Электронная таблица

КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине: Информатика

ВВЕДЕНИЕ

Электронная таблица — это одно из самых удобных представлений для обработки данных в табличном виде. Программы, обрабатывающие электронные таблицы, называются табличными процессорами.

Идея создания электронных таблиц впервые возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина в 1979 году. Выполняя скучные бухгалтерские вычисления, он и его друг Боб Франкстон, который хорошо разбирался в программировании, разработали первую программу, имеющую в своей основе электронную таблицу. Они назвали свою программу VisiCalc.

VisiCalc стала одной из наиболее популярных программ обработки электронных таблиц. В появившихся вскоре программах — аналогах основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.

Программа Excel фирмы Microsoft появилась в 1987 году. Разработчики программы нашли компромисс между быстротой освоения программы и широкими возможностями ее применения. Программы Excel, входящая в пакет Microsoft Office, позволяет анализировать данные с помощью диаграмм, создавать бланки документов, производить вычисления по формулам. Для бухгалтеров программа является незаменимым помощником. С ее помощью они могут вести журнал хозяйственных операций, оформить накладную, расчетно — платежную ведомость или счет — фактуру и выполнить любые другие задачи, связанные с систематизацией и упорядочиванием информации.

Excel произносится в русской транскрипции как «эксель». Это название происходит от сокращения слова «excellent», что в переводе с английского означает «превосходный». Многие согласятся, что название вполне подходит этой программе. Ее действительно можно превосходно использовать, например, при организации бухгалтерского учета, проведении расчетов и оформлении документов.

Глава 1. Загрузка и интерфейс программы Запустить программу можно, используя команду Пуск Программы Microsoft Excel. Внешний вид программы Excel является вполне традиционном для программ, работающих в среде Windows.

Под заголовком окна находится строка меню. При помощи команд строки меню осуществляется основная обработка данных. Список команд меню открывается, если щелкнуть на названии пункта меню.

Под заголовком и строкой меню находятся кнопки панелей инструментов. При первом запуске программы на экране расположены две панели — Стандартная и Форматирование.

Для того чтобы уточнить назначение кнопки на панели инструментов, подведите указатель мыши к кнопке и задержитесь над ним на несколько секунд. Рядом с кнопкой появится всплывающая подсказка с названием кнопки.

Чтобы убрать панель с экрана или вызвать новую, выберите команду Вид Панели инструментов. В открывшемся подменю выберите ту панель, которую следует убрать или показать, и щелкните кнопкой мыши. Панели, которые уже есть на экране, отмечены галочкой.

Для управления панелями инструментов можно также использовать контекстное меню. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели инструментов или строки меню. Появится тот же список панелей инструментов, что и при вызове команды Вид>Панели инструментов.

На панели Стандартная расположены кнопки, предназначенные для работы с файлами (Открыть, Сохранить, Создать, Печать и т. д.) и для редактирования текста (Вырезать, Копировать, Вставить и т. д.).

Панель Форматирование используется для изменения внешнего вида текста — вида, начертания и размера шрифта, цвета ячеек и текста, типа рамок. Для использования кнопок панели форматирования необходимо сначала выделить ячейки с данными в открытом документе, а затем выполнять команду.

В строке меню собраны команды для работы с документами и настройки окна программы. Покажем назначение некоторых наиболее важных пунктов строки меню.

¦ Пункт меню Файл содержит команды Открыть, Сохранить, Сохранить как, Предварительный просмотр, Печать, Выход и т. д. Команда Открыть позволяет открыть ранее сохраненный документ. Команды Сохранить и Сохранить как дают возможность сохранять созданные документы, причем команда Сохранить как позволяет дать документу новое имя. Команда Выход — один из самых быстрых способов закрыть документ в программу. В этом же меню расположен список последних использовавшихся файлов. Чтобы открыть один из этих файлов, достаточно выбрать его в меню.

¦ Пункт меню Правка можно использовать при редактировании документов. Он содержит команды Отменить, Вырезать, Копировать, Вставить, Найти, Заполнить, Перейти, Выбор команды Отменить позволяет отказаться от только что выполненного форматирования, копирования или удаления, то есть любого действия, результат которого вас не устраивает. Команды Вырезать, Копировать и Вставить можно использовать для заполнения ячеек данным, хотя в программе существуют другие, более удобные и быстрые способы копирования информации. Команду Перейти используют для перемещения к ячейке с определенным адресом.

¦ Пункт меню Вставка содержит команды Строки, Лист, Диаграмма, Функции, Примечание. Как следует из названия, команды этого меню можно использовать для добавления строк, листов и диаграмм, а также вставки в документ примечания и функции при создании формул.

¦ Пункт меню Формат содержит команды, которые можно использовать при форматировании ячеек.

¦ Пункт меню Данные используется при работе с базами данных. Команды Сортировка, Фильтр, Сводная таблица позволяют сортировать таблицы без данных, выбирать из них данные по определенным критериям, создавать сводные таблицы.

¦ Пункт меню Сервис используется для настройки программы.

Под панелями инструментов расположена строка формул. Эту строку можно использовать для ввода и редактирования данных и формул. В строке формул отображается содержимое активной ячейки.

Слева от строки формул расположено поле имени — поле, в котором появляется имя активной ячейки. В поле имени можно задать новое имя ячейки или диапазона ячеек. Для диаграмм поле имени идентифицирует выделенный элемент диаграммы.

Далее идет рабочее поле программы. Оно состоит из поименованных строк и столбцов. Рабочее поле — это видимая часть рабочего листа.

В нижней части рабочего листа расположены кнопки прокрутки ярлычков, ярлычки листов и маркер разбиения ярлычков.

Чтобы отобразить лист рабочей книги, щелкните на ярлычке с его именем. Кнопки прокрутки осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги, если они не видны полностью. Для прокрутки нескольких ярлычков за один раз щелкайте мышью на кнопках прокрутки, удерживая нажатой клавишу Shift.

Строка состояния расположена в нижней части окна программы. В левой части строки состояния кратко описывается выполняемая операция. Правая часть строки состояния показывает, нажаты ли кнопки Caps lock и Num Lock. Команда Вид>Строка состояния удаляет строку состояния с экрана и восстанавливает ее отображение.

1.1 Добавление кнопок на панель инструментов Добавить или удалить кнопку панели инструментов очень просто. Для этого используется команды Настройка меню Сервис. В открывшемся окне можно просмотреть список имеющихся команд и перетащить пиктограмму необходимой команды на любую открытую панель инструментов.

Удалить кнопку так же просто. Для этого захватите кнопку мышью и перетащите ее за пределы панели инструментов. Обратите внимание на то, что при входе указателя мыши за пределы панели рядом с ним появляется крестик. Это значит, что кнопка будет удалена. Когда вы отпустите мышь, кнопка исчезнет с панели инструментов.

1.2 Сохранение документов в программе Каждый файл в программе Excel является «книгой» с несколькими листами, подобно бухгалтерской книге. Наличие нескольких листов в книге позволяет хранить разные таблицы в одном файле, что особенно удобно, если таблицы связаны между собой. Количество листов в новой книге по умолчанию равно трем, но оно может быть изменено пользователем. Для этого выберите в меню Сервис команду Параметры и в появившемся диалоговом окне щелкните на вкладе Общие. В поле Листов в новой книге укажите необходимое число. В книге может содержаться от 1 до 256 листов.

Новый документ создается с именем по умолчанию — Книга1. Это название лучше изменить при сохранении документа. Для этого выберите команду Файл>Сохранить как и в появившемся диалоговом окне Сохранение документа укажите название документа в поле Имя файла.

1.3 Рабочее поле программы и перемещение по листу Как уже говорилось, рабочий лист состоит из столбцов и строк. Каждый лист содержит 256 столбцов и, в зависимости от версии программы Excel, более 60 000 строк. Нетрудно подсчитать, что общее количество ячеек на листе равно огромному числу — более 16 700 000, чего более чем достаточно для подавляющего большинство практических задач.

В каждую ячейку можно ввести до 256 символов. Активной считается ячейка, выделенная черной рамкой. В нее можно вводить данные. Для сохранения данных в ячейке нажмите Enter. После ввода становится активной ячейка, расположенная на одну строку ниже.

Для быстрого перемещения по листу используются как обычные кнопки прокрутки, так и «быстрые» клавиши:

¦ Tab — активной становится ячейка справа от текущей

¦ Home — активной становится первая ячейка в текущей строке;

¦ Pg Up (Pg Dn) — переход вверх (вниз) на одно окно;

¦ Ctrl + Home — переход в начало таблицы, в ячейку А1;

¦ Ctrl + End — переход в конец таблицы, в ячейку IV65536.

Для перехода к нужной ячейке можно также использовать команду Правка>Перейти. В открывшемся диалоговом окне Переход введите в поле Ссылка адрес ячейки. Будьте внимательны: адрес должен быть набран латинскими буквами.

Прежде чем вводить данные, продумайте, как их лучше разместить на листе, какой результат вы хотите получить и в каком виде. Лучше всего сначала заполнить шапку таблицы, ввести заголовки строк и столбцов, из которых сразу будет видно их назначение. В случае необходимости в таблицу можно будет добавить новые строки и столбцы.

1.4 Выделение ячеек Чтобы произвести с ячейкой какую — либо операцию, ее необходимо выделить. Только выделив ячейку, вы можете ее удалить, переместить или скопировать, очистить ее содержимое или отформатировать. Одним словом, что бы вы не делали, вы можете действовать только с выделенной ячейкой.

Чтобы выполнить единообразное форматирование, можно выделить несколько ячеек и работать с ними одновременно. Совокупность нескольких идущих подряд ячеек называется диапазоном. Ссылка на диапазон складывается из разделенных двоеточием адресов первой и последней ячеек этого диапазона. Например, для обозначения ячеек с А1 по А9 используют сокращенную запись А1: А9.

Практически все, что можно делать с отдельной ячейкой, можно делать и с диапазоном. Если выделить некоторый диапазон на листе и щелкнуть, например, на кнопке Полужирный, все символы в этом диапазоне будут оформлены полужирным шрифтом. Можно дать диапазону имя, чтобы на него было проще ссылаться, — таким образом вы можете сэкономить время.

1.5 Имена листов и ячеек Каждый лист имеет свой ярлычок. Ярлычки играют роль закладок, разделяющих страницы книги, и ими удобно пользоваться при поиске. Ярлычки расположены слева в нижней части окна приложения.

