Расходы служебной командировки

В расходы по служебной командировке включаются:

• — суточные;
• — расходы по найму жилья (квартирные);
• — затраты на проезд и прочие фактические затраты, связанные с командировкой.

Согласно п. 11 Положения № 749 работникам возмещаются расходы на проезд и наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного места жительства (суточные), а также иные затраты, произведенные с разрешения руководителя организации. Размеры расходов, связанных с командировкой, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно абзацу 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ выплачиваемые командируемым работникам суточные учитываются организацией в составе расходов в размере фактических затрат, т. е. в том размере, в каком они определены локальным нормативным актом. Однако, независимо от того, какой размер суточных установлен локальным нормативным актом организации, от НДФЛ освобождаются данные выплаты в пределах нормативов, установленных в п. 3 ст. 217 НК РФ (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке).

Согласно п. 16 Положения № 749, выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Для целей исчисления налога на прибыль в состав прочих расходов включаются (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) расходы на командировки, в частности:

— на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

• — на наем жилого помещения;
• — суточные;
• — на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• — консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы на выплату суточных для целей исчисления налога на прибыль не нормируется.

Как было сказано выше, к расходам на командировки относятся расходы на наем жилого помещения для командируемого работника.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 21 Положения № 749).

В общем случае документами, подтверждающими факт нахождения работников в командировках и фактическое несение ими расходов по найму жилых помещений, могут служить: приказы о командировках, командировочные удостоверения работников с отметками о нахождении в пунктах назначения, счета на оплату гостиничных услуг, проездные документы, путевые листы, авансовые отчеты, отчет о выполнении служебного задания, платежные документы.

Направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства-участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

В случае, если работник после окончания командировки не предоставил документы, подтверждающие наем жилья за рубежом организация вправе возместить ему указанные расходы в любых размерах, если из коллективного договора следует, что такие расходы должны быть возмещены работнику даже при отсутствии подтверждающих документов.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка России на момент выдачи. При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная — на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная — на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71) [8, с. 203].