Необходимость автоматизации работы службы управления персоналом

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу [14, c.45].

Необходимость автоматизации деятельности HR-отделов и внедрения новых программных продуктов по управлению персоналом, сбору, обработки и хранения информации связана с множеством объективных причин и потребностей бизнеса:

• · увеличение объема данных, подлежащих обработке, и необходимость соблюдения процедур, предусмотренных российским законодательством;
• · необходимость поддержания большого количества специфических кадровых процедур, свойственных конкретным компаниям и видам деятельности (работа вахтовым методом, оформление большого количества регулярных командировок и т. п.);
• · распределенный характер деятельности компаний, большое количество офисов и филиалов, что приводит к необходимости стандартизации кадровых процессов и автоматизации рутинных и повторяющихся операций;
• · кадровые изменения, связанные с текущим состоянием рынка и кризисными явлениями (изменение графиков работы сотрудников, корректировка схем мотивации и оплаты труда, другие кадровые изменения);
• · функциональные ограничения ранее используемых версий продуктов кадрового учета, технически не позволяющие решать новые возникшие задачи.

Когда компания принимает решение об автоматизации кадровой деятельности и внедрении системы учета кадров и расчета заработной платы, как правило, организуется тендер, по результатам которого определяется будущий исполнитель, а также какая именно программная платформа будет использоваться. При выборе системы заказчик проводит тщательный анализ рынка и сравнение представленных решений: «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», SAP HR, БОСС-кадровик и др. Целесообразно в качестве критериев выбора использовать следующие требования:

• · программная платформа должна обеспечивать решение всех поставленных перед HR-отделом задач и поддерживать все бизнес-процессы по управлению персоналом и кадровому учету;
• · система в полном объеме учитывает требования российского трудового и налогового законодательства, имеет возможности отслеживать происходящие изменения в будущем;
• · само решение, а также услуги по его внедрению и последующей технической поддержке должны быть доступны для заказчика по стоимости;
• · поставщик услуг должен доказать свою квалификацию, иметь опыт подобных внедрений, а также быть финансово устойчивым, чтобы суметь успешно реализовать проект.