После создания новой книги на экране открывается лист с именем Лист1. Чтобы перейти к следующим листам с именами Лист2, Лист3 и т. д., щелкните на соответствующем ярлычке. Если в книге очень много листов и все ярлычки не помещаются в строке, можно перемещаться по ней с помощью кнопок со стрелочками, расположенных слева от ярлычков.

С помощью контекстного меню ярлычка можно изменить название листа, удалить лист, скопировать его и добавить новые листы. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке и выберите соответствующую команду в появившемся контекстном меню.

Рабочий лист представляет собой таблицу. Столбцы таблицы помечаются латинскими буквами, а ее строки — числами. Так как в латинском алфавите всего 26 букв, для начальных столбцов в качестве имен используются отдельные буквы от, А до Z, а для последующих столбцов — пары букв: АА, АВ, АС, …, АZ, ВА, ВВ, …, ВZ и так далее до и так далее до IA, IB, …, IV.

Ячейки идентифицируются с помощью адресов. Адрес ячейки определяется именем столбца и строки, пересечением которых образуется ячейка. Например, адресом левой верхней ячейки рабочего листа является А1, а адресом последней ячейки — IV65536. Адрес ячейки также называется ссылкой на ячейку.

1.6 Изменение имен ячеек и диапозонов Имя ячейки определяется ее расположением, но оно ничего не говорит о ее содержании. Чтобы установить смысловую связь между именем ячейки и ее значением, имя можно поменять. Например, если в ячейки А2 будет храниться значение дохода фирмы, можно назвать эту ячейку Доход.

Изменить имя ячейки или диапазона ячеек можно следующим образом.

1. Выделить ячейку или диапазон.

2. Щелкните мышью в поле имени (крайнее левое поле строки формул)

3. Удалите старое и введите новое имя ячейки или диапазона.

4. Нажмите Enter/

Имена облегчают понимание данных и формул, когда вы используете таблицу, созданную очень давно. Как правило, когда вы создаете таблицу, вы знаете и помните, что значит выражение = А2 — В2, однако, если ею долго не пользоваться, вы вполне можете это забыть. Но если формула была введена как = Доход — Налоги, ее значение вы поймете всегда.

Другое преимущество именование ячеек в том, что уменьшается вероятность ошибок при перемещении ячеек. Программа Excel автоматически отслеживает изменения расположения поименованных ячеек и диапазонов.

Итак, всем важным ячейкам следует давать имена. В первую очередь это относится к ячейкам, в которых планируется часто изменять данные, используемые в формулах.

редактирование ячейка форматирование копирование

1.7 Приемы копирования информации Часто для ускорения набора текста прибегают к таким приемам, как копирование и перемещение информации.

Копирование отличается от перемещения тем, что при копировании содержимое исходной ячейки не изменяется — оно просто дублируется в той ячейке, куда было вставлено. При перемещении данные из исходной ячейки удаляются.

Копировать и перемещать можно не только одну ячейку, но и диапазон ячеек. Для копирования и перемещения используются команды Правка>Копировать и Правка>Вырезать. Намного удобнее и быстрее пользоваться кнопками инструментов Стандартная (кнопки Копировать, Вырезать, Вставить).

Первый способ — воспользоваться командой Правка>Копировать.

1. Выделите необходимые ячейки.

2. Выберите команду Правка>Копировать.

3. Щелкните на ярлычке нужного листа.

4. Выделите место для вставки скопированных ячеек.

5. Выберите команду Правка>Вставка.

Другой способ — переместить данные с помощью мыши.

1. Выделить необходимую ячейку или диапазон.

2. Переместить указатель мыши на рамку выделенных ячеек, чтобы указатель превратился в белую стрелку.

3. Нажмите клавишу Alt.

4. Не отпуская Alt и удерживая левую кнопку мыши, переместите указатель на ярлычок нужного места. Когда этот лист откроется, поместите объект в нужную позицию и отпустите мышь и клавиатуру.

Как и в предыдущих случаях, если удерживать при переносе клавишу Ctrl, объект будет не перемещен, а скопирован.

Если выделить ячейку или диапазон и нажать правую кнопку мыши, появится контекстное меню, в котором можно выбрать команду Копировать, Вырезать или Вставить. Эти команды действуют так же, как и команды в меню Правка.

Глава 2. Редактирование ячеек Под редактированием ячеек понимается ввод данных в ячейку и любое другое изменение ее содержимого. В этой главе мы расскажем о том, какими могут быть значения ячеек, познакомимся с особенностями ввода значений при редактировании даты и времени, а также поговорим о вводе формул.

2.1 Ввод текста и данных в ячейку Чтобы занести данные в ячейку, выделите ее и начинайте ввод.

Текст, который вы вводите, отображается в окне документа в двух местах: в самой ячейке и в строке формул. Строку формул можно рассматривать как листок бумаги для черновых записей. Вводимые в ней символы не сохраняются в ячейке до тех пор, пока вы явно не подтвердите ввод нажатием клавиши Enter.

1. Щелкните в строке формул и начинайте ввод данных.

2. Для того, чтобы удалить ошибочно введенные символ, нажмите клавишу Back — space.

3. После окончания ввода нажмите Enter или щелкните на кнопке Ввод слева от строки ввода. Данные в ячейку введены.

4. Если вы хотите отменить изменения, нажмите клавишу Esc или щелкните на кнопке Отмена слева от строки ввода.

