), обыкновенного монитора и программируемой клавиатуры. На данный момент клавиатурные POS-терминалы потеряли актуальность, разница с сенсорным решением отличается на 10−15 тысяч рублей, но в нагрузку вы получаете медленную скорость работы персонала, множество проводов и кабелей, отключение каждого из которых чревато отказом всей станции, и не очень эстетичный комплект железок в своем заведении. Единственный формат, который полностью оправдывает клавиатурный POS-терминал — это заведения класса «fastfood», когда у вас небольшой ассортимент меню (его можно легко привязать к программируемым клавишам клавиатуры) и вы не создаете столиков, визитов, а продаете позиции, как в супермаркете, отдал заказ, получил деньги (примером таких заведений выступают Subway, Ростикс, Сбарро).

Следующее оборудование для автоматизации — это фискальный регистратор или кассовый аппарат. Вариантов тут тоже несколько. Фискальный регистратор — это по сути, тот же самый кассовый аппарат, который подключен к POS-терминалу и может автоматически (из программы) печатать фискальные чеки. При выборе фискального регистратора нужно иметь в виду ширину ленты в 57 или 80 миллиметров (чеки и отчеты, напечатанные на 57-й ленте крайне тяжело читать).

В случае использования кассового аппарата, вам понадобится обязательно, установить принтер рулонной или подкладной печати для POS-терминала (чтобы программа могла распечатать чек с детализацией заказа), после чего кассир вручную пробивает сумму чека по кассовому аппарату. Такая схема получается немного дешевле, но все эти манипуляции отнимают много времени у персонала, а значит сказываются на скорости и качестве обслуживания посетителей.

Кроме того, и для кассового аппарата, и для фискального регистратора понадобится денежный ящик. Нужно лишь выбрать, будет он автоматический или нет, а также количество секций под купюры и монеты.

Третий элемент рабочего места кассира — источник бесперебойного питания. Не смотря на кажущуюся надежность электрообеспечения, включившийся холодильник или электропечь может легко вывести из строя фискальный регистратор или моноблок, а быстро поменять контрольно-кассовую технику (которая снимается и ставится на учет в налоговую инспекцию, в рабочее время и только по будням) вряд ли получится.

Программное обеспечение ШТРИХ-М: Бармен «ШТРИХ-М: Бармен» предназначен для автоматизации рабочих мест барменов и кассиров предприятий форматов: бар, фаст-фуд, столовая.

Особенности программы «ШТРИХ-М: Бармен» обладает возможностью настраивания окна режима регистрации с помощью функции «Drag & Drop» и быстрого перехода по меню. Программа оптимизирована для максимально быстрой работы в условиях номенклатуры предприятий общественного питания. В «ШТРИХ-М: Бармен» реализована поддержка формирования комплексных обедов (бизнес-ланчей) и составных позиций (комплектов).

Функциональные возможности:

*Различные виды регистрации товара. По коду товара, по штрих-коду товара, при помощи «горячих» клавиш, с помощью визуального выбора из списка товаров, по свободной цене, а также регистрация возврата (в том числе по номеру чека продажи) и регистрация товаров в разные секции.

*Гибкая система настройки и применения скидок / надбавок. Ручные, фиксированные, автоматические, скидки / надбавки на позицию, скидки / надбавки на сумму чека, возможность объединения нескольких скидок на чек и на покупку, накопительные скидки по дисконтным картам, бонусная система скидок, возможность назначать специальные цены на товары, функции ограничения максимальной величины скидки.

*Операции с открытым и закрытым чеками. Повтор указанной позиции в чеке, сторнирование товара до закрытия чека, возврат товара в чеке продажи, отмена любого чека до его закрытия, объединение позиций чека с одинаковым товаром и т. д.

*Механизм работы с отчетами. Снятие отчета с гашением, снятие отчета без гашения, снятие расширенного отчета.

*Работа с кассой. Внесение денег в кассу, выплата денег из кассы, получение информации о сумме денег в денежном ящике.

*Поддержка работы с внешней АСТУ. Загрузка справочника товаров и автоматических скидок из внешней АСТУ, выгрузка отчета о продажах для АСТУ.

