Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Значительная часть документов, которые создаются в организации предназначена для другой организации или физических лиц.
Работа над исходящим документом начинается с составления проекта документа конкретным исполнителем. Исполнитель изучает нормативные акты по соответствующей тематике, анализирует изданные ранее документы и т. д. Затем разрабатывается проект документа.
На следующем этапе документ направляется непосредственно руководителю исполнителя с целью предварительного согласования, после получения и исправления замечаний составляется чистовой вариант документа, в двух экземплярах, который направляется на официальное визирование и согласование. После получения на проекте документа всех виз его передают на подпись руководителю организации вместе со всеми приложениями. При необходимости вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых был составлен данный проект (контракты, рекламации, инициативные письма, акты, нормативные документы и т. д.) Руководитель может внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания документ направляется на регистрацию. Регистрация исходящих документов состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, проставления даты документа. Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения, дополненного порядковым номером документа в деле. Затем документ отправляется на экспедиционную обработку, в ходе которой проверяется соответствие документа требованиям ГОСТа, на предмет наличия обязательных реквизитов, проверяется количество листов и приложений, первый экземпляр документа упаковывается в конверт, пишется адрес и предается в почтовое ведомство или курьерскую службу для отправки адресату.
Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело с исходящей корреспонденцией (перепиской). В последствии он может быть использован в информационно-справочной работе.