2.2 Ввод чисел При вводе чисел можно использовать следующие символы: цифры от 0 до 9, знаки числа: — (минус) и + (плюс), а также символ экспоненты Е (е).

Как только в ячейку вводится символ, не являющийся допустимым для числа, данные в ячейке воспринимаются как текст. Если значение ячейки воспринимается программой как символьное или текстовое, ее содержимое выравнивается по левому краю, а если оно образует число, то по правому.

2.3 Ввод даты и времени При вводе даты в качестве разделителя можно использовать точку или косую черту: 01. 02. 2007, 01/02/07. Например, после ввода в ячейку значения? оно будет интерпретировано как дата:1 февраля (01. февр).

2.4 Редактирование данных Если данные в ячейку внесены неправильно, сделайте ячейку активной и вводите новые данные. Старая информация будет удалена из ячейки.

Если необходимо изменить лишь часть данных в ячейке, дважды щелкните в ней, чтобы там появился курсор, и вводите информацию в ячейку с клавиатуры. Можно также нажать клавишу F2 или щелкнуть в строке формул.

Когда текст не помещается в ячейку полностью, он отображается поверх следующей ячейки, если она пустая. Если же в следующей ячейке уже находятся данные, отображение текста отрезается на границе между ячейками. Чтобы увидеть всю информацию, находящуюся в ячейке, выделите ячейку и взгляните на строку формул или сделайте ячейку шире. Для этого наведите указатель мыши на правую границу текущего столбца в строке заголовков, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку. Удерживая левую кнопку мыши, измените размеры ячейки до необходимых. При двойном щелчке на границе столбца его ширина будет подобрана автоматически по максимальной ширине значений в столбце.

2.5 Вставка строк и столбцов Довольно часто бывает сложно сразу правильно разбить таблицу на графы. Иногда возникает необходимость дополнить уже набранный документ новыми столбцами или строками. Чтобы добавить в таблицу столбец, выполните следующие действия.

1. Щелкните мышью на заголовке столбца, перед которым надо вставить новый столбец.

2. Выберите в контекстном меню команду Добавить ячейки.

Глава 3. Работа с диапозонами ячеек При вводе большого количества информации удобно использовать специальные возможности программы Excel.

3.1 Перетаскивание элементов Существует несколько способов выполнения операций перемещения. Простым и быстрым способом перемещения объекта на небольшое расстояние в пределах листа является перетаскивание с помощью мыши. Это делается следующим образом.

1. Выделите диапазон для перемещения.

2. Поместите указатель мыши на рамку выделенного диапазона. Указатель должен превратиться в белую стрелку.

3. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите выделенный объект на новое место. При этом рамка выделения будет перемещаться вместе с указателем. Она обозначает перемещаемый объект.

4. Отпустите кнопку мыши, и выделенный фрагмент займет новое место.

Если при перетаскивании выделенного объекта нажата клавиша Ctrl, указатель мыши превращается в стрелку со знаком «плюс» — признак того, что выделенный объект будет скопирован, а не перемещен.

3.2 Вырезание и вставка Выполнить перемещение объекта в новое место можно также с помощью операций вырезания и вставки. Для вырезания и вставки объекта в новое место надо выполнить следующие действия.

1. Выделить ячейку или диапазон.

2. Щелкнуть на кнопке Вырезать. Границы выделенного диапазона превращается в подвижную прерывистую серую рамку.

3. Перейти на новое место и щелкнуть на ячейке, которая будет верхней левой для фрагмента, скопированного в буфер обмена.

4. Щелкнуть на кнопке Вставить. После этого выделенный фрагмент займет новое место.

Глава 4. Автоматический ввод значений Автозаполнение, автоввод и автозамена — это средства автоматизации ввода. Они позволяют упростить процесс ввода данных и используются для заполнения ячеек стандартными списками, последовательностями чисел, дат и списками, составленными пользователем. В программе Excel имеются списки дней недели, месяцев года и некоторые другие. Это дает вам возможность, например, введя только название первого месяца года Январь, получить на листе список всех месяцев. Если ввести Пн или понедельник, можно в следующей ячейке автоматически получить вторник и т. д.

4.1 Применение автозаполнения Предположим, вам необходимо ввести данные, представляющие собой некоторый ряд: числовой — 1, 2, 3 и т. д., текстовый — январь, февраль, март и т. д. или смешанный — например, 1 — й год, 2 -й год, 3 — й год и т. д. Для этих целей удобно использовать автозаполнение. Автозаполнение позволяет выполнить много полезных операций: вводить повторяющиеся данные, продолжать начатые ряды, расширять списки. Эта функция Excel работает с числами, днями недели, месяцами, датами.

1. Выделите на листе ячейку с начальным значением будущего списка. Обратите внимание на нижний правый угол рамки, выделяющей ячейку. В нем находится небольшой квадратик, именуемый маркером заполнения.

2. Подведите указатель мыши к маркеру заполнения. Указатель превратится в черный крестик. Нажмите левую кнопку мыши и протащите указатель в нужную сторону.

3. По мере протаскивания маркера выделяемый диапазон увеличивается и включает все больше ячеек. Когда вы отпускаете кнопку мыши, все ячейки выделенного диапазона заполняются значениями. Какими именно — зависит от того, что находится в первой ячейке.

