Разработка системы KPI на примере кадрового агентства ООО «Элегия»

• Введение
• Глава 1. Анализ системы рекрутинга персонала
• 1.1 Анализ ключевых показателей для рекрутингового бизнеса
• 1.2 Эффективность и недостатки системы KPI для рекрутингового бизнеса
• 1.3 Концепция для формирования системы KPI для рекрутингового бинеса
• 2. Разработка системы KPI для кадрового агентства ООО «Элегия»
• 2.1 Анализ кадрового состава организации
• 2.2 Оценка эффективности системы KPI для кадрового агентства ООО «Элегия»
• Глава 3. Пример расчета наиболее распространенных показателей Kpi для рекрутингового бизнеса на примере кадрового агентства ООО «Элегия»
• 3.1 Расчет показателей Kpi для кадрового агентства ООО «Элегия»
• 3.2 Влияние KPI в рекрутинговом бизнесе на заработную плату на примере кадрового агентства ООО «Элегия»
• 4. Cхема расчета переменной части заработной платы в соотношении с Kpi
• Заключение
• Список источников
• Приложения

В настоящее время человеческим ресурсам уделяется достаточно большое внимание. Рекрутинг является востребованным видом услуг в области работы с персоналом для современного мира. В современных условиях функционирования российской экономики, когда происходит сокращение числа рабочих мест во многих секторах народного хозяйства, все равно существует потребность в квалифицированной рабочей силе, которая бы обеспечивала выживание и эффективное существование организации в сложных кризисных условиях. Поэтому требуется такие специалисты, которые смогут повышать результативность поиска и отбора персонала. Эту деятельность осуществляют как специализированные агентства, так и соответствующие подразделения или специалисты на предприятиях. Однако на предприятиях мероприятия по обеспечению рабочей силой обычно называют поиском, подбором и отбором персонала, хотя в последние годы стало активно использоваться понятие «внутренний рекрутмент» для обозначения этой деятельности.

От эффективно подобранных сотрудников зависит конечный результат работы всей организации или предприятия, особенно это касается высококвалифицированных специалистов, опытных руководителей. Это определяет актуальность темы курсовой работы

Цель курсового работы — проанализировать технологии рекрутинга персонала и разработать системы KPI для рекрутингового бизнеса.

Достижение цели подразумевает решение следующих поставленных задач: изучение теоретических основ рекрутинга персонала

— исследование методик рекрутинга персонала, источников и способов подбора персонала в ООО «Элегия» ;

— исследование технологий, используемых организациями и различными кадровыми агентствами, их преимущества и недостатки, сложности их реализации

— разработка системы KPI для рекрутингового бизнеса.

Вот основные проблемы, которые рассматриваются в данной работе.

Объектом данной работы является рекрутинг персонала. Предметом исследования является система управления персоналом1

Базой исследования послужило ООО «Элегия», кадровое агенство.

Рекрутмент и в настоящее время является «системой комплектования» современного предприятия персоналом на достаточно жестких обоюдных требованиях. Очень часто фирмы не могут сами заниматься этой деятельностью в силу ряда причин экономического и этического характера. В связи с этим им приходится обращаться за помощью к специалистам на стороне, т. е. рекрутинговым агентствам.

рекрутинг персонал кадровое агентство

Глава 1. Анализ системы рекрутинга персонала

1.1 Анализ ключевых показателей для рекрутингового бизнеса

Современный менеджмент рассматривает персонал как основной капитал предприятия. Именно в этот ресурс дальновидный руководитель инвестирует средства. Возникает необходимость создания системы, которая позволит организовать процесс управления персоналом максимально эффективным способом.

Говоря об управлении персоналом как о системе, мы подразумеваем, что все ее элементы взаимосвязаны, упорядочены и описаны, то есть, создана соответствующая документация.

HR management — управление человеческими ресурсами — традиционно принято подразделять на следующие области:

— Система стратегического и тактического планирования в области развития организации труда и персонала;

— Система поиска, отбора и найма сотрудников;

— Система мотивации и социальной политики;

— Система развития и обучения сотрудников;

— Система учета персонала.

Все эти направления не только тесно взаимосвязаны между собой, но и являются интегральными частями единой системы управления организацией. Следовательно, нет смысла говорить о качественном процессе рекрутинга, если некачественная вся система.

Рекрутинг — процесс поиска, отбора и приема на работу сотрудников. Практика показывает, что качество этого процесса определяется следующими факторами:

Внешние факторы:

— Ситуация на рынке труда;

— Наличие специализированных учебных заведений, готовящих нужных специалистов;

— Конкурентная среда, например — размеры заработных плат у аналогичных специалистов конкурентов;

— Имидж компании на рынке;

Внутренние факторы:

— Качество процесса рекрутинга;

— Уровень квалификации рекрутеров;

— Уровень квалификации менеджеров, принимающих решение о найме сотрудников.

