Методы составления и изготовления документов

В зависимости от видов используемых технических средств применяются следующие методы составления и изготовления документов:

• Ш рукописные (при помощи средств письма);
• Ш машинописные (при помощи пишущих машин, печатающих устройств, компьютеров);
• Ш акустические (при помощи диктофонов);
• Ш комбинированные (последовательное сочетание различных технических средств).

Говоря о средствах составления и изготовления документов, следует упомянуть о видах бумаги, которые могут применяться в этих целях:

a. типографическая,.

b. писчая,.

c. чертежно-рисовальная,.

d. техническая,.

e. упаковочно-оберточная,.

f. светочувствительная и т. д.

Рукописный способ.

Рукописный способ по-прежнему является наиболее распространенным в процессах составления документов, например, в бухгалтерии, учете, товаросопроводительной документации.

Для размещения средств письма на рабочих местах применяются специальные органайзеры, в комплекты оснащения которых входят, не только различные средства письма, но и предметы канцелярского обихода: ножницы, ножи для резки бумаг, дырокол, миниатюрный сшиватель, ластики, скрепки, устройства для заточки карандашей, клеящие ленты, а также часы, пепельницы и т. д.

Машинописный способ.

Машинописный способ реализуется, в основном, при помощи компьютеров. Оригинал документа формируется и редактируется на дисплее, после чего воспроизводится при помощи печатающих устройств (принтеров), а потребность в копиях может удовлетворяться при помощи того же принтера или копировального аппарата.

Вместе с тем очевидна необходимость и в сохранении пишущих машин, в пользу которых говорит их независимость от источников питания, возможность оперативного перемещения и использование их в нештатных ситуациях (например, заполнение анкетного бланка), простота в эксплуатации.

Среди специализированных пишущих машин назовем машины для лиц с ограниченным зрением, печатающие на специальных листах; плоскопечатающие машины, для внесения текста в паспорта; машины для нанесения надписей на чертежи; стенографические машины и другие.

Акустический способ.

Акустический способ реализуется при помощи различных видов переносных и стационарных (в основном для записи совещаний, конференций) диктофонов.

Копировальная техника К техническим средствам, при помощи которых изготавливаются копии документов, предъявляются требования факсимильного качества. Такого качества, когда копия соответствует оригиналу по содержанию и внешнему виду, а различия могут касаться только цвета изображения и его масштаба. Потребность в копировании документации может возникать не только в ходе управленческих процессов, но и при реализации других видов деятельности учреждения (например, учебно-методическая работа, реклама). При обращении к копировальной технике учитываются и организационные и экономические аспекты ее использования (централизованное, децентрализованное), определение целесообразности создания собственных типографий, возможность коллективного использования техники совместно со сторонними организациями.

Основным видом копировальной техники в настоящее время являются электрофотографические аппараты прямого копирования с непосредственным переносом изображения на различные виды носителей: бумагу, пленки. Наиболее известным производителем такой техники является фирма «Рэнк ксерокс», в связи с чем, под термином «ксерокс» сейчас подразумевается любой копировальный аппарат, хотя он может быть произведен и иными фирмами («Канон», «Минольта», «Кодак», «Тошиба»).

Копировальные аппараты можно классифицировать по их эксплутационным характеристикам:

• Ш По скорости приготовления того или иного количества копий в минуту:
  • o малоскоростные (от 3 до 16 копий в минуту);
  • o среднескоростные (до35 копий в минуту);
  • o высокоскоростные (свыше 55 копий в минуту).
• Ш По габаритам:

портативные, переносные (например, «Ксерокс-520», «Шарп СФ 2060» и другие). Для них характерны небольшой вес (до 12 кг) и наличие удобной ручки для транспортирования;

• Ш настольные (как правило, это среднескоростные аппараты массой в 35−60 кг). Для их установки могут применяться передвижные столы или подставки, позволяющие при необходимости оперативно менять место размещения аппарата;
• Ш напольные, стационарные. Это высокоскоростные аппараты, в отношении которых также предусматривается возможность их перемещения.

Средства копирования оснащаются дополнительными устройствами, которые расширяют функциональные возможности таких средств, как:

автоматизированная подача оригиналов и листов бумаги из лотка (кассеты);

кодовое ограничение доступа к использованию аппарата;

система идентификации происхождения копий, предназначенная для борьбы против незаконного и несанкционированного копирования. На каждую копию наносятся краской (например, желтой), специальные кодовые знаки, компьютерная расшифровка которых позволяет определить номер аппарата, где изготовлена та или иная копия. Система не может быть отключена при пользовании аппаратом. Оснащены этой системой аппараты фирмы «Минольта» ;