4. Если вы выделили большее число ячеек, чем это необходимо, протащите маркер заполнения назад до намеченной ячейки, не отпуская кнопку мыши. Автозаполнение удалит лишние данные и очистит соответствующие ячейки.

В памяти Excel хранятся несколько списков, допустимых для автозаполнения. Для просмотра всех последовательностей, имеющихся в списке автозаполнения в данный момент, выберите в меню Сервис команду Параметры и щелкните на вкладке Списки.

В распоряжении пользователя имеются следующие режимы автозаполнения.

¦ Для того чтобы продублировать значение, введите его в первую ячейку диапазона, а затем выделите с помощью маркера заполнения весь требуемый диапазон. Введенное значение будет продублировано в этом диапазоне.

¦ Для того чтобы создать простую последовательность чисел, введите первое число этой последовательности в первую ячейку диапазона. Захватите маркер заполнения, нажмите клавишу Ctrl и перетащите маркер до конца диапазона. Список будет продолжен, начиная с введенного числа. ¦ Для того чтобы получить список месяцев (или дней недели), введите в первую ячейку диапазона название месяца в полном или сокращенном виде и перетащите маркер заполнения до конца диапазона.

¦ Для того чтобы построить список дат, введите первую дату в любом формате и выделите необходимый диапазон путем перетаскивания маркера заполнения. Например, после ввода 10. 01. 2004 и выделения диапазона вы увидите в выделенных ячейках значения 11. 01. 2004 и т. д.

4.2 Автоввод и автозамена При заполнении таблиц часто возникает необходимость ввода больших объемов данных. Вот почему в Excel предусмотрены два эффективных средства экономии сил пользователя: автоввод и автозамена.

Как только будет введено несколько символов, повторяющих уже введенный ранее текст, автоввод сразу заполнит ячейки соответствующим текстом. Например, если вы несколькими строками ранее ввели Ветров Иван Петрович и сейчас начали вводить Ве, остальная часть фамилии и имя с отчеством будут введены автоматически. При этом нет необходимости заботиться о заглавных буквах — они будут изменены автоматически. После появления полного варианта значения достаточно нажать клавишу Enter или клавишу управления курсором со стрелкой вниз, чтобы согласиться с предложенным вариантом и вставить этот текст в ячейку. Если результат автоввода не соответствует необходимому значению, просто продолжайте вводить текст, и текст автоввода исчезнет.

Глава 5. Форматирование листа Внешний вид введенных вами данных можно изменить. Изменение внешнего вида документа называется форматированием листа или ячеек. Для форматирования используется панель инструментов Форматирование, расположенная под заголовком окна программы, или команды Формат Ячейки из строки меню. Предварительно ячейки должны быть выделены. Для вызова диалогового окна Формат ячеек можно также использовать команду контекстного меню Формат ячеек.

Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок, предоставляющих различные возможности для форматирования.

¦ На вкладке Число можно задать количество десятичных знаков, которое будет отображаться у числа в формируемой ячейке. Можно также дать указание отображать это число в виде даты или в виде процентов либо выводить рядом с числом знак денежной единицы и т. п.

¦ На вкладке Выравнивание указывается способ выравнивания содержимого ячеек. Обычно числа примыкают к правому краю ячейке, текст к левому, а заголовки центрируются. Вы можете даже задать на распечатке один из вариантов вертикального расположения текста вместо обычного горизонтального и заказать перенос строки внутри ячейки по словам подобно тому, как это делается в программе Word с содержимым таблиц.

¦ На вкладке Шрифт определяются размеры, форма и толщина каждого символа в ячейке. Размеры шрифта измеряются в пунктах. Здесь можно просмотреть все доступные шрифты системы. По умолчанию программа Excel использует шрифт Arial размером 10 пт.

¦ На вкладке Граница выбираются линии границ для выделения отдельных ячеек и диапазонов листа.

¦ На вкладке Вид можно выбрать средства привлечения внимания к определенным частям листа, таким как заголовки и итоговые суммы. Не забывайте, что распечатать цветной документ можно только на цветном принтере.

¦ На вкладке Защита можно включить блокировку, которая предотвратит случайное изменение содержимого ячейки.

5.1 Формат по образцу Для копирования формата ячеек с одного места на другое служит кнопка Формат по образцу. Смысл копирования формата состоит в том, чтобы перенести на другую ячейку только формат выделенной ячейки, а их содержимое оставить прежним. То же самое справедливо и для группы ячеек. Порядок выполнения операции формата следующий.

1. Выделите фрагмент, отформатированный надлежащим образом, и щелкните на кнопке Формат по образцу. Рядом с указателем мыши появится значок кисточки.

2. Выделите ячейку или диапазон, на которые вы хотите распространить выбранный формат.

3. Отпустите кнопку мыши. Выделенные ячейки будут отформатированы должным образом.

Если скопированный формат вам не понравился, вы всегда можете использовать кнопку Отменить.

Если вам необходимо единообразно отформатировать несколько фрагментов, щелкните дважды на кнопке Формат по образцу и выделяйте необходимые ячейки и диапазоны один за другим. Режим копирования формата будет активен до следующего щелчка на кнопке Формат по образцу или до нажатия клавиши Esc. Все это время рядом с указателем мыши будет находиться «кисточка».

5.2 Выбор формата числа Кроме форматирования ячеек, при котором содержимое ячейки не меняется, в программе Excel есть еще большой раздел форматирования, способный существенно изменить представление числа в ячейке.