Как видно, существует ряд объективных факторов, на которые рекрутеры повлиять не могут. Однако, есть важная зона влияния, которая, как показывает опыт, в большинстве фирм игнорируется. Эта зона находится в плоскости общего управления фирмой, вернее в той ее части, которую принято называть системой управления персоналом.

Руководители отделов по работе с персоналом должны понимать, что как бы качественно ни работали рекрутинговые агентства, управление эффективно только тогда, когда оно осуществляется систематическим и очевидным образом. Точечные изменения отдельных областей управленческой деятельности не могут гарантировать общего успеха. Система управления персоналом должна быть разработана и внедрена как система, а не как самостоятельные направления рекрутинг, мотивация, обучение и т. д.

Схема процесса рекрутинга: на входе процесса — неудовлетворенный клиент, который ощущает потребность в специалисте. На выходе — удовлетворенный клиент, потребность в специалисте удовлетворенна.

Процесс состоит из ряда подпроцессов, которые могут формироваться в зависимости от профиля организации.

Подпроцессы рекрутинга:

1. Определение кадровой стратегии на основе общей стратегииорганизации;

2. Определение кадровой структуры предприятия.

3. Определение задач и должностных обязанностей по каждой должности.

4. Учет возможного карьерного роста уже имеющихся сотрудников.

5. Составление «профессионального портрета» по каждой вакантной должности.

6. Определение способов поиска кандидата.

7. Подбор кандидатов на должность.

8. Отбор претендентов:

8 оценка представленных документов;

8.2 собеседование;

8.3 различные испытания;

8.4 анализ результатов и принятие решения;

9. Предоставление заказчику кандидатов, успешно прошедших отбор

Для оценки деятельности процесса «Рекрутинг» можно использовать форму «Показатели бизнес-процесса» (рис).

Рисунок 1 — форма «Показатели бизнес-процесса»

Ее заполняет, как правило, тот, кто непосредственно участвовал в реализации процесса, рекрутер.

Ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI) система оценки, которая помогает организации определить достижение стратегических и тактических, операционных целей. Их использование дает организации возможность оценить свое состояние и помочь в оценке реализации стратегии. KPI позволяет производить контроль деловой активности сотрудников и компании в целом в реальном времени.

KPI — система показателей, с помощью которой работодатели оценивают своих сотрудников. Она имеет много общего с обычным плановым подходом. С одним серьезным отличием: показатели работы каждого отдельного сотрудника привязывают к общим KPI всей компании, таким, как прибыль, рентабельность или капитализация. Цель системы — сделать так, чтобы действия сотрудников из разных служб не были противоречивыми и не тормозили работу специалистов из других подразделений. Каждый вносит вклад в общее дело, работает на достижение стоящих перед ним целей и в результате получает бонусы за их выполнение.

При выработке показателей эффективности следует придерживаться следующих правил:

— Показатели должны иметь отношение к делу. Показатели эффективности должны действительно отражать те качества, которые необходимы аэропорту от этого рабочего места для успешной работы.

— Показатели должны быть измеримы. То есть должно быть понятно, как по ним оценивать.

— Набор показателей должен быть обозрим. Сотрудник должен иметь возможность постоянно удерживать в голове свои показатели качества. Для этого этих показателей должно быть не больше трех. Опыт показывает, что дальнейшее увеличение числа показателей ведет к снижению эффективности работы.

1.2 Эффективность и недостатки системы KPI для рекрутингового бизнеса

В настоящее время для того, чтобы компаниям могла успешно конкурировать в рыночной среде, адаптироваться к постоянно изменяющимся условиям рыночной конъюнктуры, иметь преимущества в скорости и гибкости предоставления своих услуг необходимо искать новые источники повышения прибыли. Основным из таких источников можно с уверенностью назвать использования человеческого капитала, кадрового резерва компаний.

Современные российские компании активно внедряют иностранные методы работы с кадрами. Актуальным методом работы с персоналом сейчас является построение заработной платы на основе показателей KPI. Большинство из компаний стараются заставить свой персонал работать в системе KPI. Но какие же положительные и отрицательные стороны KPI и как работать специалистам в этой системе?

Key Performance Indicators (KPI) расшифровывается как система показателей, при помощи которой работодатели оценивают своих служащих. Данная система имеет схожие черты с плановым подходом. Но есть одно серьезное отличие: результаты работы каждого работника привязывают к показателям работы к общим показателям KPI по всей организации в целом, например: рентабельность, прибыль, капитализация. Основная цель системы заключается в достижении соответствия действий работников разных служб и не тормозили работу специалистов других подразделений. Каждый сотрудник работает на общее благо его компании, достигает стоящие перед ним цели, а в результате получает значительные бонусы за их достижение.

По словам менеджера по развитию талантов «Джей Ти Интернешнл Компани Украина» (JTI) Катерины Лапшиновой, в каждом департаменте общие KPI компании «дробятся» на более мелкие — персональные. Ключевых показателей для каждого не должно быть много. Хватит трех-пяти четко сформулированных KPI. Главное — чтобы каждый из них можно было легко измерить. Менеджер по маркетингу и развитию черноморского региона «Бюро Веритас» Ашот Арутюнян приводит пример показателей KPI одного из менеджеров по продажам: «объем продаж не ниже…», «количество новых клиентов не меньше…», «размер среднего контракта по клиенту в пределах …», «уровень знания английского не ниже…» [9, С1].

