Технико-экономическое обоснование на создание ИС «Учёт»

Общая характеристика.

Объектом автоматизации проектирования является деятельность продуктового магазина. Работой магазина руководит директор, у которого в непосредственном подчинении находятся все сотрудники.

Характеристика существующей системы управления.

Деятельность данного магазина можно условно разбить на 3 основных бизнес-процесса: управление торговым залом, управление складом и оперативный учет.

Каждая из этих составляющих представляет собой некоторый процесс на предприятии, который решает определенный круг задач и проходит разные этапы принятия решений, связанных с эффективным управлением предприятием розничной торговли.

Управления складом состоит в том, чтобы начальник склада проверяет поступившей товар по накладной, бракуется испорченный или просроченный товар, составляется акт разногласий и отправляется поставщику. При оприходовании товара производится расчет розничной цены и присвоении кода каждому товару. В процессе продажи из программы автоматически удаляется информация о проданном товаре и по окончании рабочего дня бухгалтером формируется отчет по кассовой книге. Проведение инвентаризации продавцами, работниками склада и бухгалтером позволяет выявить нехватку или излишек товаров. По факту завершения инвентаризации формируется отчет для оперативного учета. Процесс возврата товаров проходит либо на основании заявления покупателя о некачественном товаре, либо на основе списка товаров, составленного по итогам инвентаризации. При возврате товаров бухгалтер составляет акт о возврате товаров.

Управление торговым залам состоит в том чтобы своевременно запрашивать со склада товар, проверять товар на полках на истечения срока годности и продажи товара.

При анализе деятельности магазина были выявлены следующие недостатки:

• — выполнение документооборота вручную может привести к потере документов или неправильному составлению документации;
• — учет всех дневных продаж по каждому товару вручную может привести к недочетам;
• — при анализе ассортимента товаров могут возникнуть ошибки, что повлияет на формирование заявок на поставку товаров;
• — невозможно проведение анализа прошлых данных на предмет наиболее выгодных поставщиков, по качеству работы сотрудников и т. п.

Цели, критерии и ограничения внедрения ИС.

Характеристика целей создания ИС.

Информационная система «Учёт» разработана для автоматизации ведения товароучетных и административных операций компании. ИС позволит:

• — ввести автоматизированное управление закупками и продажами товаров (учет остатков и движения запасов, ведение каталога, формирование товарных отчетов);
• — автоматизировать регистрацию документов в книгах покупок и продаж;
• — сократить время на учет имущества компании (учет наличия специального оборудования и инструментов и движения каждого объекта учета, начисление амортизации объектов).

Характеристика ограничений по созданию ИС.

Проектируемая ИС не обеспечивает учет рабочего времени сотрудников, подмен сменами, больничных листов, отпусков, назначение зарплаты и премий.

Функции и задачи создаваемой ИС.

ИС включает в себя следующие автоматизированные функции (на основании модели «AS IS»):

• — учет закупки и движения товаров (анализ ассортимента, формирование заявок на поставку товаров, учет принятых товаров, учет списания и возврата товаров, инвентаризацию);
• — учет денежных средств;
• — формирование документации магазина (отчеты, ордера, ведомости);
• — учет имущества компании (учет наличия и движения оборудования компании, начисление амортизации).

Выше перечисленные функции ИС позволяют повысить эффективность деятельности компании, качество обслуживания покупателей, уменьшить потерю документации магазина, создать единую информационную базу для анализа, эффективного управления и контроля деятельности магазина.

Ожидаемые технико-экономические результаты создания ИС.

Основные источники экономической эффективности, получаемые в результате создания ИС:

• — сокращение объема бумажной документации;
• — увеличение скорости поиска информации и подготовки отчетов;
• — возможность анализа деятельности магазина на основе накопленных в БД сведений;
• — повышение производительности труда;
• — улучшения качества обслуживания покупателей.

Ожидаемые затраты на создание и внедрение ИС:

• — разработка ИС;
• — оргтехника (принтеры, кассовый аппарат, сетевое оборудование);
• — лицензии на ОС Windows, Microsoft Office.

Выводы и предложения.

Автоматизация продовольственного магазина повышает эффективность деятельности компании, производительности труда, улучшение качества обслуживания покупателей, сокращение запасов товара. Автоматизация магазина позволяет уменьшить потерю документации, создать единую информационную базу для анализа, эффективного управления и контроля деятельности продуктового магазина.

Внедрение ИС потребует обучение сотрудников компании работе в создаваемой ИС.