Числа в программе могут иметь следующие форматы:

Для выбора формата числа выделите ячейку или диапазон, затем выберите в строке меню команду Формат>Ячейки и щелкните на вкладке Число. В открывшемся окне выберите подходящий формат из списка Числовые форматы и, если возможно, вариант формата из списка Тип. Пример форматирования будет показан в поле Образец. Проверьте, устраивает ли вас выбранный формат. При щелчке на кнопке ОК число в ячейке будет выглядеть так же, как в поле Образец.

Если вы не хотите определять формат числа, оставьте формат по умолчанию — Общий.

5.3 Использование примечаний Мы уже говорили о том, что результаты даже самых упорных трудов могут быть забыты. Чтобы этого не случилось, в программе предусмотрено использование примечаний. Они не видны до тех пор, пока вы не захотите их увидеть, и поэтому не загромождают экран. О наличии примечания говорит специальный индикатор в правом верхнем углу ячейки.

Для вставки примечания выполните следующие действия.

1. Щелкните на ячейке, к которой будет относиться создаваемое примечание, и выберите команду меню Вставка>Примечание. На экране появится поле для ввода примечания.

2. Введите в поле текст примечания.

3. Щелкните на любой другой ячейке листа, чтобы выйти из поля редактирования примечаний.

4. Обратите внимание на красную отметку, появившуюся в ячейке с примечанием. Теперь, если навести указатель мыши на эту ячейку, на экране появится окошко с сообщением.

5. Если текст примечания надо изменить, щелкните правой кнопкой мыши на ячейке с примечанием и выберите в контекстном меню команду Изменить примечание.

Глава 6. Построение диаграмм Несмотря на то, что анализ числовых данных с помощью диаграмм не входит в обязанности бухгалтера, изложение основ работы в программе Excel было бы неполным, если бы мы не сказали несколько слов о диаграммах.

Диаграмма — это один из способов представления данных. Смысл диаграммы состоит в том, чтобы более наглядно представить информацию, содержащуюся в таблице. Хотя рабочие листы удобны для ввода информации и выполнения вычислений, содержащиеся в них данные бывает трудно анализировать. Информация, представленная в графическом виде, в картинках, воспринимается значительно легче, чем текстовая или табличная.

Создать диаграмму в Excel довольно просто. Для этого достаточно выделить данные для диаграммы и запустить мастер диаграмм. Мастер диаграмм выполнит за вас большую часть подготовительной работы, а вам останется только проконтролировать ее и нанести последние штрихи. Как и другие мастера Microsoft Office, этот мастер задает вам ряд вопросов для определения параметров создаваемого объекта, а затем создает его в соответствии с полученными указаниями.

Для построения диаграммы выделите ячейки, данные из которых вы будете анализировать, щелкните на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов или выберите команду меню Вставка>Диаграмма. После этого следуйте указанием мастера. В результате на листе появится готовая диаграмма.

В программе Excel можно строить объемные и плоские диаграммы. Всего можно построить 102 вида различных графиков и диаграмм.

Существует следующие типы плоских диаграмм:

У каждого типа диаграмм имеются подтипы. Требуемый тип выбирается на шагах 2 и 3 процесса построения диаграмм.

По умолчанию диаграмма строится по всей выделенной области. Если в верхней строке и в левом столбце находится текст, программа автоматически формирует на их основании легенду. Легенда — это описание условных обозначений, принятых в данной диаграмме. На рисунке диаграммная легенда выглядит как прямоугольник, в котором указано, каким типом линии отображается на диаграмме данные из той или иной строки. Если выделенный диапазон не содержит подходящих данных для легенды, в ней используется названия по умолчанию, Ряд 1, Ряд 2 и т. д.

После создания диаграмму можно отредактировать: изменить цвета линий и столбцов, шрифт надписей, находящихся на диаграмме. Для этого надо перейти в режим редактирования диаграммы, дважды щелкнув на одном из элементов диаграммы.

Если вы решили изменить тип диаграммы, выполните следующие действия:

1. Щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Тип диаграмм.

2. В окне с образцами доступных типов диаграммы, выберите тип и вариант диаграммы.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Диаграмму можно перемещать по тексту, захватив ее мышью, или удалить, нажав клавишу Delete.

Глава 7. Работа с формулами и функциями

7.1 Ввод формулы в ячейку Формула в программе начинается со знаком = или +. В формуле могут использоваться операторные скобки. Например, формула может выглядеть следующим образом: =А4/(В1+12).

В той ячейке, где находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в ячейках А4 и В1. Если меняются значения в ячейках А4 или В1, то автоматически меняется и результат в формуле. Саму формулу можно увидеть в строке формул, если сделать активной содержащую ее ячейку.

Порядок выполнения операций в формулах записывается с помощью операторов. Операторы — это условные обозначения, определяющие порядок действий со значениями. Умножение, деление, сложение и вычитание — операторы, которые мы используем в сжатом виде, то есть в виде символов или условных обозначений.

Функция представляет собой выражение с уникальным именем, для которого пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Аргументы указываются в скобках после имени функции. Функцию можно считать частным случаем формулы.

7.2 Функции Под функцией понимают зависимость некоторой переменной (у) от одной (х) или нескольких переменных (х1, х2, …, хn), причем каждому набору значений переменных х1, х2, …, хn должно соответствовать единственное значение зависимой переменной у. Одним из преимуществ программы Excel является встроенный набор математических, финансовых, статистических, текстовых и логических функций.