Принимая во внимание мнение Ольги Шкуть, управляющего партнера компании Total HR Consulting, работа с применением системы KPI дает возможность специалистам четче понимать, что им необходимо делать, чтобы стать более эффективными для компании в целом.

Под «эффективностью» в данном случае подразумевается не только объем работ, который проделан за единицу времени, но и та польза, полученная компанией от деятельности работника.

В каждом подразделении, отделе, общие показатели KPI компании «дробятся» на персональные, то есть более мелкие. Для каждого работника ключевых показателей не должно быть много. Достаточно трех-пяти KPI, но четко сформулированных. Важно то, чтобы каждый из показателей можно было легко измерить. В сфере продаж уже существую такие показатели, как: «объем проданных товаров не ниже…», «количество новых клиентов не меньше, чем…», «размер среднего контракта по клиенту в пределах …», «уровень знания английского не ниже…» [9, С1].

В крупнейших компаниях на западе, где все должностные функции подробно прописаны и детализированы по максимум, работа с применением системы KPI — отличный вариант для персонала. Специалист четко понимает, за что и сколько он получит сверх должностного оклада и из чего он состоит.

Действительно, только конкретизированная, документированная информация о тех результатах, которые ожидает работодатель от сотрудника, заметно упрощает работу. У каждого сотрудника существуют персональные задачи и сроки их выполнения, в свою очередь компания регулярно контролирует его работу.

В большинстве компаний, помимо контроля каждый месяц, результаты всех KPI являются основой ежегодной оценки эффективности работы кадров.

После проведения годовой оценки специалисты по управлению персоналом составляют списки наиболее перспективных работников для зачисления их в кадровый резерв компании и повышения в должности.

Если за рубежом в разработке целей сотрудникам помогает администрация «головного офиса», то российские работодатели, для определения своих задач и целей действуют по-разному. Они пользуются услугами, а другие стараются обойтись собственными силами: цели формулируют специалисты по работе с кадрами. Но так как, ни те, ни другие не располагают достаточно полной информацией о работе каждого отдельного сотрудника, имеют место быть неточные и иногда недостоверные показатели деятельности сотрудников.

В конечном итоге работник сталкивается с тем, что его KPI могут оказаться невыполненными. Или в ином случае, данная система позволяет найти законные пути меньше работать, но получать больше.

Наиболее продвинутые компании для разработки KPI привлекают руководителей подразделений и даже рядовых сотрудников. А в последствии все показатели утверждаются непосредственно руководством.

Описываемая система KPI действенна для сотрудников, результат работы которых в большей степени влияет на финансово-экономические показатели организации. Например, в торговых фирмах это, в основном, топ-менеджеры и менеджеры по продажам, в рекрутинговых конторах — консультанты по подбору персонала.

Выполнение целей работником влияет и на индивидуальную величину ежегодного пересмотра заработной платы: чем выше оценка — тем выше процент роста зарплаты. Например, ежегодный бонус менеджеров состоит из двух показателей, зависящих от результатов выполнения индивидуальных заданий и от достижения целей работы компании. Такой подход является стимулом для более качественного выполнения функциональных обязанностей.

Для работников разных управленческих уровней размер бонуса, именно на который влияет система KPI, может колебаться в пределах от 20% до 100% оклада.

Непосредственно формула начисления подобного бонуса непростая: здесь учитываются количество KPI, коэффициент выполнения каждого в отдельности и его вес, а также коэффициент влияния, чем значительнее для компании показатель, тем выше «вес». В случае, если шкала KPI некорректно составлена, она принесет минимальный результат.

К примеру, если количество KPI достаточно велико, то влияние каждого на размер общего бонуса будет незначителен.

Если шкала KPI составлена некорректно, результата от нее будет немного. Например, если KPI слишком много, влияние каждого на размер общего бонуса будет невелик. Экономист Людмила Смирнова говорит, что сначала у нее было примерно 20 KPI, но через год их сократили до пяти. «На большинство показателей приходилась незначительная доля бонуса, а для меня потеря 5% в бонусе не представляла особой значимости. 20-процентный вес KPI мотивирует гораздо эффективнее» , — признается она.

Главный минус KPI состоит в том, что если одно подразделение компании плохо сработало, в заработной плате могут потерять сразу все его сотрудники. Это происходит из-за того, что персональные KPI связанны с ключевыми показателями всего отдела. При систематическом невыполнении плановых показателей, работник может быть понижен в должности. Поэтому KPI является стимулом всегда «быть в форме» .

Также к недостаткам работы в системе ключевых показателей можно отнести то, что не все служащие напрямую могут влиять на стратегические KPI компании: если бонусы зависят от продаж и чистой прибыли, то, вряд ли, сидя в офисе, секретарь или экономист смогут на него повлиять.

