Основные принципы составления делового письма

Без деловой корреспонденции невозможно представить деятельность организации. Официальные письма, факсы, телеграммы являются важнейшими каналами связи. Написание делового письма требует соблюдения определенных правил. Эти правила касаются как оформления письма, так и характера изложения его содержания.

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются особые требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма, акта отправитель должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно и на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо.

Этапы составления и подготовления писем:

• 1 изучение существа вопроса
• 2 подготовка и написание проекта текста письма
• 3 согласование проекта письма
• 4 подписание руководителем
• 5 регистрация
• 6 отправка

Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов по ним. Затем приступают к составлению текста письма.

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации.

Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма. Чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделы, пункты, подпункты, абзацы. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письма составляются обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием для составления письма, констатацию факта, в ней указывается цель (причина составления письма).

При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д.

Заключение

письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть.

Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя.