Использование путевых листов, учёт топлива и применение норм его расхода

Путевой лист как форма первичного учётного документа

В настоящее время вопросы составления и заполнения путевых листов регулирует Инструкция о порядке оформления транспортных документов, утверждённая Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 (в ред. постановления Минфина от 31.08.2011 N 88). Вместе с тем со вступлением в силу с 01.04.2011 Указа Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учётных документов» и Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учётных документов» осталось восемь форм обязательных первичных учётных документов, среди которых путевые листы не поименованы.

Те формы документов, которые отсутствуют в числе обязательных, даже если они утверждены органами госуправления, в настоящее время могут быть разработаны организацией самостоятельно и утверждены в учётной политике в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учёту «Учётная политика организации», утверждённой Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.04.2002 № 62.Обязательные требования к таким документам содержаться в Указе № 114.

Путевые листы, как документы, не относящиеся к обязательным формам, в настоящее время могут составляться и заполняться по формам, предусмотренным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления транспортных документов и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь», действующим с 18.02.2011, по настоящее время, по формам, применявшимся до указанной даты, утверждённых Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению», либо по самостоятельно разработанным формам с учётом требований Указа № 114.

Самостоятельно разработанная форма путевого листа должна иметь следующие реквизиты:

• 1)наименование документа;
• 2)дату составления (внутренним документом можно предусмотреть, что датой составления является каждая из дат в течение периода, на который выдаётся путевой лист, поскольку он может оформляться на определённый промежуток времени);
• 3)номер путевого листа. Согласно указу № 114 данный реквизит не является обязательным, но поскольку в соответствии с Инструкцией № 138 путевые листы относятся к бланкам строгой отчётности, они должны быть пронумерованы;
• 4)содержание хозяйственной операции (информация о перевозке — об автомобиле, о водителе и т. д.);
• 5)количественную оценку хозяйственной операции (время в пути и пробег автомобиля);
• 6)стоимостную оценку хозяйственной операции (отметка о стоимости израсходованного топлива, которая проставляется бухгалтером, калькулятором, либо другим учётным работником);
• 7)должности лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, их фамилии и личные подписи.

Следует отметить, что применение путевого листа как формы первичного учётного документа, служащего основанием отражения операций в бухгалтерском учёте, подписи медицинского работника, диспетчера и механика не требует. Вместе с тем данные реквизиты стоит предусмотреть для целей организации перевозок, а также для установления виновника чрезвычайных ситуаций в случае их возникновения.

Путевой лист на автомобиль может не оформляться в двух случаях:

При эксплуатации служебного легкового автомобиля, предназначенного для обслуживания руководителя организации (его заместителей), индивидуального предпринимателя;

2) при использовании личного автомобиля работника в служебных целях в соответствии с законодательством о труде, если расходы на его обслуживание и приобретение топливно-смазочных материалов Осуществляются работником за счёт собственных средств и нанимателем не возмещаются.

В остальных случаях путевой лист обязательно выписывается на все автомобили, находящиеся в организации, в том числе взятые в аренду и безвозмездное пользование.