По наблюдению многих специалистов за системой KPI очень часто в компаниях система мотивации по KPI является «однобокой», то есть все то, что сотрудник перевыполнит является просто хорошо выполненная работа, за которую он получит зарплату, а за недовыполнение его лишают какой-то части оклада. Или возможен другой вариант: система ключевых показателей внедряется, но не происходит привязка к программе мотивации работы персонала.

В заключение важно отметить, что система показателей KPI сулит работникам создание четких целей в работе и прозрачные бонусы. Но вполне вероятно, что показатели могут оказаться недостижимыми, а переход на такую систему достаточно трудным. И конечно важно при построении системы KPI, учитывать какой специалист разрабатывает показатели для конкретно взятой компании. Если это человек, который имеет весьма смутное представление о процессах, происходящих внутри организации, то основные показатели будут прописаны неверно. Это случается в том случае, если компания внедряет данный подход ради «галочки». В таком случае система превращается в горы никому не нужной документации, а сотрудники впустую тратят время для понимания своих должностных обязанностей и заработной платы, основанных на KPI.

При грамотной разработке KPI, результатом будет являться:

1. Качественная оценка эффективности труда работников и процессов, происходящих в компании;

2. Обеспечение руководства компании необходимой информацией и возможностью своевременно принимать решения, непосредственно влияющие решение поставленных задач;

3. Премирование работников по личным достижениям в работе;

4. Выявление аутсайдеров и лидеров в коллективной работе;

5. Создание новой стратегии и области работы с персоналом.

Как и всякая система, KPI обладает рядом преимуществ и недостатков.

Плюсы KPI:

— Размер бонуса сотрудника напрямую зависит от выполнения его персональных KPI;

— За каждым закреплена ответственность за определенный участок работы;

— Сотрудник видит свой вклад в достижении общей цели компании.

Минусы KPI:

— Из-за слишком большого количества KPI в общем бонусе доля каждого из них мала;

— Слишком большой вес одного из показателей ведет к перекосам в работе;

— Реально недостижимые KPI демотивируют работу сотрудников.

Система KPI сулит специалистам четкие цели работы и прозрачные бонусы. Но показатели могут оказаться недостижимыми, а переход на такую систему — болезненным.

1.3 Концепция для формирования системы KPI для рекрутингового бинеса

С каждым годом все чаще и громче звучит термин KPI, за аббревиатурой которого кроется набор показателей, характеризующих степень достижения поставленных целей.

Каждый руководитель хотя бы однажды решал задачи, связанные с повышением эффективности своей организации. У опытного управленца наверняка существует набор инструментов, которые подтвердили свою состоятельность на практике. Чем выше конкуренция на рынке, тем активнее менеджеры вынуждены искать новые способы оптимизации работы и улучшения бизнес-показателей. Темы, посвященные управлению эффективностью бизнеса, актуальны, как никогда. Вопросу повышения эффективности бизнеса посвящены тысячи книг, десятки тысяч сайтов, сотни тысяч статей. Как правило, авторы этих материалов затрагивают только один аспект управления или рассматривают одну технологию, которая, по их мнению, способна многократно улучшить работу организации.

Но, конечно же, главным и единственным источником производственных результатов, инноваций и экономического успеха являются сотрудники.

Для достижения целей компании и улучшения качества услуг нам нужен высококвалифицированный персонал. В разных организациях профессиональный отбор и рекрутинг проходит разными методами. К сожалению, иногда сотрудники, которые работают в компании, не приносят выгоды для нее, а иногда из-за своей не компетентности приносят большие убытки. Для того чтобы избежать таких случаев, появилась потребность в такой системе рекрутинга, которая максимально сможет увеличить количество квалифицированного персонала, улучшить качество выполняемой ими работы, и максимально исключить убытки.

Система рекрутинга на основе KPI поможет оценить работу сотрудников, их вклад и пользу для компании. Для каждой должности будет создан набор ключевых показателей эффективности и их вес.

После оценки сотрудника по данным показателям отдел персонала сможет отобрать наиболее компетентных сотрудников, что существенно повысит качество оказываемых услуг, повысит рентабельность компании, привлечет новых клиентов и заинтересованных сторон.

Наем персонала и оценка результатов их работы с применением KPI позволяет повысить в разы отдачу от сотрудников, улучшая показатели выручки, прибыльности и качества. Даже после прохождения испытательного срока сотрудники будут мотивированы системой оценки их труда с применением KPI. Ведь их зарплата и сумма их премии будет зависеть только от их работы, от значений показателей эффективности.

2. Разработка системы KPI для кадрового агентства ООО «Элегия»

2.1 Анализ кадрового состава организации

ООО " Элегия"  — кадровое агенство, зарегистрированное в Московской регистрационной палате в 1998 году. С тех пор специалисты компании предоставляют свои высококачественные услуги, как организациям, так и индивидуальным предпринимателям. Компания была основана партнерами — профессионалами своего дела, работающими на рынке кадровых услуг с момента его становления. Это позволило накопить колоссальный опыт и изучить на практике специфику российского рынка, что выгодно отличает компанию от многих других предприятий.