При вводе некоторого набора чисел Excel может обработать их более чем 300 различными способами: от подсчета среднего значения до вычисления сложных тригонометрических зависимостей.

Функции Excel — это специальные формулы, хранящиеся в памяти программы. Каждая функция включает в себя две части: имя функции и ее аргументы.

Аргументы — это данные, которые используются функцией для получения результата. Аргументом функции могут быть имена ячеек, текст, числа, дата, время.

Аргументы указываются в круглых скобках справа от имени функции и разделяются точкой с запятой. У некоторых функций может не быть аргументов.

Чтобы познакомиться с набором функций Excel, щелкните на кнопке Вставка функции панели инструментов Стандартная. Откроется окно мастера функций.

Первые две категории функций — это группа Последние использовавшиеся и Полный алфавитный перечень, включающий все функции, перечисленные в алфавитном порядке.

Следующая группа функций — Финансовые. В этой группе перечислены специальные функции, вычисляющие финансовые величины: проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и тому подобные величины.

При выборе конкретной функции в окне мастера появляется информационная строка, описывающая действие выбранной функции. Например, о функции Норма сказано, что она «возвращает норму прибыли за один период при выплате ренты».

Функции категории Дата и время позволяют преобразовать указанные дату и время в различные форматы и получить их текущие значения. Например, функция Сегодня вставляет в ячейку текущую дату, обновляя ее при каждом вызове файла.

Категория Математические позволяет вычислять математические функции, такие как сумма, произведение, частное, квадратный корень, логарифм, тригонометрические функции и т. д. Желающие могут поупражняться в переводе арабских цифр в римские. Есть функция, возвращающая значения числа р. В этом разделе также представлено несколько разновидностей округление и суммирования. Здесь можно также упомянуть операции округления до ближайшего четного или нечетного, до меньшего целого и т. д. Функция, выполняющая суммирование (СУММ), дополнена функциями СУМКВ (сумма квадратов), СУММПРОИЗВЕД (сумма произведения), СУММКВРАЗН (сумма квадратов разностей), СУММРАЗНКВ (сумма разностей квадратов).

Категория Статистические самая многочисленная. В ней представлены функции, позволяющие вычислять различные статистические величины, такие как наибольшее и наименьшее значения, ранг, дисперсия, стандартное отклонение и т. д.

Категория Текстовые позволяет выполнять операции с текстами: подсчитать количество символов в ячейке, узнать код символа, поместить в данную ячейку некоторое количество символов из другой, проверить идентичность двух текстов, найти некоторый текст, заменить его другим.

В категорию Логические входят функции, позволяющие включать в формулы логические выражения, что значительно расширяет возможности вычислений при некотором условии.

Мастером функций удобно пользоваться, чтобы не запутаться в многочисленных функциях. Для вставки функции вызовите мастер функций, выберите категорию и необходимую функцию и щелкните на кнопке ОК, а затем следуйте указаниям мастера. Для перехода на следующий шаг щелкайте на кнопке Далее, а в конце — на кнопке Готово.

Название функции может быть написано по — русски или по — английски в зависимости от версии программы Excel. В скобках указываются аргументы.

Для вставки функции не обязательно пользоваться мастером функций — можно набирать функции на клавиатуре.

Далее рассмотрим примеры использования некоторых наиболее часто используемых функций.

7.3 Функция СУММ Наиболее простой способ суммирования — сделать активной ячейку, в которую надо поместить сумму, и щелкнуть на кнопке Автосумма на панели инструментов Стандартная. Таким образом удобно суммировать данные в столбцах и строках.

Если суммируется ячейки, которые расположены в разных столбцах, удобнее воспользоваться мастером функций.

Откройте окно мастера функций, выберите необходимую категорию — Математические, затем выберите функцию — СУММ и щелкните на кнопке ОК.

В открывшемся диалоговом окне наберите адрес ячейки или выберите ее щелчком мыши на рабочем листе.

Для того чтобы лист стал доступным, щелкните на кнопке справа в поле ввода.

Выделите ячейки листа и вернитесь в окно мастера функций, щелкнув на кнопке справа в свернутой строке ввода.

7.4 Функция ЕСЛИ Данная функция относится к разряду логических и применяется, когда заранее не известно, какой результат будет в ячейке. Функция имеет следующий формат:

ЕСЛИ

(логическое_выражение:значение_если_истина:значение_если_ложь).

Например, можно использовать эту функцию, если требуется выводить только положительные результаты расчетов в некоторой ячейке. В этом случае вместо аргумента логическое_выражение подставляется А1>0, вместо значение_если_истина — А1 (то есть значение ячейки А1), а вместо значение_если_ложь — пустая строка" «:

=ЕСЛИ (А1>0:А1:" «)

Вместе с этой функцией можно использовать функции логических операций И и ИЛИ. Эти функции позволяют объединить несколько условий.

В том и только в том случае, если все условия, заданные в виде аргументов функции выполнены, сама функция принимает значение Истина. Если хотя бы одно условие не выполнено, она принимает значение Ложь.

Команда ИЛИ также позволяет задать несколько условий. Если хоть одно из условий, приведенных в качестве аргумента ИЛИ, выполнено, то функция принимает значение Истина. Если же все заданные условия неверны, функция получит значение Ложь.

