По информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

ИО отдела Выписка представляет собой информационную модель данного объекта.

ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) — это классификаторы технико-экономической информации и документы; и внутримашинного ИО (совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам) — это макеты / экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или ввода результатной информации.

Постоянная информация хранится в виде таблиц и реализуется с помощью специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются. В данной системе такими справочниками являются: Спрвочник_Товары, Справочник_Контрагенты. В первом справочнике содержится информация об основных товарах фирмы, единицах измерения и ценах на них. В Справочнике Контрагенты хранится информация о названиях фирм клиентов, поставщиков и их адресе. Для расчета итоговой информации будут применятся отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров.

Основными отчетами будут отчет по приходным и расходным документам, отчет по остаткам товаров и т. д.

Отчет по приходным и расходным накладным будет группировать эти документы в соответствии с заданным периодом.

Отчет по товарам на складах будет показывать текущее состояние склада, то есть то количество товара, которое есть на данное время (время создания отчета).

При организации БД учета товаров целесообразно использовать следующие типы баз данных.

Основная база — это БД, в которой каждая запись хранит информацию, не имеющую никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД не могут иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе относятся базы, заполняемая при поступлении первичных приходных документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

Подчиненная база — это БД, которая позволяет хранить данные, относящиеся к какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой в системе является база данных платежных документов.

Справочник — это БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник номенклатуры, справочник клиентов, справочник поставщиков и справочник фирм.

Организация связей между базами данных требует определенных правил обращения с записями:

• · При удалении записи из некоторой базы или подчиненной базы должны быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые относятся к удаляемой записи.
• · Если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со справочником.
• · При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной информации будет храниться.
• · Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной группы информации. Кроме того, он является единственным средством для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует использовать там, где предполагается группировка данных по какому-либо признаку.