Для того чтобы создать систему рекрутинга на основе KPI в кадровом агенстве используем нормативные документы, должностные инструкции и политику кадрового агенства, выберем ключевые показатели для сотрудников и отобразим их в приложении в табл. А.

По исследованиям социологов, специалистов по менеджменту и управлению персоналом, известно, что на каждом предприятии эффективными в любых условиях являются не более 10% сотрудников, в то же время около 10% работников не приносят пользы организации ни при каких условиях. Эффективностью остальных 80% работников необходимо управлять: ставить перед ними четкие задачи и контролировать процесс выполнения и итоги их работы, мотивировать каждого сотрудника, используя монетарные и нематериальные способы мотивации.

Для того чтобы процент персонала приносящий пользу увеличился, мы создадим систему рекрутинга на основе KPI. Далее выявленные нами показатели эффективности можно использовать для оценки работы персонала и создания системы премирования.

На данный момент не существует универсальных и единых методов о том, как разрабатывать систему KPI в организации. Различные авторы предлагают использовать свои методы разработки, руководствоваться какими-либо правилами и принципами. Однако нет информации о том, каким образом необходимо применять рекомендуемые разработки в российских компаниях, нет данных о результатах внедрения системы KPI в организациях, нет информации, проверенной временем.

При разработке системы следует опираться на принцип, который наиболее подходит для ООО «Элегия». Это принцип согласования производственных показателей со стратегией. Где каждый ключевой показатель деятельности должен быть привязан к стратегической цели компании. Для согласования показателей и стратегии необходимо формулировать цели, миссию, определять ценности компании, философию. Каждый сотрудник должен ежедневно помнить о том, ради какой цели он трудится в организации и что он должен делать для того, чтобы ее достичь.

Главной целью кадрового агентства является сохранение высокого уровня качества обслуживания при постоянно возрастающем спросе на услуги.

Разработаем модель KPI для рекрутингового бизнеса на примере компании ООО «Элегия» .

Для начала определим какие функции входят в процесс рекрутинга.

При появлении вакансии специалист отдела кадров, персонала, должен:

— изучить рынок труда;

— рассмотреть резюме;

— обозначить подходящих кандидатов;

— назначить день, время собеседования;

— провести тестирование;

— составить психологический портрет;

— провести собеседование с кандидатом на свободную вакансию и руководителем;

Представим модель процесса рекрутинга на основе KPI в приложении Б.

Данная схема описывает, как осуществляется алгоритм выполнения процесса рекрутинга в кадровом агентстве «Элегия». Ключевыми этапами процесса рекрутинга на основе KPI в заданной модели являются проведение тестирования и оценка работы кандидата за время испытательного срока по KPI.

Теперь подробнее рассмотрим процесс оценки работы кандидата за время испытательного срока по KPI (рис.3).

Рисунок 3 - оценка эффективности

Ранее для каждой должности были разработаны показатели эффективности, по которым специалист отдела кадров будет оценивать кандидата на вакансию во время испытательного срока. По этим же показателям он будет оценивать и уже работающих сотрудников с целью стимулирования работников и оценки их эффективности. Показатели KPI могут меняться и усовершенствоваться. Рассчитывается общий результат KPI по формуле (1). Если результат более 50%, то кандидата принимают на работу.

((Рn *100) /Цn) *Вn+ ((Рn+1 *100) /Цn+1) *Вn+1 (1)

где: Цn — цель по n-ому показателю эффективности;

Рn — результат по n-ому показателю эффективности;

Вn — вес по n-ому показателю эффективности.

2.2 Оценка эффективности системы KPI для кадрового агентства ООО «Элегия»

Система рекрутинга на основе KPI это такая система найма персонала, которая основывается на показателях эффективности. Данная система позволяет снизить «текучку» кадров и мотивирует персонал на максимальное вовлечение в работу. Также благодаря данной системе повышается уровень качества оказываемых услуг кадровым агентством. От качества отобранных кадров зависит эффективность работы организации и использование всех ее остальных ресурсов, поэтому ошибки в подборе кадров могут дорого обойтись организации. Если подбор хороших кадров является удачным вложением финансовых средств, то отбор и обучение работников, не подходящих для выполнения порученной им работы, будет пустой тратой денег.

Внедрение такой системы требует проведения некоторых действий и определенных затрат на выполнение данных действий. Представим это в таблице 3.

Таблица 3 — действия и затраты необходимые для внедрения системы рекрутинга на основе KPI

Анализом документов и разработкой ключевых показателей занимается сотрудник отдела персонала. Это является его должностной обязанностью, поэтому не влечет за собой каких либо дополнительных затрат.

Наиболее затратными действиями являются разработка и внедрение программы для учета показателей эффективности и подсчета и результата. Данная программа является простой, с 2 функциями, поэтому обходится организации не дорого.