*Поддержка работы с широким спектром торгового оборудования: сканеры штрих-кода, электронные весы, ридеры магнитных карт, фискальные регистраторы, Дисплеи покупателя, Терминалы сбора данных, специализированная клавиатура.

*Работа с платежными системами для приема кредитных карт.

*Оплата чека несколькими типами платежных средств.

*Поддержка системы «Социальная Карта москвича».

*Работа с весовыми и ценовыми штрих-кодами.

*Работа с двухмерными штрих-кодами.

*Функции просмотра товаров и карт.

*Учет налогов по различным ставкам (в том числе и комбинированным).

*Блокировка рабочего места кассира как ручная, так и автоматическая.

*Возможность работы с несколькими валютами.

*Возможность оплаты услуг операторов связи.

Автоматизация работы кухни

Принтеры заказов (или «заказок») — это принтеры которые располагаются в цехах производства предприятий HoReCa. Используются они для автоматического оповещения персонала о необходимости приступить к изготовлению блюд, заказанных посетителями.

Например, в вашем ресторане есть 3 цеха: холодный, горячий и бар. Клиент, за столиком № 3 заказывает: солянку, салат «Цезарь», 300 грамм водки и бокал пива. После того, как официант вводит и сохраняет заказ, на принтере холодного цеха печатается «заказка» следующего содержания: «Стол № 3, салат „Цезарь“ — 1 шт.», на принтере горячего цеха: «Стол № 3, солянка», на принтере бара: «Стол № 3, водка — 300 грамм, бокал пива». Повара и бармены, увидев заказку (а для того, чтобы они обратили внимание на то, что она напечаталась, можно снабдить принтера специальными кухонными звонками) сразу приступают к приготовлению блюд, таким образом контролируется, что заказ поступил на кухню и повышается оперативность обслуживания.

Обычно роль принтера заказов выполняют рулонные принтеры с термолентой 80 миллиметров, так как на широкой ленте заказ печатается в компактном виде и удобно читаем. Кроме размера ленты, необходимо учитывать интерфейс принтера, обычно они бывают 2-х видов: RS-232 и Ethernet. При выборе данного вида принтера необходимо учитывать размер кабеля, соединяющий принтер с рабочей станцией либо коммутатором. Из общих рекомендаций хотелось бы отметить, что длина проложенного кабеля от рабочей станции кассира или официанта до принтера в случае использования принтера с интерфейсом RS-232 не должна превышать 15 метров, в случае использования интерфейса Ethernet — 100 метров.

Kitchen Display System (KDS) или «Дисплей повара»

Данная система используется в ресторанах для повышения оперативности выполнения заказов и контроля приготовления блюд. Данная система может быть использована как замена принтеров заказа на кухне или дополнять принтера. Система работает следующим образом: после пробития заказа, тот печатается не только на принтерах, но и отображается на специальном мониторе повара. На данном мониторе отображается, какие блюда необходимо готовить и в какой заказ собирать, также отображается, сколько времени уже прошло с момента заказа, сообщать официанту, что заказ готов и прочее. Система KDS позволяет ускорить время работы кухни, оперативно отслеживать время выполнения заказов, анализировать работу поваров и официантов. Система по умолчанию включает в себя следующие элементы:

*Дисплей повара;

*Дисплей официанта.

Под дисплеем повара подразумевается рабочая станция (с сенсорным экраном или специальной клавиатурой). Интерфейс данной станции предоставляет информацию о заказанных блюдах, позволяет отмечать приготовленные блюда и сообщать об этом официантам.

Дисплей официанта — это тоже рабочая станция, которая позволяет просматривать заказы уже приготовленные кухней, и отмечать, что этот заказ официант уже забрал. Также систему можно дополнить средствами связи с официантами (например, пейджинговой системой).

Все эти средства позволяют оценить: сколько времени готовится то или иное блюдо, как быстро работает кухня, как быстро официант забирает заказ, как долго, в принципе, ожидают своих заказов ваши клиенты. Система KDS приобретается не на отдельные рабочие станции, а в целом на кафе или ресторан.

