Элементы системы организации первичного учёта

Исследование построения на предприятии СОПУ целесообразно начать с анализа сбора и регистрации оперативных фактов, подлежащих первичному учёту, т.к. этот элемент является точкой отсчёта всей системы первичного учёта.

Под сбором и регистрацией оперативных фактов понимается организованная совокупность средств и приёмов по восприятию, измерению и первоначальной фиксации на различных носителях исходной информации о хозяйственных операциях и иных фактах хозяйственной деятельности предприятия.

Необходимость исследования СОПУ по стадиям движения данных отмечает в своей работе Кирьянова З. В. 24, где подробно описываются основные стадии формирования данных первичного учёта, а также способы, приёмы и технические средства по сбору и регистрации оперативных данных. В частности при сборе и измерении первичной информации на различных участках могут применяться следующие средства.

• 1. На участках учёта сырья, материалов, полуфабрикатов — весы различных видов, мерная тара, специальные транспортные поддоны.
• 2. На участках учёта труда — часы, а также счётчики с разнообразными датчиками, позволяющими накапливать результаты измерений.
• 3. При учёте производственных ресурсов — различные автоматизированные системы по учёту, к примеру, энергоресурсов (подачи пара, топлива, электроэнергии и т. п.)
• 4. При учёте выработки — разнообразные регистрирующие приборы, позволяющие фиксировать, накапливать и передавать на периферийные устройства результаты работы за определённый промежуток времени отдельного станка, линии и проч.

Оптимальным вариантом организации сбора и регистрации информации при помощи различных средств регистрации и средств передачи и накопления информации. Однако в силу различных причин (нехватка финансовых ресурсов, небольшие размеры предприятия, непонимание руководством необходимости во внедрении высокотехнологичных средств сбора и регистрации информации и т. д.) далеко не каждое современное предприятие обладает столь высокоэффективными методами сбора и регистрации оперативных фактов хозяйственной деятельности. На многих ныне действующих предприятиях применяются ручные или полумеханизированные способы сбора и регистрации первичной информации.

Очень важно, какие технические средства применяются при сборе и регистрации оперативных фактов на различных участках и стадиях учётного процесса, что позволяет выявить:

• 1. степень точности при сборе и при регистрации оперативных фактов;
• 2. уровень оперативности сбора (съёма, фиксации) и регистрации первичной информации об отдельных хозяйственных операциях и прочих фактах хозяйственной деятельности предприятия;
• 3. сформировать собственное мнение о том, будет ли и в дальнейшем первичная информация собрана и зарегистрирована с той же степенью точности и при том же уровне оперативности на конкретном участке учёта или на определённой стадии учётного процесса.

Следующий элемент СОПУ, подлежащий анализу, — среда функционирования системы организации первичного учёта.

Под средой функционирования СОПУ — понимается совокупность внешних и внутренних факторов, влияющих на организацию первичного учёта.

Среда является сложной системой. Она может быть естественной и искусственной, экономической, политической, и правовой и проч.

Один из способов анализа среды и её влияния на функционирование системы — разделение всех факторов среды на две части: прямого и косвенного воздействия. К внешним факторам можно отнести размеры организации, местоположение, ресурсы, технология, требования законодательства и др., а к внутренним, например, организационная структура, работа с персоналом, техническая оснащённость и др. 27с. 161 — 163.

Следующей важной составляющей СОПУ является собственно сам массив первичной учётной документации. Документирование информации — обязательное условие для её включения в информационные ресурсы — осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, за безопасность Российской Федерации (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24 — ФЗ).