Общая стоимость на внедрение системы рекрутинга на основе KPI обходится в 12 060 рублей.

В результате применения данной системы в кадровом агенстве снизилась «текучка» кадров, что позволило сделать работу персонала стабильной, эффективной и результативной. Также снизились затраты на поиск новых сотрудников, первичные инструктажи и обучение.

Сотрудники работают эффективнее, т.к. система оценки сотрудников по KPI применяется и после приема на работу, в качестве системы премирования.

За 2013 год было принято 121 человек, уволено 54 человека. Представим в таблице 4 затраты на персонал за 2013 г.

Таблица 4 — Затраты на персонал за 2013г

После внедрения системы рекрутинга на основе KPI количество увольнений в 2014 году снизилось примерно в 2 раза. Следовательно снизились затраты на подбор персонала, обучение и инструктаж. Также сотрудники нанятые по разработанной системе ответственнее к своей работе и точно знают свои обязанности, что приводит к снижению затрат на выплату компенсаций и штрафов примерно на 75%.

Рассмотрим затраты на персонал после внедрения разработанной системы за месяц и сравним со средним количеством затрат до внедрения этой системы за месяц в таблице 5 и изобразим графически на рис. 4. Рисунок 4 представим в приложении В.

Таблица 5 — затраты до и после внедрения системы KPI

Таким образом, можно сделать вывод, что внедрение данной системы рекрутинга окупится за первый же месяц при учете, что все сотрудники, нанятые до внедрения этой системы, будут оцениваться по системе KPI.

Также в результате применения данной системы рекрутинга существенно улучшится уровень оказываемых услуг и повысится конкурентоспособность и рентабельность компании.

Глава 3. Пример расчета наиболее распространенных показателей Kpi для рекрутингового бизнеса на примере кадрового агентства ООО «Элегия»

3.1 Расчет показателей Kpi для кадрового агентства ООО «Элегия»

Зачастую в работе рекрутингового бизнеса содержится много слов и мало цифр. Более того, иногда цифр нет вообще — они подменены эмоциями, личными мнениями и субъективными оценками. Но если же кадровое агентство хочет получить конкретный результат, рекомендуется разработать основные показатели эффективности для достижения требуемых целей и внедрить их в повседневную практику. О каких же показателях идет речь? Рассмотрим их на примере кадрового агентства ООО «Элегия» .

Время подбора

Показатель «время подбора» — это среднее количество календарных дней, требующееся для закрытия одной вакансии, от момента уведомления о вакансии до принятия кандидатом предложения. Вычисляется путем деления суммы дней, потраченных на закрытие всех вакансий, на число этих вакансий. TTF используется для оценки эффективности работы всего кадрового агентства, а также отдельного рекрутера или руководителя отдела.

TTF = Общее количество дней / Общее количество вакансий

TTF (OOO " Элегия" ) 300/10=30

В кадровом агентстве ООО «Элегия» на закрытие вакансии уходит в среднем 30 дней.

Использование этого показателя позволяет:

· определить временные рамки заполнения вакансии, что в свою очередь позволяет планировать работу подразделений ООО «Элегия»

· заключить адекватный договор между кадровым агентством и заказчиком

· сравнить эффективность работы отдельных рекрутеров

· повысить оперативность работы

Определяя стандартное время подбора для каждого вида вакансий, и сравнивая с ним каждый раз, реальное время подбора, в кадровом агентстве определяется динамика по этому показателю. Чем выше TTF, тем, обычно, выше стоимость подбора и ниже оценка работы агентства.

Стоимость подбора

Этот показатель помогает кадровому агентству провести анализ соотношения «прибыль-затраты», чтобы понять, нуждается ли процесс рекрутинга в изменениях. Для точного вычисления стоимости подбора необходимы следующие данные: внутренние затраты, внешние затраты и прямые затраты.

CPH = Внутренние затраты + Внешние затраты + Прямые затраты / Общее количество вакансий

· Внутренние затраты относятся к затратам на персонал компании. Цифра будет основана на времени, которое внутренние рекрутеры тратят на сбор и просмотр резюме и интервьюирование, а также на сверхнормативной оплате труда работников, выполняющих обязанности по вакантной должности.

· Внешние затраты — это, прежде всего, оплата услуг соответствующих поисковых ресурсов.

· Прямые затраты включают затраты на СМИ и бонусы персоналу.

Снижение стоимости закрытия вакансий свидетельствует об улучшении работы кадрового агенства. Показатель качества подбора важнее, чем цена.

Вычисление CPH обычно более точное, если этот показатель используется вместе с показателем «качество подбора» .

ООО «Элегия» не придает стоимости подбора слишком большое значение, так как у рекрутеров в стремлении «нанимать дешево» может выработаться не только определенная техника подбора, но и определенный стиль обращения с соискателями и заказчиками. Другими словами, стремясь к низкозатратному подбору, компания может оттолкнуть амбициозных кандидатов и клиентов.