Система подсчета посетителей

Системы подсчета посетителей (или счетчики посетителей) необходимы везде, где от количества посещений предприятия зависит его доход. Подробная статистика посещений, получаемая с помощью этих систем подсчета посетителей, позволяет определить наиболее посещаемые дни недели, количество посетителей в праздничные и будние дни, основываясь на совокупности всех данных — выявить закономерности, способствующие повышению популярности. Подсчет посетителей также дает возможность найти и устранить многие факторы, способствующие снижению спроса на услуги предприятия.

Системы подсчета числа посетителей используются в магазинах, торговых залах, выставочных центрах, кафе, ресторанах и т. д.

Счетчики позволяют оценить динамику и сезонность посещаемости, за определенный период (день, месяц, год и т. д.), что, во-первых, помогает определить оптимальное количество товарных запасов и ассортимента завозимой продукции и, во-вторых, количество персонала в торговом зале. Системы подсчета посетителей — это незаменимый помощник в оценке эффективности проведенных рекламных кампаний и промо-акций.

Счетчики посетителей дают ряд преимуществ основанных на дополнительном источнике информации:

* подробная статистика посещаемости предприятия (косвенно можно отслеживать успешность работы близких конкурентов)

* планирование стратегии роста предприятия на основании данных о динамике посещаемости;

* более точные расчеты параметров проводимых акций (например, рекламных);

* косвенная оценка эффективности проводимых мероприятий.

Системы подсчёта посетителей CountMax® — это мощный аналитический программно-аппаратный комплекс, чья задача — предоставить клиенту подробнейшие данные о его посещаемости, дать ему в руки инструмент для принятия управленческих решений на основе системы подсчета посетителей.

Аппаратная часть системы подсчета посетителей CountMax® — это датчики и контроллеры. Датчики постоянно ведут подсчёт посетителей и устанавливаются в местах прохождения их потоков — на входах, выходах, переходах, у эскалаторов и т. п.

Задача контроллеров — сохранять полученные данные о посещаемости, а по запросу передавать их в ПК. Контроллер — это гарант сохранности ваших данных, даже если вдруг отключат свет. Каждый контроллер хранит данные до 1,5 лет.

Как правило, контроллер помещается в один корпус с датчиками.

Программная часть системы подсчета посетителей CountMax® — это мощное аналитическое программное обеспечение. Его задача — выгрузить данные в компьютер и обработать их. Функции ПО CountMax® позволяют проверять данные на корректность, восстанавливать их в случае утери, создавать удобные для восприятия аналитические отчеты.

1.5 Товары для товароучета

Back Office — программы для товароучета (Приход, расход, списание товаров, проведение инвентаризации и т. д.).

Конфигурация «ШТРИХ-М: Ресторан Back Office» решает задачу автоматизации рабочего места товароведа, бухгалтера и технолога предприятия общественного питания. «ШТРИХ-М: Ресторан Back Office» позволяет выполнить автоматизацию с использованием различного торгового оборудования.

Функциональные возможности «ШТРИХ-М: Ресторан Back Office»:

* Партионный учет остатков товаров на складах предприятия и в торговых залах:

— по каждому складу ведется учет остатков и стоимости товаров в закупочных и розничных ценах

— списание товаров при продаже выполняется по одному из методов FIFO, LIFO, по среднему в зависимости от настроек конфигурации

* Контроль сроков реализации товаров

* Контроль минимальных остатков товаров на складах

* Контроль суммового выражения остатков в отделе продаж

* Ведение взаиморасчетов с поставщиками

* Автоматический учет торговой деятельности на реализации

* Контроль остатков и стоимости товаров, как взятых, так и отданных на реализацию

* Автоматическое начисление долга поставщикам по мере продажи товаров, взятых на реализацию

* Контроль взаиморасчетов с поставщиками на реализации

* Формирование сводного отчета, дающего полную картину деятельности предприятия по торговле на реализации

* Возможность постепенного внедрения системы товароучета на предприятии розничной торговли.

Конфигурация проста для понимания сотрудниками предприятий розничной торговли, поскольку реализует привычную для них схему документооборота.

Автоматизация управленческого учета ресторана

1C-Центр автоматизации: Ресторан, программный продукт на платформе «1С: Предприятие 8», предназначенный для автоматизации учета в кафе и на предприятиях общественного питания.

Программа решает учетные и управленческие задачи на предприятиях питания различного типа — от небольших кафе до ресторанов. Позволяет одновременное ведение производственного и управленческого учета, позволяет вести количественно-суммовой учет продуктов (сырья), полуфабрикатов и готовых блюд в разрезе организаций и мест хранения (складов, кухонь, точек реализации). Предусмотрена возможность осуществления продаж по платежной карте.

Программа включает в себя рабочие места: FAST FOOD (кассира); FRONT OFFICE (официанта и бармена); BACK OFFICE (управляющего, товароведа и калькуляторщика).

Перечень отчетов: продажи товаров, остатки товаров, движения товаров, производство, инвентаризация (сличительная ведомость), материальная ведомость, взаиморасчеты, затраты, кассовая книга, банк, анализ продажных цен, баланс, товарный отчет (Торг 12), алкогольная декларация, реестр документов, универсальные отчеты.

Автоматизация бухгалтерского учета

Одна из самых распространенных на рынке систем автоматизации учёта — «1С-Рарус: Общепит, ред. 8», предназначена для небольших и средних предприятий, которым важно, прежде всего, оперативное отражение хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учёте.

Система построена на платформе типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 8» и использует для ведения учёта её стандартные механизмы с автоматическим формированием проводок по бухгалтерскому и налоговому учёту.

Программный продукт «1С-Рарус: Общепит, ред. 8»

1С: Предприятие 8. Рекомендуется для любых типов предприятий: ресторанов, баров, кафе и столовых, для которых важно вести производственный, бухгалтерский и налоговый учет в одной базе данных.

При помощи программного продукта можно автоматизировать рабочие места:

· Бухгалтера, отвечающего за различные участки учета

· Технолога

· Калькулятора

· Кладовщика

· Функциональные особенности:

· Количественный или количественно-суммовой учет в разрезе организаций и складов

· Учет по алгоритмам: «ФИФО» и по «Среднему»

· Расширенный производственный учет с возможностью предварительного приготовления полуфабрикатов, применения схемы «блюдо в блюде», использование аналогов, специй и сезонных коэффициентов

· Учет калорийности и пищевой ценности

· Валютный учет

· Учет дополнительных расходов

· Учет розничной и оптовой реализации

· Автоматическое формирование проводок по бухгалтерскому учетуна основании хозяйственных операций

· Формирование большого набора унифицированных печатных форм и отчетов ОП, ИНВ, ТОРГ.

1.6 Бизнес-процессы бухгалтерии

В рамках данного проекта рассмотрим лишь основные бизнес-процессы в бухгалтерии организации.

В бухгалтерии можно выделить 3 основных процесса:

1. Ведение бухгалтерского и кадрового учета;

2. Составление налоговой отчетности;

3. Составление отчетов о финансовых ресурсах предприятия.

Схема 2 — Основные бизнес-процессы

Все бизнес-процессы являются основными в деятельности организации. Для более дальнейшего рассмотрения был выбран бизнес-процесс «Ведение бухгалтерского и кадрового учета». Если рассматривать более детально, то из процесса ведения бухгалтерского учета хотелось бы выделить процесс начисления заработной платы.

2. Проектная часть

2.1 Оптимизация бизнес-процесса

Оптимизация и совершенствование бизнес-процессов — давно исследуемая задача, которой руководители компаний уделяют много времени. Пионером в этой области был знаменитый Генри Форд, сделавший производство автомобилей массовым, основанным на использовании стандартных деталей. С тех пор актуальность проблемы только возросла. Современный бизнес, характеризующийся истощением очевидных резервов роста, таких, как неохваченные рынки, дефицитные продукты, пустые ниши, особенно сильно нуждается в решениях задач данного класса.

Разработка и постоянная модификация управленческих методологий направлены на достижение определенного уровня зрелости бизнес-процессов, характеризующихся различными показателями как в финансовом, так и в других аспектах деятельности предприятия.

Эффективность управления представляет собой проблему, имеющую ряд аспектов. Она может быть оценена по степени достижения намеченных организацией целей; по конечным результатам ее деятельности; по качеству и обоснованности планирования; эффективности использования капитальных вложений и т. д. В тоже время эффективность управления можно рассматривать в плане деятельности непосредственно управляющей системы с помощью специфических критериев, отражающих результаты ее функционирования.

