Особенности изучения делопроизводственных документов

Известный специалист в области источниковедения, отечественный историк А. К. Соколов охарактеризовал делопроизводственные документы как «скучную и неэффектную группу скромных документов-трудяг, значение которых, тем не менее, трудно переоценить». Потому что именно такие материалы служат для новых наблюдений тех событий, трактовка которых давно устоялась и не вызывает сомнений.

Отличительной чертой делопроизводственных документов является их существование во множестве экземпляров. Это могут быть многочисленные копии для рассылки какого-либо документа по структурным подразделениям для сведения или исполнения. Кроме того, в результате разработки приказов, планов, составления отчетов в текущем делопроизводстве откладываются проекты, черновики, первоначальные, промежуточные и окончательные варианты.

При этом историк должен иметь в виду информационную ценность каждого из вариантов документа, так как указанные экземпляры могут заключать в себе различные объемы сведений, уникальные и неповторимые детали, которые важно подвергать источниковедческому анализу для выяснения ответов на главные вопросы о полноте и степени достоверности источника, его научной ценности и перспективах введения в конкретно-историческое исследование. Каждый экземпляр документа характеризуется сочетанием вариантных особенностей, обусловленных его происхождением, содержанием, формой, делопроизводственной функцией. Поэтому последовательное изучение всех сохранившихся вариантов делопроизводственного документа позволяет реконструировать историю его создания и определить источниковедческое значение каждого варианта или экземпляра в познавательном процессе.

Источниковедческая работа с документами государственных учреждений и общественных организаций требует знания их истории, структуры, ведомственных и деловых связей и отношений. Эти знания облегчают поиск документов и способствуют обнаружению и осмыслению внутренних связей между ними, воссозданию всего комплекса источников, всестороннему анализу содержащихся в них известий.

При изучении делопроизводственных документов как исторических источников необходимы знания из области документоведения. Прежде всего, чтобы правильно понять значение каждого отдельного документа, потребуется хорошо ориентироваться в системе, породившей этот источник, то есть в системе государственного делопроизводства, основных нормативах и ГОСТах.

Кроме того, следует учитывать, что комплекс делопроизводственной документации никогда нс сохраняется полностью и в то же время существование нескольких экземпляров, вариантов или версий позволяет при утрате какого-либо конкретного документа обнаружить его копии в других документационных системах.

В связи с тем что делопроизводство — это система, отдельный документ в которой составляет звено, может происходить перемещение сведений из одного делопроизводственного источника в другой. Поэтому утрата отдельного документа зачастую не ведет к полной потере. Данное обстоятельство помогает исследователю узнавать о содержании несохранившихся документов, используя, например, их черновики или копии. Так, в годы тоталитаризма борьба с «врагами народа» сопровождалась «борьбой» с документами, где могли быть указаны имена арестованных по политическим мотивам, ранее занимавших руководящие посты. Такие материалы часто изымались из делопроизводства или архивного фонда, засекречивались или уничтожались.

Таким образом, при изучении видового комплекса делопроизводственных источников необходимо использовать следующие методические подходы: междисциплинарный, комплексный, сравнительно-исторический. Также следует принимать во внимание содержательную взаимосвязанность и взаимозаменяемость документальных материалов.