В обеих функциях может быть указано до тридцати аргументов — условий.

7.5 Наиболее часто используемые функции МАКС (ЧИСЛО1;ЧИСЛО2, …) — возвращает максимальное число из значений перечисленных аргументов.

МИН (ЧИСЛО1;ЧИСЛО2, …) — возвращает минимальное число из значений перечисленных аргументов.

7.6 Защита листа от изменений Защита листа от внесения изменений выполняется с помощью команды Сервис>Защита>Защитить лист. В открывшемся окне установите необходимые варианты защиты, выбрав одно из положений переключателя: Содержимое, Объекты, Сценарии. Затем, если необходимо, введите пароль и подтвердите его.

7.7 Защита с помощью команды Скрыть Можно полностью закрыть доступ к некоторым частям защищенного листа. Для этого выделите ячейки, информацию в которых необходимо скрыть. Выберите команду Формат>Ячейки и на вкладке Защита появившегося диалогового окна установите флажок Скрыть формулы.

Глава 8. Работа со списками Программа Excel позволяет обрабатывать наборы самых разнообразных данных. Рассмотрим, как производится ведение больших списков в программе.

Понятие список обозначает то же, что и база данных. Со списками вы сталкиваетесь на каждом шагу. Прайс — листы, данные о поставщиках и покупателях, сведения о товарах — вот примеры списков или баз данных.

В программе Excel список — это таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка содержатся данные одного типа.

Список формируется на базе трех основных структурных элементов:

¦ шапка таблицы, или заглавная строка, — она располагается в начале списка;

¦ запись — строка с описаниями элемента списка;

¦ поля, которые содержат отдельные элементы данных записи.

Каждое поле в записи может быть объектом поиска или сортировки. Очень удобно создавать списки в программе Excel, а затем переносить их в бухгалтерскую базу данных. При составлении списков придерживайтесь следующих правил.

¦ Имена полей указывайте в верхней строке списка. Лучше всего выделить заглавную строку цветом.

¦ Каждую запись размещайте на отдельной строке. В одинаковых полях записей должны располагаться однотипные данные.

¦ Между записями не вставляйте пустые строки или строки, содержащие линии. Не начинайте поле с пробелов, старайтесь сделать список удобным для восприятия.

Добавлять записи в список можно непосредственно на листе или при помощи специальной формы.

1. Создайте список, содержащий следующие сведения: наименование товара, цена, единица измерения. Введите эти данные в ячейки А1: С1.

2. Заполните таблицу данными: диван кожаный, 10 000, шт. Укажите эти данные в ячейках А2: С2.

3. Выделите одну из ячеек заголовка списка и выберите команду Данные>Форма. Появится диалоговое окно для редактирования списка. Обратите внимание на то, что в форме в качестве имен полей используются значения, указанные в заголовке списка, а в качестве образца приводится информация из первой строки.

4. Введите в каждое поле диалогового окна данные для следующих строк. Переходите от поля к полю с помощью щелчка мыши. Закончив ввод строки, щелкните на кнопке Добавить.

5. Внесите несколько записей и сохраните документ под названием База данных.

8.1. Поиск данных в списках Если в списке много записей, то отыскать в нем какую — то одну довольно трудно. Для поиска необходимой записи используйте форму для быстрого поиска информации с помощью определенных критериев.

1. Для организации поиска выберите команду Данные>Форма.

2. Щелкните на кнопке Критерии.

3. Введите требуемые критерии поиска в подходящие поля. Можно искать величины большие, меньшие или совпадающие с некоторыми значениями. Для обозначения соответствующих операций сравнения используйте знаки <(меньше), >(больше), >=(больше или равно), <=(меньше или равно), ?(не равно).

Заключение

Программа обработки электронных таблиц MS Excel — мощная и довольна простая в использовании программа, предназначенная для решения широкого круга планово — экономических, учетно — статистических, научно — технических и других задач, в которых числовая, текстовая или графическая информация с некоторой регулярной, повторяющейся структурой представлена в табличном виде.

Программа MS Excel предоставляет богатые возможности создания и изменения таблиц, которые могут содержать числа, тексты, даты, денежные единицы, графику, а также математические и иные формулы для выполнения вычислений. Ввод данных в таблицы, их форматирование и выполнение различного рода вычислений в значительной степени автоматизированы. Предусмотрены средства представления числовых данных в виде диаграмм, создания, сортировки и фильтрации списков, статистического анализа данных и решения оптимизационных задач.

Основные возможности и средства программы MS Excel:

o создание таблиц произвольной структуры и возможность их изменения;

o средства автоматизации заполнения ячеек таблиц данными;

o набор разнообразных функций для выполнения вычислений;

o средства автоматизации построения диаграмм различного типа;

o мощные механизмы создания и обработки списков (баз данных): сортировка, фильтрация, поиск;

o средства автоматизации создания отчетов.

Программа MS Excel очень важна для экономики поэтому данная тема была рассмотрена в этой контрольной работе.

1. Пасько В. Колесников А. Самоучитель работы на персональном компьютере.-К.: Издательская группа BHV, 2009 г.

2. Информатика: Базовый курс / С. В. Симонович и др. СПб.: Питер, 2008 г.

3. Степанов А. Н. Информатика: Учебник для вузов. 5-е изд. — СПб.: Питер, 2008 г.