Условия и шаги проведения оптимизации:

1) Перед началом работ по оптимизации надо иметь описания (модели) существующих в организации бизнес-процессов («AS-IS»). Описания должны быть четкими и однозначными и доходить до уровня, на котором видна конкретная работа сотрудников. Объем моделей может быть разным, как по отдельно выделенному БП, так и по взаимосвязанной группе. Естественно, чем больше процессов описано в модели, тем лучше и шире можно оценить оптимальность.

2) При оценке оптимальности в первую очередь надо анализировать каждую часть бизнес-процесса, которую выполняет конкретный исполнитель. При оценке данной части (далее называемая процедурой) надо проверять, что является результатом правильного выполнения, какие данные или материалы исполнитель получает на входе, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, время работы и продолжительность выполнения процедуры.

3) Проанализировав каждую процедуру и выявив явные недостатки можно оценивать оптимальность управления бизнес-процессом, а также оптимальность группы процессов. Результатами оценки оптимальности должны стать выявленные недостатки в процессе и / или группе процессов.

4) На следующем шаге по недостаткам надо разработать предложения по исправлению, перерисовать с их учетом модель процесса («TO-BE»), пересмотреть состав действий исполнителей и самих исполнителей (там, где это нужно), а самое главное — улучшить средства труда. Улучшение средств труда заключается в улучшении форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры.

5) На завершающем шаге надо оценить возможные ухудшения от предлагаемых улучшений в других местах процесса.

На схеме 3 представлена модель AS-IS.

Схема 3 — Расчет заработной платы. Модель AS-IS

Далее рассмотрим модель TO-BE.

2.2 Автоматизация начисления заработной платы и ведения кадрового учета

В ресторане «Гагаринский» не в полной мере автоматизировано ведение кадрового учета, и формирование большого числа документов ведется вручную. К ним относятся создание отчетов по учету командировок, по учету оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Это значительно влияет на эффективность ведения кадрового учета. Начисление заработной платы так же имеет ряд значительных недостатков. Предварительно вручную производится подготовка таких документов как табеля подразделений, в которые вносятся записи о неявках, об отсутствии в связи с командировкой, о сверхурочных работах, выполняемых в будни, о работе в праздничные и выходные дни. Затем эти данные вносятся в базу данных, что увеличивает трудоемкость работы и порождает возможность появления дополнительных досадных ошибок, которые раздражают персонал и создают нервозную обстановку на предприятии. К недостаткам существующей конфигурации следует отнести также то, что выходная информация модуля «Ведение кадрового учета» «Отчет по кадрам» не взаимодействует напрямую с процессом расчета заработной платы, тем самым замедляется работа бухгалтера. Нет автоматизации составления графиков переобучения и аттестации персонала, выявления сотрудников, у которых истекает срок допуска к опасным работам, оканчивается сертификат на выполнение сложных регламентных работ. Автоматизация позволит обеспечить быстрое и своевременное решение следующих задач:

своевременный расчет заработной платы, с учетом всех дополнительных начислений и вычетов;

управление финансовой мотивацией персонала;

исчисление регламентированных законодательством налогов;

управление денежными расчетами с персоналом, включая перечисление на карточки;

автоматизации составления графиков переобучения и аттестации персонала; автоматизация кадрового делопроизводства (заполнение личных карточек).

Для решения поставленных задач я предлагаю внедрить пакет 1С: «Зарплата и Управление Персоналом 8.2», с проведением адаптации к конкретным требованиям предприятия.

Мой выбор обуславливается тем, что программа понятна в использовании и позволяет решить поставленные задачи на предприятии.

Теперь рассмотрим процесс работы отдела кадров и начисления заработной платы с помощью методологии IDEF. Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм — единичных описаний фрагментов системы. На рис. 1 представлена диаграмма нулевого уровня, а на рис. 2 представлена диаграмма первого уровня. Цель построения диаграмм показать процессы после автоматизации, как именно будет, происходит начисление ЗП. А именно связь в ИС модулей кадрового учета и расчета зарплаты, которая ранее отсутствовала.