Система Kpi для рекрутингового бизнеса слишком сложная, чтобы ее можно было охарактеризовать и измерить одним показателем. К примеру, CPH должен обязательно использоваться в связке с качеством подбора, временем подбора и уровнем удовлетворенности заказчика. Ориентация только на снижение стоимости подбора означает игнорирование снижения уровня удовлетворенности заказчика и уровня удержания новых сотрудников, разочарование кандидатов и в конечном итоге приводит к снижению прибыли.

Для полноты картины также используется такой показатель как «эффективность подбора» . Это показатель альтернативный стоимости подбора рассчитывается по формуле:

Эффективность подбора - это общая стоимость подбора, деленная на заработную плату принятых кандидатов.

Результат в % обычно отражает оплату услуг кадрового агентства. Например, ООО «Элегия» тратит 2 500 000 руб., чтобы нанять 200 человек, соответственно закрытие одной вакансии (стоимость подбора) обходится в 12 500 руб. Общая заработная плата принятых кандидатов составляет 96 млн руб. за год, в таком случае эффективность подбора будет 2,2%.

Качество подбора

Этот показатель отражает оценку работы принятых кандидатов после определенного периода.

QOH = (Кандидаты, прошедшие проверку / Принятые кандидаты) Х 100%.

Период, за который оценивается работа разный. Чаще всего за него принимается испытательный срок. Если испытание выдержали все принятые на работу кандидаты, то качество работы агентства будет равно 100%. В определенных случаях имеет смысл использовать другую продолжительность времени.

Например, при работе, которая требует продолжительного времени обучения на рабочем месте или больших затрат на адаптацию, проводится предварительная оценка через 1−2 месяца (при испытательном сроке 3 месяца). Если оценка достоверно низкая, с работником расстаются, чтобы избежать лишних затрат и потерь времени. В случае, когда за 3 месяца работника оценить сложно, оценка проводится через больший период времени.

Еще одним немаловажным показателем в работе ООО «Элегия» является % удержания новых сотрудников по прошествии времени (иногда используется обратный показатель — % текучести кадров). Этот показатель применяется для оценки процесса адаптации в подразделениях, но может использоваться и для оценки рекрутенговых агенств.

Показатель удержания отражает соответствие подобранных кандидатов требованию заказчика и рабочему месту. Для большей точности используется два показателя: % новых сотрудников, уволившихся в течение определенного времени по собственному желанию и % оставивших рабочее место по инициативе руководителя.

Этот показатель, помогает кадровому агентству оценить на сколько качественно их сотрудники подбирают персонал для заказчиков.

Далее рассмотрим условия работы вышеупомянутых показателей в таблицеА.2.

Таблица А.2. KPI для ООО «Элегия» и система их измерения/расчета

После расчета выполнения показателей Kpi, кадровое агентство определяет процент выполнения показателя и соотносит его с существующими коэффициентами, представленными в таблице А.3.

Таблица А.3. Процент выполнения показателя и коэффициент

Коэффициент устанавливается в зависимости от политики компании относительно перевыполнения плана. Коэффициент 1,5 или 2 означает, что сотрудник мотивирован на существенное перевыполнение плана. Если такой задачи нет, то значение коэффициента = 1 будет служить ограничением для сотрудника — он не будет занижать план чтобы, потом его перевыполнить, так как в этом случае он получит коэффициент, соответствующий выполнению плана в 100%, а не более.

3.2 Влияние KPI в рекрутинговом бизнесе на заработную плату на примере кадрового агентства ООО «Элегия»

Какую же практическую значимость имеют Kpi для рекрутингового бизнеса, в частности для компании ООО «Элегия»? Помимо повышения эффективности работы каждого сотрудника, Kpi увеличивает конкурентные преимущества компании в целом, работодателю же разработанная система Kpi помогает формировать политику заработных плат.

В этой связи определим ключевые показатели эффективности, например:

1. KPI1 — процент выполнения плана по Time to fill (TTF)

2. KPI2 — процент выполнения плана по Quality of hire (QOH)

Чтобы установить, в какой степени каждый из выбранных KPI будет влиять на заработную плату, определим вклад (вес) для каждого из них (табл.4):

Таблица 4. Влияние показателя на заработную плату

Как видно из табл.4, оба показателя влияют на переменную часть зарплаты поровну. Это означает, что достижение каждого из них одинаково важно.

Далее определим значения коэффициентов для каждого показателя (табл.5).

Таблица 5. Коэффициенты показателя в зависимости от процента выполнения плана

Для упрощения дальнейших расчетов установим одинаковые значения коэффициентов для KPI1и KPI2 (табл.5 будет подходить для расчета каждого из показателей). Так как для сотрудников отдела рекрутинга кадрового агентства ООО «Элегия» установлен минимальный фиксированный оклад, основная часть заработной платы является переменной, определим ее зависимость от Kpi.

4. Cхема расчета переменной части заработной платы в соотношении с Kpi

ПЧ = Плановая сумма переменной части * (Вес KPI1 * Коэффициент KPI1 + Вес KPI2 * Коэффициент KPI2).