Рис. 1 Диаграмма IDEF0 (контекстный уровень)

Рис. 2 Диаграмма IDEF0 (1 уровень)

На рис. 3 и 4 показаны диаграммы 2 уровня процессов «Ведение кадрового учета» и «Начисления заработной платы». Для первого процесса дополнительно планируется автоматизировать заполнение таких документов как:

учет командировок;

учет оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков.

В процессе «Расчет заработной платы» планируется дополнительно автоматизировать заполнение таких документов как:

учет вознаграждений и удержаний;

учета неявок и командировочных;

учета сверхурочных, работ в праздничные и выходные дни;

учета задолженностей.

Рис. 3 Диаграмма IDEF0 ведение кадрового учета (2 уровень)

Рис. 4 Диаграмма IDEF0 Расчет заработной платы (2 уровень)

По представленным диаграммам мы ясно видим, что автоматизация значительно упростит и облегчит работу бухгалтера в процессе ведения кадрового учета и при расчете заработной платы. Автоматизация значительно сэкономит время и трудовые затраты работников, что говорит о пользе информационных новшеств.

Заключение

В ходе выполнения данного проекта мною была достигнута цель проекта, а именно: закреплены и систематизированы полученные в ходе лекционных курсов теоретические знания и развиты практические умения и навыки на примере конкретного объекта исследования.

В соответствии с целью проекта решены следующие задачи:

1. изучен объект исследования;

2. проанализированы программные продукты предлагаемые на рынке информационных услуг;

3. сформированы требования к автоматизации ресторана;

4. выбраны программные продукты для автоматизации отделов ресторана;

5. выделены бизнес-процессы в бухгалтерии для наглядного представления процесса автоматизации;

6. проведена автоматизация ресторана.

Результатом автоматизации ресторана является достижение максимальной эффективности работы персонала. Это и своевременное и качественное обслуживание клиентов, и автоматическая обработка заказа, и отсутствие ошибок в оформлении. Высокое качество обслуживания посетителей благотворно сказывается на имидже предприятия, повышает его конкурентоспособность. Существующие программные продукты позволяют в автоматическом режиме списывать продукты со склада и рассчитывать себестоимость блюд, формировать окончательный счет клиенту с учетом возможных скидок, наценок и прочего.

Программные продукты позволяют в любой момент времени проводить полную или выборочную инвентаризацию по интересующим позициям: на начало или конец смены, в течение смены и т. д. Таким образом облегчается работа руководителя и повышается ее эффективность — все действия персонала, от приема заказа до его исполнения, фиксируются и контролируются.

Множество функций необходимых в работе ресторана, таких как, например возможность разнести чек на несколько столов, объединить чеки от нескольких столов, продажа по чекам без столов (барная стойка) обычно путают работу официантов и администратора. А в случае автоматизации это легкие операции, позволяющие предоставить клиентам максимально комфортно провести время.

Таким образом, автоматизация работы ресторана приводит к следующим результатам:

1. Скорость работы кассира увеличивается в разы. С помощью удобной программы и сенсорного монитора кассир ресторана забивает заказ буквально в несколько касаний.

2. Махинации персонала ресторана становится крайне сложно осуществимыми. Информация о фактических продажах доступна в любой момент времени. Даже электронные весы можно подключить напрямую к РОS-системе, чтобы проверить соответствует ли количество взвешенного товара проданному.

3. Специальные программы для общепита позволяют разрабатывать точные калькуляции блюд, что особенно важно для ресторана.

4. Менеджер удаленно получает ежедневные отчеты о продажах и прибыли и управляет складскими остатками в удобной программе для ресторана.

5. В ресторане можно реализовать полностью безналичную оплату по персональным карточкам. Кассир экономит время на отсчитывание сдачи и размен денег.

1. Кристофер Э.-Т. Ресторанный бизнес — М.:Росконсульт, 2004.

2. Радченко Л. А. Организация производства на предприятиях публичного питания.-М.: Управление хозяйством, 2003.

3. http://www.help-line.ru/examples/restaurant/

4. http://vnedrenec.ru/avtomatizatsiya/index.html

5. http://programmist1s.ru/1s-dlya-kafe/

6. http://atol.ru/software/front-office/

7. http://atol.ru/software/back-office/

8. http://sancase.narod.ru/Case/Case.htm

9. http://avtomatizacia.shtrih-m.ru/forum/