Таблица 6. Проверка всех возможных вариантов размеров заработной платы при всех возможных значениях KPI (с подробной расшифровкой по некоторым значениям)

Вариант 1

Выполнение плана 90−100% (значение коэффициента KPI1 = 1).

Выполнение плана 90−100% (значение коэффициента KPI2 = 1).

Переменная часть (ПЧ) составляет 50% и равна 15 000 руб.

ПЧ = 15 000 руб. * (1×50% + 1 * 50%) = 15 000 руб.

Заработная плата в месяц = 15 000 (фиксированная часть) + 15 000 (переменная часть) = 30 000 руб.

Вывод: сотрудник получает плановую заработную плату, установленную по нормативу ФОТ.

Вариант 2

Выполнение плана более 100% (значение коэффициента KPI1 = 1,5).

Выполнение плана более 100% (значение коэффициента KPI2 = 1,5).

ПЧ = 15 000 руб. * (1,5 * 50% + 1,5 * 50%) = 22 500 руб.

Заработная плата в месяц = 15 000 (фиксированная часть) + 22 500 (переменная часть) = 37 500 руб.

Вывод: сотрудник получает больше на 7 500 руб. плановой заработной платы, но и выполнение плана по каждому из показателей составляет более 100%.

Вариант 3

Выполнение плана 51−89% (значение коэффициента KPI1 = 0,5).

Выполнение плана 51−89% (значение коэффициента KPI2 = 0,5).

ПЧ = 15 000 руб. * (0,5 * 50% + 0,5 * 50%) = 7 500 руб.

Заработная плата в месяц = 15 000 (фиксированная часть) + 7 500 (переменная часть) = 22 500 руб.

Вывод: сотрудник получает меньше на 7 500 руб. плановой заработной платы.

Вариант 4

Выполнение плана менее 50% (значение коэффициента KPI1 = 0). Выполнение плана менее 50% (значение коэффициента KPI2 = 0).

ПЧ = 15 000 руб. * (0 * 50% + 0 * 50%) = 0 руб.

Заработная плата в месяц = 15 000 (фиксированная часть) + 0 (переменная часть) = 15 000 руб.

Вывод: сотрудник получает меньше на 15 000 руб., так как переменная часть равна 0 по причине выполнения плана по каждому показателю менее 50%.

Рассчитайте, какой размер заработной платы будет начислен, если выполнение плана по KPI1 будет составлять 101%, а выполнение плана по KPI2 — 49% (правильный ответ — 26 250 руб.)

Заключение

Современный менеджмент рассматривает персонал как основной капитал предприятия. От эффективно подобранных сотрудников зависит конечный результат работы всей организации или предприятия, особенно это касается высококвалифицированных специалистов, опытных руководителей.

Для того чтобы в организации был персонал приносящий пользу и выгоду, организация должна создать такую систему найма, которая сможет оценить кандидатов и выбрать максимально подходящего на определенную должность.

В данном проекте была разработана система Kpi для рекрутингового бизнеса. Она разработана в рамках общей концепции организации OOO «Элегия» в области качества, базируется на внутренних стандартах предприятия описывающих цели и задачи в исследуемой сфере.

Сотрудники, нанятые по данной системе, работают стабильно и эффективно. Следовательно, в организации снизился уровень уволенных сотрудников, и уменьшилась «текучка» кадров. Благодаря данной системе, кадровое агентство сократило расходы на поиск нового персонала обучение и инструктаж. Так же повысился уровень качества оказываемых услуг, что в будущем приведет к увеличению спроса на данные услуги и повысит конкурентоспособность компании.

Разработанная система Kpi позволяет достигнуть общих целей организации.

В ходе курсовой работы, поставленные задачи были достигнуты.

Список источников

1. Вихров А. А., Лекомцев П. А. Интеграция систем KPI/BSC и бюджетирования в единый инструмент управления. // Управление компанией. — 2013. № 5. — С29−131.

2. Каплан Р. Н. / Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию // М: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2012;320с.

3. Климов, Е. А. Психология профессионального самоопределения: Учеб. пособие для студентов высш. пед. учеб. заведений / Е. А. Климов. — М.: Академия, 2012. — 304 с.

4. Клочков А. К. KPI и мотивация персонала. Полный сборник практических инструментов. — Эксмо, 2010. — 160 с. — ISBN 978−5-699−37 901

5. Кутабиева Ф. Б. KPI — каждому по способностям // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. — 2010;№ 2. — С1.

6. Панов М. М. Оценка деятельности и система управления компанией на основе KPI. — М.: Инфра-М, 2013. — 255 с. — (Просто, Кратко, Быстро). — 500 экз. — ISBN 978−5-16−5 781−1

Приложения

Таблица, А — ключевые показатели эффективности сотрудников сотрудников кадрового агентства ООО «Элегия»

Приложение Б

Модель процесса рекрутинга на основе KPI

*

Приложение В

Рисунок 4 — Затраты на персонал до и после внедрения разработанной системы за год